pecoffice-logo-orizz

Assegna le PEC aziendali in un click.

Ottimizza il flusso di lavoro PEC del tuo team e collabora grazie efficienza con la Sezione Attività di a.pecoffice.

Intro

La Sezione Attività di a.pecoffice

Organizza, velocizza, collabora.

Cos'è

È la sezione di a.pecoffice pensata per la collaborazione e la gestione delle PEC in team, anche esterni.

A cosa serve

La sezione attività permette di trasformare le PEC in veri e propri task da assegnare, lavorare, approvare, chiudere. Proprio come si fa con un ordine di lavoro.

Vantaggi

I team collaborativi possono suddiviersi il lavoro equamente sulla base di ruoli e competenze.

I manager possono coordinare e monitorare i flussi di lavoro del reparto.

come funziona

Come funziona

I concetti base

Le attività

Sono veri e propri task che possono essere creati a partire da un messaggio PEC in arrivo oppure ex-novo.

Ogni task verrà compilato con una serie di informazioni come data di scadenza o livello di priorità e, ovviamente, verrà assegnato a un componente del team affinché lo lavori.

I Ruoli

Nella sezione attività sono previsti differenti ruoli, che permettono di definire chi deve fare cosa: Responsabile, Assegnatario, Smistatore, Approvatore

Il Responsabile crea le attività, l’Assegnatario può gestirle e modificarne lo stato, lo Smistatore smista i messaggi in arrivo al team di competenza, l’Approvatore ha il compito di approvare o richiedere modifiche a un’attività.

Tutti i ruoli vengono definiti attraverso il settaggio dei permessi e delle policy.

Sulla base del piano scelto, a.pecoffice risponde alle esigenze di:

  • team “flat”, dove le attività vengono spartite tra il team autonomamente o assegnate da un manager;
  • organizzazioni complesse, ad esempio in presenza di team esterni o di uffici protocollo, che devono smistare velocemente le attività tra gli uffici.

I Flussi

La Sezione Attività di a.pecoffice dispone di due tipologie di flussi:

  • Standard: ideale per i team i cui componenti possono gestire autonomamente le attività che vengono loro assegnate.
  • Approvativo (solo nel piano Yourself): prevede anche il ruolo di Approvatore, che viene incaricato di visionare le informazioni di un’attività e approvarla o richiederne modifiche prima della chiusura.
how to

Come si lavora all’interno di un’attività

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis.

Lista Attività

Visualizza l’elenco di tutte le attività nella parte sinistra dello schermo, individuando subito Assegnatari, Stato di lavorazione e data di scadenza.

Assegnatario

Definisci chi deve gestire quell’attività.

Lista Attività

Seleziona la data entro la quale completare l’attività.

Assegnatario

Modifica lo stato di lavorazione dell’attività per tenere sempre sotto controllo l’andamento del lavoro.

Conversazioni

Nella parte centrale dello schermo puoi visualizzare tutti i messaggi collegati all’attività che stai gestendo.

Conversazioni

Consente di scambiare commenti in merito a un’attività, per una gestione in team delle PEC.

Lista Attività

Scrivi, modifica, chiedi l’approvazione, invia un messaggio legato all’attività che stai gestendo.

nel dettaglio

Piani

Tutte le funzionalità della Sezione Attività, un piano per ogni team.

GENIUS

per team auto-organizzati

YOURSELF

per multi-company e
organizzazioni complesse

Flusso standard
?
Ti permette di creare un’attività e di assegnarla a un utente affinché la gestisca.
Flusso standard
?
Ti permette di creare un’attività e di assegnarla a un utente affinché la gestisca.
Flusso approvativo
?
Ti permette di creare un’attività e di assegnarla a un utente affinché la gestisca, e di nominare un Approvatore; l’Assegnatario deve richiedere il via libera all’Approvatore prima di poter passare alla fase successiva.
Flusso approvativo
?
Ti permette di creare un’attività e di assegnarla a un utente affinché la gestisca, e di nominare un Approvatore; l’Assegnatario deve richiedere il via libera all’Approvatore prima di poter passare alla fase successiva.
Responsabile
?
Può creare un’attività, scegliere e modificare Assegnatario e data di scadenza, nonché collaborare alla gestione dell’attività commentando e monitorandone l’andamento.
Responsabile
?
Può creare un’attività, scegliere e modificare Assegnatario e data di scadenza, nonché collaborare alla gestione dell’attività commentando e monitorandone l’andamento.
Assegnatario
?
È l’utente al quale viene assegnata un’attività, che deve quindi gestire e portare a termine.
Assegnatario
?
È l’utente al quale viene assegnata un’attività, che deve quindi gestire e portare a termine.
Smistatore
?
Ha il compito di visualizzare ogni messaggio in arrivo e individuare il team preposto alla sua gestione, assegnandogli l’attività.
Smistatore
?
Ha il compito di visualizzare ogni messaggio in arrivo e individuare il team preposto alla sua gestione, assegnandogli l’attività.
Approvatore
?
È responsabile di approvare le attività dell’Assegnatario, ad esempio può approvare o richiedere ulteriori modifiche alla bozza di un messaggio da spedire.
Approvatore
?
È responsabile di approvare le attività dell’Assegnatario, ad esempio può approvare o richiedere ulteriori modifiche alla bozza di un messaggio da spedire.
Creazione massiva di attività
?
Consente di creare più attività in una volta sola selezionando un gruppo di messaggi.
Creazione massiva di attività
?
Consente di creare più attività in una volta sola selezionando un gruppo di messaggi.
Creazione di attività da un invio massivo
?
Consente di creare attività a partire da un invio massivo.
Creazione di attività da un invio massivo
?
Consente di creare attività a partire da un invio massivo.
Creazione di più attività da uno stesso messaggio
?
Permette di creare più di un’attività a partire da uno stesso messaggio ricevuto, in modo da poter assegnare attività diverse a utenti diversi.
Creazione di più attività da uno stesso messaggio
?
Permette di creare più di un’attività a partire da uno stesso messaggio ricevuto, in modo da poter assegnare attività diverse a utenti diversi.
Creazione attività ex novo
?
Dà la possibilità di creare un’attività anche in assenza di un messaggio ricevuto; in questo caso l’attività sarà “vuota”, e le si potranno associare in seguito i messaggi da gestire.
Creazione attività ex novo
?
Dà la possibilità di creare un’attività anche in assenza di un messaggio ricevuto; in questo caso l’attività sarà “vuota”, e le si potranno associare in seguito i messaggi da gestire.
Modifica dei commenti
?
Permette di modificare un commento già inviato in un’attività.
Modifica dei commenti
?
Permette di modificare un commento già inviato in un’attività.
FAQ

Domande Frequenti

Domande frequenti sulla Sezione Attività (se ne hai altre, contattaci!)

I piani si differenziano principalmente per ruoli e flussi. Nel piano Genius sono previsti i ruoli di Responsabile e Assegnatario, e il flusso Standard. Nel piano Yourself, oltre ai ruoli e al flusso del piano Genius, sono previsti anche Smistatore, Approvatore e flusso Approvativo.

Ogni piano si adatta a una tipologia di organizzazione diversa; ad esempio, il piano Yourself è ideale per una gestione delle PEC tra diversi team (anche esterni).

Chi possiede il ruolo di Responsabile oppure di Smistatore.

Il Flusso standard è un workflow che prevede l’assegnazione di un’attività a un utente da parte di un Responsabile; l’Assegnatario ha piena operatività sull’attività e può lavorarla e/o contrassegnarla come completata in autonomia. 

Il Flusso approvativo (disponibile solo per il piano Yourself) è un
workflow che consente al Responsabile di assegnare l’attività a un utente e di designare un Approvatore.
L’Approvatore può essere chiunque abbia ruoli di lettura e scrittura nell’area di competenza (casella PEC) a cui appartiene l’attività.  
Nel flusso approvativo, l’Assegnatario che lavora l’attività deve richiedere conferma all’Approvatore sul lavoro o le modifiche apportate per poter inviare un messaggio.
Questo flusso è l’ideale per chi necessita della possibilità di effettuare revisioni prima dell’invio di un messaggio PEC. 

I ruoli sono definiti dalle policy che ciascun utente ha all’interno di ACMP, la consolle di amministrazione degli utenti di a.pecoffice; in tal modo:

  • Responsabile
    • MAIL_ACCOUNT_READER
    • MAIL_ACCOUNT_MANAGER
    • MAIL_ACTIVITY_READER
    • MAIL_ACTIVITY_WRITER
    • MAIL_ACTIVITY_MANAGER
  • Assegnatario
    • MAIL_ACTIVITY_READER
    • MAIL_ACTIVITY_WRITER (per avere diritti anche di scrittura oltre che di lettura)
  • Smistatore
    • MAIL_ACTIVITY_MANAGER
    • MAIL_ACCOUNT_READER
    • MAIL_ACCOUNT_MANAGER
Funzionalità

Scopri cosa può fare a.pecoffice per te

a.pecoffice è il gestionale mail che ti permette un’archiviazione centralizzata delle tue caselle PEC aziendali.

Personalizza la documentazione destinata ai tuoi clienti e gestisci grandi volumi di PEC e allegati, mantenendo il valore giuridico di ogni singolo messaggio.

Con l’invio massivo tieni sempre sotto controllo lo stato di consegna di ogni comunicazione in modo rapido e immediato.

a.pecoffice è progettato per organizzare il lavoro del team in modo ottimale.

Gestisci i flussi documentali assegnando, smistando o prendendo in carico le PEC e tieni sempre traccia delle operazioni e delle attività.

Ogni utente accede alle caselle con le proprie credenziali, grazie anche all’integrazione con i sistemi aziendali e il Single Sign On. 

Con a.pecoffice puoi decidere chi può fare cosa e loggare le attività di ognuno, per una protezione dei dati aziendali avanzata.

Tutti i tuoi messaggi i ordine, come vuoi tu.

Sconfiggi il disordine digitale organizzando le tue PEC in cartelle e categorie personalizzabili. Per una visualizzazione immediata delle priorità e un’archiviazione centralizzata delle PEC avanzata.

a.pecoffice è integrato nativamente con a.docukey, il software per la conservazione digitale a norma.

Prolunga la vita delle tue PEC oltre la scadenza del certificato e garantisci il valore giuridico dei messaggi per 10 anni.

CONTATTACI

Cosa aspetti? Contattaci
per una demo

Scopri tutte le funzionalità di a.pecoffice

*Perché chiediamo una mail aziendale?
Le nostre soluzioni sono realizzate pensando alle esigenze tipiche di un impresa, perciò le tematiche trattate potrebbero non essere in linea con ciò di cui ha bisogno un privato.
Ciò che leggerai ti sarà invece utile nel tuo lavoro quotidiano!