fbpx

Integrazione nei sistemi di gestione della email

L’email è ormai da anni diventata lo strumento professionale per eccellenza.

Se lavori in ufficio, buona parte della tua vita lavorativa si trova nella casella email. Documenti, appuntamenti, contrattazioni… tutto passa attraverso la posta elettronica.

Questa enorme quantità di informazioni che circolano nella casella, se non gestita in modo metodico e strutturato, rischia però di portare più confusione che benefici.

Ma andiamo a step e iniziamo con l’analizzare quali sono le principali difficoltà quando si parla di gestione delle email aziendali.

La gestione delle email aziendali: problemi e difficoltà

Quando si entra a far parte di un’azienda la prima cosa che viene fornita al nuovo dipendente è proprio la casella di posta aziendale nominativa.

È facile, però, che quella persona faccia parte di un team, e gli venga dato l’accesso a un account di posta generico utilizzato dai membri del suo gruppo.

Anche il semplice crescere delle responsabilità può portare un dipendente a dover gestire più caselle email.

Conosci già questo argomento? Leggi gli articoli correlati per approfondirlo!

OK, APPROFONDIAMO!

Gestire più caselle significa gestire un abbondante flusso di email e dati. Il primo rischio di chi deve gestire tante caselle è proprio la perdita di queste informazioni.

Finché si tratta di caselle email “normali” oramai le aziende si sono dotate di sistemi in grado di far accedere i propri dipendenti alle varie caselle da un’unica interfaccia. Basti pensare ad Outlook, dove i vari account email possono essere gestiti e visualizzati accedendo una sola volta al proprio account.

Ma cosa succede quando, oltre alle email normali, bisogna gestire anche una o più caselle PEC?

click the edit button to change this text.

1

Gli account PEC (legalmail, aruba, register ecc…) vengono infatti forniti da specifici provider certificati.

In un’azienda, perciò, è certo che la PEC viene utilizzata separatamente rispetto a tutte le altre email aziendali.

Questo comporta, per un dipendente che accede le PEC, dover continuamente entrare e uscire dalle varie caselle, certificate e non, per poterle gestire singolarmente.

Di conseguenza, possiamo dire che la gestione della Posta Certificata può rallentare di molto l’operatività delle risorse e interrompere con frequenza le attività di routine.

2

La perdita di informazioni e i possibili errori sono quindi dietro l’angolo, a maggior ragione se alla stessa PEC accedono più utenti.

La questione delle password è infatti il secondo grande problema della Posta Certificata aziendale.

Non solo perché l’accesso alla PEC e all’email avvengono attraverso password differenti, da memorizzare e proteggere, ma anche perché la password della PEC è unica e viene condivisa da tutti gli utenti autorizzati.

Proprio a fronte della multiutenza, anche la questione sicurezza diventa delicata.

3

Un’altra difficoltà che si riscontra con la PEC aziendale è la gestione della rubrica: se da un lato è vero che un messaggio è certificato solo quando le email di mittente e destinatario sono entrambe PEC, nulla toglie a una PEC di ricevere o inviare un messaggio normale.

La gestione separata della casella PEC e della mail aziendale, costringe quindi a duplicare gli indirizzi dei destinatari e, ogniqualvolta un indirizzo cambia o viene aggiunto, bisogna ricordarsi di cambiarlo e aggiungerlo anche dall’altra parte.

I vantaggi dell’integrazione delle email

Integrare le email aziendali e le PEC, gestendo cioè tutte le varie caselle in un unico posto, è quindi la soluzione che permette maggiori vantaggi in termini sia di organizzazione aziendale sia di efficienza e operatività delle risorse.

A livello aziendale i sistemi più utilizzati sono senza dubbio Exchange e Office 365, anche se molte imprese si portano appresso ancora l’eredità di Domino.

Integrare le PEC su Outlook o Notes è quindi una scelta vincente che porta molti benefici.

Tra le noie che una gestione integrata risolve vi sono, lato utente:

  • La familiarità con l’interfaccia: utilizzare una PEC in una casella, come quella Outlook, che già si sa utilizzare.
  • Condivisione dell’account PEC senza dispersione delle informazioni.
  • Utilizzo dell’indirizzario aziendale, quindi inviare i messaggi utilizzando direttamente la rubrica di Outlook, ad esempio
  • Utilizzo di una sola password per gestire tutte le caselle, PEC e normali.
  • La casella PEC, con dimensioni limitate, può essere costantemente svuotata.
  • Lo spazio di lavoro è unico e, di conseguenza, senza distrazioni.

Anche gli amministratori di sistema possono trarre molti benefici dalla gestione integrata:

  • Non è necessario intervenire utente per utente per installare i componenti di integrazione, ma si può centralizzare tutto lato server (Domino o Exchange).
  • Non è necessario modificare nulla nell’architettura del sistema poiché le configurazioni possono essere fatte nativamente.
  • L’accesso alla PEC viene controllato attraverso il sistema di sicurezza del server Exchange o Domino stesso.
  • Tutti i messaggi vengono centralizzati su server.

In sostanza, come avviene per le caselle email tradizionali, anche nel caso della PEC la soluzione che risolve tutte queste problematiche risiede nell’integrazione. Integrare la PEC nella propria casella di posta, ad esempio configurando LegalMail su Outlook, vi permetterebbe di gestire tutto in un unico posto.

Ma c’è un ma: come mantenere il valore legale della PEC pur gestendola da una casella di posta normale?

Non tutti sono consapevoli del fatto un messaggio di post certificata, una volta inoltrato a una casella normale, perde completamente la validità legale.

Facciamo un po’ di chiarezza.

Come funzionano
le email e le PEC

Quando si utilizza una email nel proprio dispositivo (computer, smartphone o tablet) è necessaria una configurazione.

Lo scambio di email è permesso grazie a protocolli informatici di sicurezza, che permettono di scaricare le email dai server direttamente nel PC e quindi utilizzare programmi di gestione delle email (come Outlook) senza dover ogni volta entrare nella casella webmail.

Per quanto riguarda le email normali, i protocolli utilizzati sono:

  • POP3
  • IMAP
  • SMTP

Mentre per l’invio della posta viene utilizzato il protocollo SMTP, i protocolli POP3 e IMAP permettono di ricevere i messaggi.

La differenza tra questi due parametri è che con il POP3 la posta elettronica viene scaricata nel client dove è configurata la casella ed eliminata dal server. Il parametro IMAP, invece, far sì che la posta sia sincronizzata su tutti i propri dispositivi e nel server, quindi di utilizzare la propria email da più dispositivi.

E la PEC?

Il funzionamento della PEC è simile a quello che avviene in versione analogica con la raccomandata, dove la certificazione è data da messaggi di conferma di avvenuto invio e avvenuta consegna.

La Posta Elettronica Certificata, proprio perché certificata, garantisce livelli di sicurezza superiori rispetto alla posta elettronica tradizionale.

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha definito quindi che tutti i sistemi di Posta Elettronica Certificata devono essere adeguati al protocollo di comunicazione TLS 1.2.

Ciò significa che quando viene configurata una casella PEC, i parametri di riferimento non saranno più POP3 o SMTP bensì la “versione sicura” POP3S e SMTPS.

Se quindi l’utilizzo di una connessione sicura TLS o SSL è certamente auspicata anche per le email, per le PEC è decisamente imprescindibile.

Come Integrare e-mail e PEC?

Sul mercato l’unico software in grado di integrare la PEC nella casella di posta aziendale senza compromettere la validità legale dei messaggi certificati è Jazzy LegalMail.

Realizzato da Ardesia e commercializzato da alcuni dei maggiori provider di Posta Certificata, come Infocert (“quello” delle PEC LegalMail, per intenderci), Jazzy LegalMail funziona per Exchange, Office 365, IBM Domino e Lotus Notes.

Gestire la PEC
su Exchange

Questa soluzione installata direttamente su Server Exchange permette l’invio e la ricezione dei messaggi attraverso i protocolli cifrati PEC.

Ogni qualvolta viene inviato un messaggio da Outlook, da OWA o da SMPT, l’applicazione lo riconosce come PEC e provvede a inviarlo tramite la relativa casella attraverso il protocollo SMTPS.

Allor stesso modo, in fase di ricezione si collega alla casella PEC, scarica i messaggi attraverso il protocollo IMAPS e li invia al server Exchange attraverso il protocollo SMTP.

I messaggi che vengono scaricati ed inoltrati a Exchange Server si mantengono inalterati, mantenendo così il loro valore legale.

Integrare e configurare
la PEC su Outlook

Per Office 365 la questione è un po’ diversa. Jazzy LegalMail utilizza le credenziali di accesso alla PEC dell’utente per controllare i nuovi messaggi arrivati.

Quest’ultimi vengono copiati o spostati all’interno della casella di posta di Office 365 attraverso il protocollo SMTP oppure IMAP, secondo determinate regole di trasporto che vengono definite in fase di configurazione.

La PEC integrata
con IBM Domino

Su Domino, infine, l’applicazione si installa direttamente sul server insieme a un database di profilazione delle varie PEC.

La ricezione e l’invio dei messaggi avviene quindi nativamente sul server collegandosi alle varie caselle PEC mappate attraverso i protocolli standard cifrati IMAPS e SMTPS.