Manuale d'uso
User book
Indice dei contenuti
Cos’è a.pecoffice?
a.pecoffice è il software che permette di centralizzare la gestione di tutte la caselle PEC aziendali e di profilare i numerosi utenti che vi accedono. La piattaforma è in cloud e consente di gestire invii massivi, tracciare le spedizioni, abbinare le ricevute e molto altro.
Scopo del Manuale
Questo manuale d’uso è una guida al corretto utilizzo del software a.pecoffice.
Come leggere questo Manuale
Con questo manuale imparerai a utilizzare tutte le funzionalità presenti in a.pecoffice.
Le funzionalità sono suddivise in sezioni.
Per ogni funzionalità, potrai verificare per quale piano (Essential, Simple, Genius, Yourself) è prevista. Se non conosci il piano che hai acquistato, contatta il tuo amministratore di sistema.
SEZIONE MAIL
Introduzione
Nella sezione mail è possibile consultare e gestire le PEC dei propri account e le cartelle personalizzate: in a.pecoffice puoi infatti organizzare i messaggi secondo le proprie esigenze.
Accesso alla sezione
Di default, a.pecoffice si apre già nella sezione Mail.
Per accedervi da un’altra sezione, basta cliccare sulla prima icona a forma di busta nel menù di navigazione.
Sezione Mail
Selezionare le caselle di posta
Ti serve per:
avere una visualizzazione immediata dei messaggi di una o più caselle PEC e del loro stato, affinché tu possa facilmente gestire i messaggi delle caselle che ti interessano, le priorità e le attività da svolgere.
a.pecoffice è configurabile per gestire sia una singola casella, sia più caselle contemporaneamente.
Quando si accede ad a.pecoffice, il sistema seleziona di default tutte le caselle di posta. È possibile modificare la preferenza selezionando la check-box relativa alla casella che si desidera gestire.
La selezione della casella influisce sui filtri: se selezioni una determinata casella di posta, i filtri (Entrata, Inviata, ecc…) interverranno solo sui messaggi della casella selezionata.
Filtrare i messaggi di posta
Ti serve per: cercare un messaggio in base a uno o più filtri, affinché tu possa velocemente trovare le e-mail che ti interessano.
a.pecoffice consente di filtrare i messaggi sulla base alla loro tipologia.
Quando si accede alla sezione, il sistema seleziona di default tutti i messaggi in Entrata.
Per visualizzare gli altri messaggi, puoi selezionare uno o più filtri preimpostati:
- Tutti: visualizza tutti i messaggi della casella (Entrata, Uscita, ecc…);
- Entrata: visualizza tutti i messaggi ricevuti;
- Uscita: visualizza tutti i messaggi inviati;
- Seguite: visualizza i messaggi contrassegnati con il tag “Seguito” (Cos’è il tag “Seguito”?→);
- In uscita: visualizza i messaggi inviati ma che attendono di essere spediti dal sistema;
- Bozza: visualizza i messaggi di prova per i quali non si ha completato il processo di invio;
- Notifiche: visualizza tutte le mail che arrivano dai provider di Posta Certificata che riguardano i messaggi spediti dall’utente: solitamente, a ogni messaggio spedito corrispondono due ricevute (di accettazione e di consegna) che attestano l’avvenuta presa in carico del messaggio da parte del gestore e l’avvenuta consegna al destinatario.
- Errori: visualizza tutti i messaggi di notifica provenienti dai provider di posta certificata che segnalano un errore relativo ad un messaggio inviato;
- Archiviate: visualizza i messaggi che sono stati archiviati dall’utente.
I messaggi filtrati sono consultabili sulla colonna centrale. Ogni volta che aggiungi o rimuovi un filtro, la lista dei messaggi si aggiorna automaticamente.
Con il tasto Resetta puoi ritornare alla situazione di default rimuovendo tutti i filtri precedentemente inseriti.
Selezionare una cartella personalizzata
Ti serve per:
poter accedere alle cartelle personalizzate, affinché tu possa focalizzarti sui messaggi che ti interessano.
Una casella di a.pecoffice può contenere due elementi:
- Cartella: un contenitore che include messaggi ed eventuali sottocartelle;
- Messaggi: i messaggi di posta che vengono visualizzati nella colonna a destra.
Puoi consultare il contenuto di una casella PEC cliccando sul pulsante drop-down 
.
Cliccando su una cartella o su una sottocartella, nella colonna centrale verranno visualizzati i messaggi in essa contenuti. I numeri che affiancano il nome delle cartelle e delle sottocartelle indicano i messaggi non letti (in rosso) e il numero totale dei messaggi presenti (in bianco).
Aggiungere una nuova cartella personalizzata
Ti serve per:
creare cartelle personalizzate, affinché tu possa organizzare i messaggi PEC secondo le tue esigenze.
Questa funzione è disponibile solo per gli utenti che dispongono delle relative autorizzazioni da MANAGER.
In a.pecoffice puoi creare nuove cartelle personalizzate all’interno di una casella PEC.
Puoi aggiungere una direttamente nella casella di posta PEC oppure creare una sottocartella all’interno di una cartella già esistente. Il processo per le due azioni è simile, ma si differenzia per alcuni passaggi.
Per creare una cartella clicca sul pulsante aggiungi 
, nomina la cartella e conferma con il pulsante conferma 
. Puoi annullare l’azione cliccando sul pulsante annulla 
.
Per creare una nuova sottocartella espandi il contenuto della cartella con il pulsante drop-down
. Clicca sul pulsante aggiungi 
di fianco alla cartella, nomina la sottocartella e conferma l’azione con il pulsante di conferma . Puoi annullare l’azione con il pulsante annulla.
Rinominare una cartella personalizzata
Ti serve per:
organizzare e modificare le tue cartelle personalizzate, affinché tu possa gestire i messaggi PEC secondo le tue esigenze.
Questa funzione è disponibile solo per gli utenti che dispongono delle relative autorizzazioni da MANAGER.
Puoi rinominare in qualsiasi momento le cartelle e le sottocartelle di una casella PEC.
Clicca sul pulsante di modifica 
che trovi a destra di Cartelle personalizzate: comparirà una finestra da sinistra nella quale puoi gestire le cartelle personalizzate.
Per rinominare una cartella o una sottocartella dovrai espandere la casella di posta (ed eventualmente le cartelle nelle quali sono contenute le sottocartelle) mediante il pulsante drop-down e cliccare sul pulsante modifica . Per confermare l’azione clicca sul pulsante conferma ; per annullare l’operazione clicca sul pulsante annulla .
Eliminare una cartella personalizzata
Ti serve per:
organizzare ed eliminare le tue cartelle personalizzate, affinché tu possa gestire i messaggi PEC secondo le tue esigenze.
Questa funzione è disponibile solo per gli utenti che dispongono delle relative autorizzazioni da MANAGER.
Puoi rinominare in qualsiasi momento le cartelle e le sottocartelle di una casella PEC.
Clicca sul pulsante di modifica che trovi a destra di Cartelle personalizzate: comparirà una finestra da sinistra nella quale puoi gestire le cartelle personalizzate.
Per eliminare una cartella o una sottocartella dovrai espandere la casella di posta (ed eventualmente le cartelle nelle quali sono contenute le sottocartelle) mediante il pulsante drop-down e cliccare sul pulsante elimina 
. Per confermare l’azione clicca sul pulsante conferma ; per annullare l’operazione clicca sul pulsante annulla .
Ricercare un messaggio PEC
Ti serve per:
cercare un messaggio in base a una parola chiave, affinché tu possa velocemente trovare l'e-mail di tuo interesse.
In a.pecoffice è possibile ricercare un determinato messaggio mediante la barra di ricerca, posta sopra la lista messaggi.
Per effettuare una ricerca, clicca nella barra, digita la parola chiave e premi Invio.
Effettuare una ricerca avanzata sulle PEC
Ti serve per:
cercare un messaggio selezionando una serie di filtri, affinché tu possa raffinare la ricerca.
In a.pecoffice è possibile cercare un messaggio tramite ricerca avanzata.
Clicca sul pulsante drop-down posto nella barra di ricerca a destra: comparirà una finestra con una serie di parametri di ricerca, per filtrare in modo più specifico i messaggi che stai cercando.
Puoi filtrare per:
- Mittente (“A”);
- Destinatario (“Da”);
- Oggetto (“Oggetto”);
- Corpo del messaggio (“Corpo del messaggio”);
- Cartelle personalizzate (“Cerca in”);
- Intervallo di tempo (“Dalla data”, “Alla data”);
- Presenza di allegati (“Ha allegati”);
- PEC non lette (“Non letta”).
Una volta inseriti i parametri di ricerca, clicca sul pulsante Cerca per avviare la ricerca avanzata. Per annullare, clicca in qualsiasi punto al di fuori della finestra di ricerca avanzata.
Leggere un messaggio PEC
Per leggere un messaggio, clicca sulla card della mail che desideri visionare: il contenuto della mail comparirà nella sezione a destra.
Visualizzare lo stato di invio di una PEC
Ti serve per:
vedere tutte i dati relativi alle ricevute di accettazione e consegna, affinché tu abbia una visione chiara di tutte le informazioni relative al messaggio inviato.
Quando si invia una PEC, a.pecoffice è in grado di riconciliare le notifiche di accettazione e di consegna e gli eventuali errori con la mail spedita.
Per visualizzare lo stato di invio delle PEC seleziona il filtro Inviate. Lo stato di invio di una PEC è visibile già nella preview.
Per visualizzare i dettagli di ogni PEC inviata, seleziona un messaggio e, nella sezione a destra, scorri verso il basso fino alla sezione dello stato d’invio.
Gestire una PEC in entrata
Ti serve per:
effettuare una serie di operazioni, affinché tu possa gestire in modo rapido un messaggio PEC ricevuto.
Dopo aver selezionato la PEC è possibile gestirla. A.pecoffice permette di:
rispondere direttamente a mittente ;
rispondere all’emittente, o agli emittenti se più di uno, e a tutti gli indirizzi in copia conoscenza (Cc);
inoltrare la mail ad un nuovo indirizzo PEC.-
scaricare la mail PEC.
Cliccando sui tre puntini si aprirà una finestra dove potrai scegliere se effettuare il download della PEC in formato PDF (
) o in formato .eml (
).
Se clicchi sul pulsante drop-down presente in ciascuna card dei destinatari, comparirà una finestra che ti permette di effettuare le seguenti operazioni:
- Scrivi: per creare una nuova mail con il campo destinatario già compilato con lo stesso indirizzo PEC;
- Modifica: per modificare alcuni dati dell’anagrafica relativa a quell’indirizzo PEC. Una volta apportate le modifiche nella finestra, clicca sul pulsante Salva. Per annullare l’operazione cliccare sul pulsante Annulla.
Creare una nuova una PEC
Per creare un nuovo messaggio, clicca sul pulsante Nuovo 
in alto a destra. Se stai già visionando un’altra mail, al click del tasto il sistema creerà una nuova tab: questo ti permetterà di lavorare in contemporanea su più messaggi PEC.
Per poter spedire una mail PEC dovrai compilare i seguenti campi:
- A: è il destinatario della PEC. Puoi inserire più destinatari divisi da una virgola oppure premendo Invio o la barra spaziatrice della tastiera per ogni indirizzo da inserire.
Al click, il nome del destinatario viene incapsulato all’interno di un componente; per modificarlo, clicca sul pulsante Annulla all’interno del componente. - Cc: sono destinatari in Copia Conoscenza. Per inserire o modificare un destinatario in questo campo, valgono le stesse azioni del campo A.
- Oggetto: è l’oggetto della comunicazione.
- Da: è il campo mittente. Puoi selezionare da quale casella di Posta Certificata inviare il messaggio. Se possiedi una sola casella, il campo verrà precompilato automaticamente dal sistema.
- Scrivi il tuo messaggio: è il corpo del messaggio. Puoi personalizzare il carattere del messaggio attraverso l’editor posto in calce. Per aumentare lo spazio di visione, puoi nascondere l’editor di testo con il pulsante
.
Per allegare un file alla mail, clicca sul pulsante Allega 
: comparirà una finestra che ti permette di selezionare il file direttamente dal tuo dispositivo. Una volta selezionato il file, clicca sul pulsante di conferma.
Per spedire il messaggio PEC, clicca sul pulsante Invia.
Per salvare un messaggio senza inviarlo, clicca sul pulsante Salva come bozza. Potrai ritrovare il messaggio salvato in Bozze, dove potrai eliminarlo tramite il pulsante Elimina Bozza, modificarlo e salvare le modifiche cliccando sul pulsante Salva bozza, spedirlo cliccando sul pulsante Invio.
Programmare l'invio di un messaggio PEC
Ti serve per:
poter preparare i messaggi da inviare secondo le tue esigenze, ma inviarli in una data e ora future.
Con a.pecoffice puoi programmare l’invio di un messaggio affinché venga spedito all’ora e giorno che desideri.
Per programmare un invio, clicca sul drop-down inserito all’interno del pulsante Invia e inserisci la data e l’ora desiderata nella finestra che comprare appena sopra. Per confermare l’invio programmato, clicca sul pulsante Conferma 
.
Il procedimento per comporre un nuovo messaggio è uguale all’invio programmato massivo (Come programmo un invio massivo?→).
inserito all’interno del pulsante Invia e inserisci la data e l’ora desiderata nella finestra che comprare appena sopra. Per confermare l’invio programmato, clicca sul pulsante Conferma .
Il procedimento per comporre un nuovo messaggio è uguale all’invio programmato massivo (Come programmo un invio massivo?→). 
Seguire una mail
Ti serve per:
contrassegnare le mail che vuoi prendere in carico o che ti interessano, affinché tu possa poi ritrovarle raggruppate in un'unica lista.
Con a.pecoffice è possibile contrassegnare tutte le mail PEC che ci interessano, per poterle ritrovare sotto il filtro Seguite.
Per seguire una mail PEC, clicca sul pulsante Segui 
: comparirà un marker al di sotto del corpo del messaggio che identifica l’account che sta seguendo quella mail.
Spostare uno o più messaggi PEC
Ti serve per:
spostare una mail da una cartella all'altra, affinché tu possa gestire l'organizzazione delle cartelle secondo le tue esigenze.
Con a.pecoffice è possibile spostare una o più mail PEC da una cartella all’altra.
Per spostare uno o più messaggi, entra in una delle mail PEC che vuoi spostare, clicca sul pulsante gestione multipla
, seleziona le PEC da spostare mediante la multi selezione con radio button 
a sinistra, infine clicca sul pulsante Sposta in …: comparirà l’albero delle cartelle e sottocartelle, da cui selezionare la cartella di destinazione.
SEZIONE CONTATTI E GRUPPI
Introduzione
Nella sezione contatti e gruppi puoi visualizzare, aggiungere e modificare i contatti e i gruppi salvati sull’account.
I Contatti sono recapiti PEC o di mail ordinaria. Qualsiasi nuovo indirizzo che transita nel sistema (ad esempio quando si riceve un messaggio da un nuovo mittente) viene salvato automaticamente nella sezione Contatti.
L’utente avrà sempre la possibilità di arricchirlo con informazioni aggiuntive quali nome, cognome, dati dell’azienda, ecc…
I contatti possono essere:
- Certificati: contatti con un indirizzo PEC certificato;
- Ordinari: contatti con un indirizzo di posta ordinaria, non certificata;
- Altri: contatti per i quali il sistema non è ancora certo se siano certificati o ordinari.
I Gruppi sono liste di contatti creati dall’utente e possono essere:
- Personali: gruppi creati da un utente e visibili solamente a questo; i gruppi personali non sono quindi condivisibili con altri account.
- Condivisi: gruppi condivisi tra più utenti dell’organizzazione.
Accesso alla sezione
Per accedere alla sezione Contatti e Gruppi, clicca la seconda icona presente nel menù di navigazione a sinistra. Di default, la sezione si aprirà sui Contatti.
Spostarsi tra Contatti e Gruppi
Per poter accedere ai Contatti e ai Gruppi , clicca sulla tab corrispondente.
Sezione Contatti
Filtrare i contatti
Ti serve per:
filtrare i contatti secondo determinati parametri, affinché tu possa visualizzare i contatti che ti interessano.
La sezione dei Contatti è divisa in due colonne, quella dei filtri a sinistra e la lista dei contatti al centro.
Puoi cercare i contatti che ti interessano tramite:
- Filtri di stato (descrivono lo stato dei contatti):
- Attivi: contatti che non sono stati disattivati dall’utente.
- Disattivati: contatti che sono stati volontariamente disattivati dall’utente. (Come attivo o disattivo un contatto?→)
- Filtri per tipologia (descrivono la tipologia di indirizzo):
- Certificati: il mittente è un indirizzo PEC certificato.
- Ordinari: il mittente è un indirizzo di posta ordinaria.
- Altri: elenco dei mittenti che il sistema non ha ancora identificato come ordinari o certificati (ad esempio, indirizzi certificati di cui non si ha ancora ricevuto una notifica di avvenuto invio).
Ricercare un contatto tra la lista contatti
Ti serve per:
individuare un contatto tra quelli filtrati, affinché tu possa ridurre i tempi per la gestione dei contatti trovando velocemente ciò che cerchi.
Una volta attivati i filtri desiderati, puoi cercare un determinato contatto tramite la barra di ricerca posta sopra la lista contatti.
Per trovare un contatto, clicca nella barra e digita la chiave di ricerca, quindi premi Invio.
È possibile ricercare per:
- Nome
- Cognome
- Indirizzo mail
Selezionare un contatto
Ti serve per:
visualizzare le informazioni di un contatto, affinché tu possa poi gestirlo.
Una volta filtrati i parametri desiderati e/o cercato un contatto mediante la barra di ricerca, puoi visualizzarne i dettagli del contatto cliccandovi sopra.
La scheda del contatto verrà visualizzata nella parte destra della schermata.
Nella sezione superiore sono visibili le seguenti informazioni:
- avatar: immagine stock o eventuale foto del contatto;
- nome e cognome del contatto;
- indirizzo mail del contatto e tipologia di indirizzo, PEC (P) o Mail ordinaria (M)*.
* NB: nel caso in cui l’indirizzo mail o PEC non sia ancora stato decodificato dal sistema, come PEC o ordinario, di fianco all’indirizzo non comparirà nessuna icona.
Nella sezione inferiore, a sinistra, puoi visualizzare le informazioni aggiuntive del contatto (numero di telefono, ragione sociale e indirizzo) e, a destra, i gruppi di cui il contatto fa parte.
Modificare un contatto
Ti serve per:
aggiornare o correggere le informazioni di un contatto, affinché tu possa disporre sempre di una rubrica organizzata, ordinata e pulita.
Per modificare un contatto, clicca sul pulsante Modifica in basso.
Al click del pulsante si entrerà in modalità di modifica e sarà possibile modificare i campi relativi al contatto, modificare o inserire una nuova immagine avatar e aggiungere o rimuovere nuovi gruppi al contatto (Come aggiungo o rimuovo un gruppo?→).
Creare un nuovo contatto
Ti serve per:
aggiungere contatti alla rubrica, affinché tu possa avere una sezione contatti completa e organizzata secondo le tue esigenze.
Per creare manualmente un nuovo contatto, posizionati nella tab Contatti e clicca sul pulsante Nuovo 
in alto a destra.
Sulla parte destra del sistema, potrai compilare i campi relativi al nuovo contatto, aggiungere una nuova immagine profilo e aggiungere il contatto a uno o più gruppi (Come aggiungo o rimuovo un gruppo?→).
Per salvare il nuovo contatto, clicca sul pulsante Salva.
Per annullare l’operazione e tornarne indietro, clicca sul pulsante Annulla”
Aggiungere o rimuovere un gruppo dal contatto
Ti serve per:
inserire o togliere il contatto da una lista, affinché tu possa poi organizzare gli indirizzi e gestire le comunicazioni verso un gruppo di contatti anziché singolarmente.
Un contatto può far parte di più gruppi.
Per rimuovere un contatto da un gruppo, seleziona il contatto (Come faccio a selezionare un contatto?) per entrare in modalità di modifica (Come faccio a modificare un contatto?).
Nel rettangolo grigio a destra puoi visualizzare i gruppi di cui fa parte il contatto, quindi rimuoverli o aggiungerne se vuoi che quel contatto faccia o meno parte di un gruppo.
Per associare un gruppo al contatto, clicca nella barra di ricerca Aggiungi gruppi e digita almeno 3 lettere per avviare la ricerca di un gruppo: vedrai apparire i risultati sotto alla barra di ricerca stessa. Dopo aver individuato il gruppo che associare al contatto, clicca sul pulsante .
Per rimuovere un gruppo da un contatto, clicca sul pulsante Rimuovi.
Per salvare le modifiche, sia nel caso di aggiunta o rimozione di un gruppo, clicca sul pulsante Conferma nella parte inferiore della schermata.
Per annullare le modifiche cliccare sul pulsante Annulla posto nella parte inferiore della schermata.
Disattivare un contatto
Ti serve per:
inibire un contatto presente nel sistema, affinché non compaia con l'autocompilazione, quindi per tenere sempre ordinata la rubrica dei contatti ed evitare errori di invio.
Un contatto può essere Attivo oppure Disattivato.
Disattivare un contatto consente di bloccare l’invio di PEC a quel determinato indirizzo e di non far comparire nella ricerca dei destinatari la mail legata a quel contatto in fase di scrittura di una PEC.
Puoi disattivare un contatto in un due modi diversi:
- Seleziona dalla lista dei contatti la card del contatto che vuoi disattivare, quindi clicca sull’icona di disattivazione direttamente sulla card.
- Seleziona dalla lista dei contatti la card del contatto che vuoi disattivare, clicca sul pulsante Disattiva nella sezione in basso dello schermo.
Inviare una PEC ad un contatto
È possibile inviare direttamente una mail/PEC ad un contatto dalla sezione “Contatti” in due modi diversi:
- Selezionando dalla lista dei contatti la card del contatto a cui si desidera inviare un messaggio e cliccare il pulsante direttamente posto nella card;
- Selezionando dalla lista dei contatti la card del contatto a cui si desidera inviare un messaggio e cliccare il pulsante di invio nella sezione inferiore dello schermo.
Modificare l'mmagine di profilo (avatar) di un contatto
È possibile sostituire l’avatar del contatto aggiungendo un’immagine che si desidera.
Per cambiare immagine di profilo selezionare il contatto di cui si vuole cambiare immagine profilo, entrare nella modalità di modifica mediante il click del pulsante “Modifica”, e cliccare il pulsante “Modifica” posto al di sotto dell’avatar del profilo. Al click comparirà una finestra che permetterà di selezionare il file direttamente dal proprio dispositivo. Una volta selezionato il file che si desidera, cliccare il pulsante di conferma della finestra del sistema per confermare l’operazione.
Sezione Gruppi
Filtrare una lista di gruppi
Ti serve per:
individuare un gruppo secondo determinati parametri, affinché tu possa ridurre i tempi per la gestione dei contatti trovando velocemente ciò che cerchi.
La sezione dei Gruppi è divisa in due colonne, quella dei filtri a sinistra e la lista dei gruppi al centro (Come visualizzo i Gruppi?).
Quando si atterra sulla pagina dei Gruppi, di default i filtri attivi sono sempre Personali e Condivisi.
I filtri sono cumulativi: puoi perciò attivarli contemporaneamente per visualizzare tutti i gruppi presenti (compresi quelli disattivati) oppure disattivarne solo alcuni per operare una ricerca più dettagliata.
Affinché la lista dei contatti non risulti vuota, devi selezionare almeno un filtro.
Ricercare un gruppo tra la lista gruppi
Ti serve per:
individuare un gruppo tra quelli filtrati, affinché tu possa ridurre i tempi per la loro gestione trovando velocemente ciò che cerchi.
Una volta filtrati i gruppi secondo i parametri desiderati puoi ricercare un determinato gruppo mediante la barra di ricerca posta sopra la lista gruppi.
Clicca sulla barra di ricerca, digita il nome del gruppo che stai cercando e premi invio.
Selezionare un gruppo
Ti serve per:
visualizzare le informazioni di un gruppo, affinché tu possa poi gestirlo al meglio.
Una volta filtrato per i parametri desiderati e/o ricercato mediante la barra di ricerca, selezionare il gruppo cliccando sulla rispettiva card per visualizzarne il dettaglio nella parte destra della schermata.
Nella sezione superiore sono visibili le seguenti informazioni:
- Avatar: immagine default del gruppo;
- Nome del gruppo;
- Numero dei contatti che compongono quel gruppo.
Nella sezione inferiore puoi visualizzare, a sinistra, le informazioni aggiuntive del gruppo (Visibilità ed eventualmente i team condivisi) e a destra il dettaglio dei contatti che partecipano al gruppo.
Aggiungere un nuovo gruppo
Ti serve per:
aggiungere nuovi gruppi di contatti alla rubrica, affinché tu possa organizzare i tuoi contatti per tipologia o secondo determinati parametri, velocizzandone quindi la gestione.
Per aggiungere un nuovo gruppo e posizionati nella tab Gruppi, clicca sul pulsante Nuovo in alto a destra.
Una volta cliccato, sulla parte destra della schermata potrai compilare i campi relativi al dettaglio del gruppo e aggiungere contatti al gruppo che stai creando.
Per salvare il gruppo, clicca sul pulsante Conferma.
Per annullare l’operazione e tornarne indietro, clicca sul pulsante Annulla.
Modificare un gruppo
Ti serve per:
aggiornare o correggere le informazioni di un gruppo oppure aggiungere o rimuovere contatti, affinché tu possa disporre sempre di una rubrica gruppi organizzata, ordinata e pulita.
Per modificare un gruppo, clicca sul pulsante Modifica posto sulla parte inferiore del dettaglio del gruppo.
Al click del pulsante entrerai in modalità di modifica e potrai modificare direttamente i campi relativi al dettaglio del gruppo, aggiungere o rimuovere nuovi contatti dal gruppo.
Aggiungere o rimuovere un contatto da un gruppo
Ti serve per:
aggiungere o rimuovere contatti, affinché tu possa disporre sempre di una rubrica gruppi organizzata, ordinata e pulita.
Per aggiungere o rimuovere un contatto da un gruppo, seleziona un gruppo (Come seleziono un gruppo?) ed entra in modalità di modifica (Come entro in modalità modifica?) . L’operazione di aggiunta e rimozione viene effettuata interamente all’interno del rettangolo grigio che identifica l’area riguardante i contatti.
Per aggiungere un contatto a un gruppo, posizionati sulla barra di ricerca Aggiungi contatto e digita almeno 3 lettere per avviare la ricerca di un contatto.
I risultati, che si aggiornano ogni volta si aggiunge una lettera, vengono presentati in calce alla barra di ricerca. Dopo aver trovato il contatto che si vuole aggiungere, clicca sul pulsante sulla card del contatto.
sulla card del contatto. 
Per rimuovere un contatto da un gruppo, clicca sul pulsante 
nella card del contatto che vuoi rimuovere.
Per salvare le modifiche, sia nel caso di aggiunta sia di rimozione di un contatto, clicca sul pulsante Conferma posto nella parte inferiore della schermata.
Per annullare le modifiche, clicca sul pulsante Annulla posto nella parte inferiore della schermata.
SEZIONE ATTIVITÀ
Introduzione
Con a.pecoffice è possibile trasformare un messaggio in arrivo in un task, o “Attività”, e gestirlo in flussi di lavori personalizzati. Nella Sezione Attività di a.pecoffice puoi quindi organizzare, gestire e monitorare gli incarichi che derivano dai messaggi PEC in entrata.
Nella Sezione Attività operano tre diversi ruoli:
- Responsabile: grazie ai suoi ruoli privilegiati all’interno del software, ha il compito di creare, assegnare e monitorare l’andamento delle attività all’interno della sezione.
- Assegnatario: è il membro del team a cui viene assegnato un compito specifico; l’Assegnatario potrà accedere alla Sezione Attività per visualizzare i dettagli dei propri task, iniziare a lavorarli, commentare e contrassegnarli come completati o in lavorazione;
- Smistatore: (previsto solo per il piano YS) è il membro del team che ha il compito di creare le attività e assegnarle all’ufficio di competenza, che sia questo interno o esterno all’azienda. Lo Smistatore riceve i messaggi PEC in arrivo e li trasforma in task, inserendo le informazioni di base necessarie ai responsabili dell’area. Questo ruolo è fondamentale per assicurarsi che tutte le attività siano correttamente identificate e indirizzate al team giusto.
Accedere alla sezione
Per accedere alla Sezione Attività, clicca sulla relativa icona nel menù di navigazione a sinistra della schermata.
NB: per accedere alla Sezione Attività devi avere almeno i permessi di visualizzazione delle attività.
Policy per i ruoli
I ruoli sono definiti dalle policy che ciascun utente ha all’interno di ACMP :
- Responsabile
- MAIL_ACCOUNT_READER
- MAIL_ACCOUNT_MANAGER
- MAIL_ACTIVITY_READER
- MAIL_ACTIVITY_WRITER
- MAIL_ACTIVITY_MANAGER
- Assegnatario
- MAIL_ACTIVITY_READER
- MAIL_ACTIVITY_WRITER (per avere diritti anche di scrittura oltre che di lettura)
- Smistatore
- MAIL_ACTIVITY_MANAGER
- MAIL_ACCOUNT_READER
- MAIL_ACCOUNT_MANAGER
Sezione attività
Creare una nuova attività dalla Sezione Mail
Ti serve per:
creare un ordine di lavoro a partire da un messaggio PEC in arrivo, affinché tu possa gestire il messaggio come vero e proprio task.
Per creare un’attività dalla Sezione Messaggi è necessario avere il ruolo di Responsabile o il ruolo di Smistatore. Dopo aver selezionato il messaggio per il quale si vuole creare un’attività, clicca sul pulsante Crea attività.
e compila i campi richiesti:
- Nome attività: campo obbligatorio nel quale inserire il nome dell’attività; di default, il campo viene riempito con l’oggetto della mail dalla quale si sta creando l’attività.
- Area di competenza: campo obbligatorio che permette di selezionare la casella mail alla quale collegare l’attività.
- Tipo di flusso (compilabile solo dal Responsabile): permette di selezionare il tipo di flusso di lavoro Standard (per i piani Genius e Yourself) o Approvativo (solo per il piano Yourself).
- Assegnatario (compilabile solo dal Responsabile): permette di selezionare l’assegnatario dell’attività.
- Scadenza (compilabile solo dal Responsabile): permette di selezionare la data di scadenza dell’attività.
- Stato (campo bloccato): di default lo stato è “Da assegnare” nel caso non sia stato selezionato un assegnatario, in caso contrario lo stato è in “Da fare”.
- Prima nota: permette di inserire una nota iniziale che verrà visualizzata come primo commento all’interno dell’attività.
Per creare l’attività, clicca sul pulsante Crea attività; per annullare l’operazione clicca sul pulsante Annulla.
Creare una nuova attività dalla Sezione Attività
Ti serve per:
creare un ordine di lavoro direttamente dalla Sezione Attività, affinché tu possa creare task e collegarli ai messaggi che vuoi gestire.
Per creare una nuova attività direttamente dalla Sezione Attività devi avere il ruolo di Responsabile.
Per creare una nuova attività clicca sul pulsante
in alto a destra e compila i campi richiesti:
- Nome attività: campo obbligatorio che permette di inserire il nome dell’attività.
- Area di competenza: campo obbligatorio che permette di selezionare la casella mail alla quale collegare l’attività.
- Tipo di flusso (compilabile solo dal Responsabile): permette di selezionare il tipo di flusso di lavoro Standard (per i piani Genius e Yourself) o Approvativo (solo per il piano Yourself).
- Assegnatario (compilabile solo dal Responsabile): permette di selezionare l’assegnatario dell’attività.
- Scadenza (compilabile solo dal Responsabile): permette di selezionare la data di scadenza dell’attività.
- Stato (campo bloccato): di default lo stato è “Da assegnare” nel caso non sia stato selezionato un assegnatario, in caso contrario lo stato è in “Da fare”.
- Prima nota: permette di inserire una nota iniziale che verrà visualizzata come primo commento all’interno dell’attività.
Per creare l’attività, clicca sul pulsante Crea attività; per annullare l’operazione clicca sul pulsante Annulla.
Cercare un’attività
Ti serve per:
cercare una specifica attività tramite determinati paramenti, affinché tu possa visualizzare l'attività che ti interessa gestire o monitorare.
Per ricercare un’attività specifica inserisci il nome dell’attività nell’apposita barra di ricerca premi Invio oppure clicca sul pulsante 
.
I risultati della ricerca compariranno sotto alla barra di ricerca.
Filtrare un'attività
Ti serve per:
filtrare le attività attraverso determinati paramenti, affinché tu possa visualizzare solo le attività che ti interessano.
In a.pecoffice puoi filtrare le attività in base ad alcuni parametri e visualizzarle in una lista. Per accedere alla sezione della ricerca avanzata clicca sul pulsante 
e imposta i filtri di ricerca:
- Nome attività: filtra le attività in base al nome.
- Stato: filtra le attività che hanno specifici stati (es: Da fare, Completata, ecc…).
- Assegnato a: filtra le attività che hanno specifici assegnatari.
- Filtro per data – Nessuna: filtra le attività del range di date impostato.
- Filtro per data – Ultima modifica: filtra le attività che sono state modificate l’ultima volta nel range di date impostato.
- Filtro per data – Scadenza: filtra le attività che scadono nel range di date impostato.
- Filtro per data – Creazione: filtra le attività che sono state create nel range di date impostato.
Per confermare la ricerca, clicca sul pulsante Cerca.
Selezionare un’attività
Ti serve per:
visualizzare i dettagli di una singola attività, affinché tu possa gestirla, modificarla o monitorarla.
Per selezionare un’attività clicca sull’attività stessa. I dettagli compaiono sulla parte destra della schermata suddivisi in diverse aree tematiche:
1. Sezione titolo
Contiene diverse informazioni basilari sull’attività:
- Titolo
- Pulsante di modifica dell’attività
- Tipo di flusso
- Responsabile
- Data di creazione
- Pulsante Eventi (Cosa sono gli eventi?→).
2. Sezione dettaglio
Contiene il resto dei parametri dell’attività:
- Approvatore (solo in caso di Flusso approvatore)
- Assegnatario
- Scadenza
- Stato
- Conversazione
- Commenti
3. Dettaglio messaggio
Contiene il messaggio che hai selezionato nella sezione dettaglio.
Modificare data di scadenza
Ti serve per:
impostare una nuova data di scadenza dell'attività, affinché tu possa posticipare o anticipare la dead line e ottimizzare la gestione del task.
Per modificare la scadenza di un’attività devi avere il ruolo di Responsabile.
Per cambiare la data di scadenza di un’attività, seleziona l’attività che intendi modificare e clicca sull’apposito selettore posto nella sezione del dettaglio dell’attività.
Una volta cliccato, comparirà un pop-up che ti permetterà di selezionare una data specifica direttamente dal calendario.
Con il piano Yourself puoi impostare l’orario anche tramite scorciatoie (es: “Domani”, “Prossima settimana”, …) e aggiungere o modificare l’orario di scadenza, che di default viene impostato sempre con il valore a 20:00.
Modificare lo stato di un’attività
Ti serve per:
modificare lo stato dell'attività che stai gestendo, affinché tu possa contrassegnare e mostrare lo stato di avanzamento della tua attività.
Per modificare lo stato di un’attività seleziona l’attività (Come seleziono un’attività?→) e clicca sull’apposito selettore posto nella sezione del dettaglio di un’attività.
Commentare in attività
Ti serve per:
commentare o inserire informazioni all’interno dell’attività, affinché tu possa comunicare con gli altri membri del team che hanno accesso a quell’attività.
Per creare un commento in un’attività seleziona l’attività che ti interessa e digita il commento nell’apposita sezione Commenti, quindi clicca Invio dalla tastiera.
La sezione commenti è concepita come una vera e propria chat, quindi i messaggi vengono visualizzati come una qualsiasi altra applicazione di messaggistica: i commenti che hai scritto tu compariranno sulla destra mentre i commenti scritti da altri vengono visualizzati sulla sinistra.
NB: solo l’Assegnatario dell’attività e il Responsabile possono scrivere un commento in un’attività.
Selezionare un messaggio nella Sezione Attività
Ti serve per:
visualizzare un insieme di messaggi PEC, affinché tu possa gestire le attività collegate ai messaggi PEC ricevuti.
Un’attività deve esser considerata come un raccoglitore di più messaggi.
Per poter selezionare un messaggio clicca sull’attività che ti interessa e poi sull’elemento della sezione messaggi. Il messaggio comparirà sulla destra.
Creare un nuovo messaggio in un'attività
Ti serve per:
creare un nuovo messaggio PEC da un'attività, affinché tu possa tenere traccia delle comunicazioni in uscita riguardanti l'attività stessa.
Per creare un nuovo messaggio devi avere i diritti di scrittura ed essere Assegnatario dell’attività oppure Responsabile.
Clicca sul pulsante e seleziona la voce Nuovo messaggio.
Una volta creato un nuovo messaggio, sulla destra comparirà il modulo di scrittura dove potrai scrivere il messaggio PEC come faresti nella Sezione Mail (Come creo una nuova mail?→).
Con il piano Genius puoi creare un nuovo messaggio se non sono presenti bozze in sospeso. Con il piano Yourself puoi creare un numero illimitato di bozze.
Modificare il nome di un'attività
Ti serve per:
modificare il nome di un’attività, affinché tu possa contrassegnarla con il nome più indicato e migliorarne la ricercabilità.
Se disponi dei diritti da Responsabile puoi modificare il nome dell’attività.
Clicca sul pulsante
e inserisci il nuovo nome nel campo Nome attività.
Per salvare le modifica clicca sul pulsante Salva; per annullare clicca sul pulsante Annulla.
Visualizzare gli eventi di un’attività
Ti serve per:
visualizzare lo storico di tutte le azioni svolte all’interno di un’attività, affinché tu possa monitorare le azioni compiute dagli utenti all'interno di un’attività.
Se disponi dei diritti da Responsabile puoi avere uno storico di tutte le modifiche che sono state apportate sull’attività.
Clicca sul pulsante 
Nella Sezione Titolo comparirà l’assistente con la lista di tutti gli eventi; per chiudere la sezione clicca sul pulsante Chiudi.
Nascondere i messaggi di notifica dalla sezione messaggi
Ti serve per:
nascondere le ricevute di accettazione e consegna di un messaggio PEC inviato, affinché tu possa visualizzare solo le informazioni essenziali.
Ogni volta che invii una PEC, ricevi potenzialmente altri due messaggi, ossia le ricevute di accettazione e consegna; di conseguenza, la sezione messaggi potrebbe riempirsi di notifiche.
In a.pecoffice puoi scegliere di nascondere dalla lista dei messaggi le notifiche di accettazione e consegna; lo stato di invio è comunque presente nell’anteprima del messaggio inviato.
Per nascondere le notifiche clicca sul pulsante e seleziona la voce del menù Nascondi notifiche.
Flusso di lavoro: standard o approvativo
In a.pecoffice puoi scegliere, in fase di creazione di un’attività, il tipo di flusso di lavoro.
Un flusso di lavoro è l’iter di azioni che devono susseguirsi affinché un’attività possa essere portata a termine.
In a.pecoffice è possibile scegliere tra:
- Flusso standard
workflow che prevede l’assegnazione di un’attività a un utente da parte di un Responsabile; l’Assegnatario ha piena operatività sull’attività e può lavorarla e/o contrassegnarla come completata in autonomia. - Flusso approvativo (disponibile solo per il piano Yourself)
workflow che consente al Responsabile di assegnare l’attività a un utente e di designare un Approvatore.
L’Approvatore può essere chiunque abbia ruoli di lettura e scrittura nell’area di competenza (casella PEC) a cui appartiene l’attività.
Nel flusso approvativo, l’Assegnatario che lavora l’attività deve richiedere conferma all’Approvatore sul lavoro o le modifiche apportate per poter inviare un messaggio.
Questo flusso è l’ideale per chi necessita della possibilità di effettuare revisioni prima dell’invio di un messaggio PEC.
Impostare un tipo di flusso
Ti serve per:
selezionare il tipo di flusso per un'attività, affinché tu possa gestire l’attività stessa secondo l’iter più adatto alle tue esigenze organizzative.
In fase di creazione di un’attività, sia a partire da un messaggio in entrata sia direttamente nella Sezione Attività, seleziona il tipo di flusso che desideri alla voce Tipo di flusso.
Modificare il tipo di flusso di un’attività
Ti serve per:
modificare il tipo di flusso di un’attività, affinché tu possa impostare il tipo di flusso più adatto alle tue esigenze organizzative anche in seguito alla creazione dell’attività.
Se disponi dei diritti di Responsabile, puoi modificare il tipo di flusso anche in seguito alla creazione di un’attività.
Per modificare il flusso di lavoro dell’attività clicca sul pulsante
nella Sezione Titolo modifica il valore dal campo Flusso di lavoro.
Per salvare la modifica clicca sul pulsante Salva; per annullare clicca sul pulsante Annulla.
Richiedere l’approvazione e inviare un messaggio in un’attività con flusso approvativo
Ti serve per:
richiedere il nulla osta per l’invio di un messaggio, affinché tu possa completare la tua attività con l’approvazione di un supervisore.
Se sei Assegnatario di un’attività con flusso approvativo, dopo aver compilato il messaggio, clicca sul pulsante Richiedi approvazione.
La richiesta verrà quindi inviata all’approvatore.
Una volta che l’Approvatore confermerà l’approvazione, nel tuo messaggio comparirà il pulsante Invio e potrai procedere con la spedizione.
Se l’Approvatore declina la richiesta di approvazione, puoi procedere modificando il messaggio e quindi richiedere nuovamente l’approvazione.
Accettare o declinare una richiesta di approvazione
Ti serve per:
confermare che un messaggio è stato correttamente compilato, affinché tu possa controllare la correttezza dei messaggi stessi prima che vengano inviati.
Puoi distinguere le attività di cui sei Approvatore dall’icona posta a inizio del titolo.
Per approvare o declinare una richiesta di approvazione seleziona l’attività e, dopo aver visionato il messaggio, clicca sul pulsante Approva per approvarlo, oppure su Declina se necessiti di una modifica da parte dell’Assegnatario.
L’Approvatore ha comunque la possibilità di inviare in autonomia un messaggio, dopo averlo accettato o declinato, senza aspettare che lo faccia l’Assegnatario.
SEZIONE INVII MASSIVI
Introduzione
Con a.pecoffice è possibile creare e spedire un invio massivo multi-destinatario di uno stesso messaggio.
Il dettaglio di un invio massivo contiene tutte le informazioni inerenti allo stato di spedizione di tutti messaggi che compongono l’invio massivo.
Accedere alla sezione Invio Massivo
Per accedere alla Sezione Invio Massivo, clicca sulla relativa icona nel menù di navigazione a sinistra della schermata.
NB: per accedere alla Sezione Invio Massivo devi avere i permessi di visualizzazione e gestione degli invii massivi.
Sezione Invio Massivo
Selezionare una casella di posta
Ti serve per:
selezionare una o più caselle di posta certificata, affinché tu possa gestire gli invii massivi spediti o da spedire da quella/e determinata/e casella/e.
Ogni qualvolta si accede alla Sezione Invio Massivo, di default il sistema seleziona tutte le caselle di posta certificata.
Puoi modificare la visualizzazione selezionando la check-box relativa alla casella che vuoi gestire.
Cercare in un lotto
Ti serve per:
individuare velocemente un lotto per nome, affinché tu possa gestirlo con semplicità.
Dopo aver selezionato la casella di posta (Come seleziono una casella di posta?) puoi ricercare un singolo lotto per nome, mediante la barra di ricerca posta nella parte superiore della colonna contente la lista degli invii massivi.
Effettuare una ricerca avanzata di un invio massivo
Ti serve per:
individuare velocemente un lotto attraverso parametri incrociati di ricerca, affinché tu possa gestirlo con semplicità.
Puoi effettuare una ricerca avanzata sulla lista degli invii massivi cliccando il pulsante posto a destra sulla barra di ricerca.
Al click del pulsante apparirà una finestra che ti permetterà, mediante parametri di ricerca aggiuntivi, di filtrare in maniera più specifica l’elenco degli invii massivi.
Nello specifico puoi filtrare per:
- Nome dell’invio massivo (Titolo);
- Destinatario/i (A);
- Data di creazione dell’invio massivo (Dalla data – Alla data)
- Presenza di allegati (Solo con allegati).
Una volta inseriti i parametri di ricerca, clicca sul Cerca per avviare la ricerca avanzata.
Per annullare, clicca su qualsiasi punto al di fuori della finestra di ricerca avanzata.
Selezionare un invio massivo
Una volta filtrato per i parametri desiderati e/o ricercato l’invio massivo mediante la barra di ricerca, clicca sulla card del lotto per selezionarlo e visualizzarne il dettaglio.
Al click della card dell’invio massivo, il dettaglio dello stesso sarà visibile sulla sezione di destra della schermata.
Creare e inviare un nuovo invio massivo
Ti serve per:
creare un nuovo invio massivo per l'invio massivo, affinché tu possa spedirle uno stesso messaggio a tanti destinatari in una volta sola.
Per creare un nuovo invio massivo clicca sul pulsante posto in alto a destra.
Al click del pulsante, la sezione destra della schermata si modifica per permettere l’immissione dei dati necessari alla creazione del nuovo invio massivo .
Dovrai compilare i seguenti campi:
- Nome invio massivo: dai un nome all’invio massivo;
- A: puoi inserire il nome dei singoli destinatari o del gruppo;
- Pulsante File contatti: permette di selezionare un file .csv direttamente dal proprio dispositivo con l’elenco dei destinatari.
*NB: il formato del file .csv deve essere di una colonna senza punteggiatura, ad esempio:
Indirizzo mail 1
Indirizzo mail 2 - Oggetto: inserisci l’oggetto del messaggio PEC che vuoi spedire;
- Da: seleziona da quale casella PEC vuoi effettuare l’invio massivo.
- Scrivi il tuo messaggio: digita il corpo del messaggio. Puoi personalizzare il tuo messaggio grazie all’editor posto in calce. Se hai la necessità di aumentare lo spazio di visione, puoi nascondere l’editor di testo con l’apposito pulsante .
Per allegare un file all’invio massivo , clicca sul pulsante Allega .
Al click del pulsante apparirà una finestra che ti permetterà di selezionare il file direttamente dal proprio dispositivo. Una volta selezionato il file che si desidera allegare, clicca sul pulsante di conferma.
NB: a.pecoffice permette di inviare un allegato per ogni invio massivo: se devi inviare più di un file allegato, crea una cartella compressa contenente i diversi file e allegala al messaggio con lo stesso procedimento.
Per inviare l’invio massivo clicca sul pulsante Invia.
Programmare l'invio di un invio massivo
Ti serve per:
impostare la data e l'ora di un invio, affinché tu possa preparare l'invio massivo in anticipo ma spedirlo in una data futura.
Puoi programmare l’invio dei lotti cliccando sul pulsante drop-down inserito all’interno del pulsante Invia; inserisci quindi la data e l’ora desiderate nella finestra che compare in alto. Per confermare, clicca sul pulsante Conferma.
Visualizzare tutti i messaggi di un invio massivo
Ti serve per:
avere una panoramica su tutti i messaggi di un invio massivo affinché tu possa monitorare con semplicità la tua spedizione.
Per ottenere la lista di tutti i messaggi che sono stati inviati in un invio massivo, seleziona il invio massivo in questione e clicca sul pulsante “Vedi tutti i messaggi”.
Una volta cliccato sul pulsante, potrai visualizzare tutti i messaggi inviati nella colonna centrale e, selezionando uno dei messaggi, potrai visualizzarne il dettaglio sulla destra.
Per ritornare nel dettaglio del invio massivo, clicca sulla barra contenente l’ID del invio massivo, nella parte superiore della colonna centrale.
Vedere tutti gli errori di un invio massivo
Ti serve per:
avere una panoramica su tutti i gli errori di un invio massivo affinché tu possa monitorare con semplicità la tua spedizione massiva.
Per ottenere la lista di tutti gli eventuali messaggi d’errore di un invio massivo, seleziona l’invio massivo che ti interessa e clicca sul pulsante “Vedi tutti gli errori”.
Al click del pulsante potrai visualizzare, nella colonna centrale, tutti i messaggi d’errore presenti e, selezionando il singolo messaggio, ne potrai visualizzarne i dettagli sulla destra.
Per ritornare nel dettaglio del lotto, clicca sulla barra contenente l’ID del lotto, nella parte superiore della colonna centrale.
IMPOSTAZIONI
Introduzione
Per gestire le caselle PEC in a.pecoffice è necessario configurare nel sistema le credenziali d’accesso delle caselle stesse.
Accedere alla sezione
Per accedere alle impostazioni generali di a.pecoffice clicca sull’apposita icona del menù di navigazione a sinistra.
NB: per accedere alle impostazioni di sistema è necessario disporre dei diritti di ADMIN.
Gestione caselle di posta
Configurare una nuova casella di posta
Ti serve per:
impostare le credenziali di accesso alle caselle di posta, affinché a.pecoffice possa scaricare e inviare i messaggi delle caselle.
Per configurare una nuova casella di posta clicca sul pulsante nella parte superiore a destra della schermata.
Inserisci i dati richiesti:
- Indirizzo: inserire l’indirizzo di posta certificata che vuoi gestire.
- Nome provider: seleziona il provider della casella dalla lista; questa funziona è molto utile in quanto permette di compilare automaticamente gli altri campi; se il provider non è presente nella lista, seleziona la voce Altro.
- Nome account IMAP: digita il nome account o username fornito dal provider, che solitamente coincide con l’indirizzo di posta certificata.
- Password account IMAP: inserisci la password della casella di posta.
- Host IMAP: inserisci l’indirizzo del server IMAP.
- Porta IMAP: inserisci la porta del server IMAP.
- SSL abilitato IMAP: abilita la comunicazione criptata.
- Nome account SMTP: digita il nome account o username fornito dal provider, che solitamente coincide con l’indirizzo di posta certificata.
- Password account SMTP: inserisci la password della casella di posta.
- Host SMTP: inserisci l’indirizzo del server SMTP.
- Port SMTP: inserisci la porta del server SMTP.
- SSL abilitato SMTP: abilita la comunicazione criptata.
- Ignora certificati: permette la comunicazione con il provider anche in prossimità della scadenza dei certificati.
- Rimuovi messaggi più vecchi di: permette di eliminare i messaggi dalla casella PEC antecedenti ai giorni selezionati precedentemente scaricati in a.pecoffice (il selettore dei giorni si abilita solo una volta selezionato il campo). Tutti i messaggi vengono mantenuti in a.pecoffice.
- Sincronizza: permette di mantenere attivo lo scaricamento e la cancellazione dei messaggi della casella PEC all’interno di a.pecoffice.
Per salvare le impostazioni clicca sul pulsante Salva; per annullare clicca sul pulsante Annulla.
Modificare i parametri di una casella di posta
Ti serve per:
modificare i parametri di configurazione di una casella di posta già inserita all’interno del sistema (es: password), affinché tu possa mantenere le impostazioni corrette anche in seguito alla configurazione iniziale.
Per modificare i parametri di configurazione di una casella di posta già salvata in a.pecoffice seleziona la casella interessata dalla lista.
Nella sezione a destra comparirà il dettaglio dei parametri della casella e, mediante il pulsante Modifica, potrai modificare i parametri desiderati.
Per salvare le impostazioni clicca sul pulsante Salva; per annullare clicca sul pulsante Annulla.
Effettuare un test di connessione della casella
Ti serve per:
testare la connessione con la casella, affinché tu possa verificare che i parametri inseriti siano corretti e che a.pecoffice comunichi correttamente con la casella.
In a.pecoffice puoi effettuare Test di connessione per controllare se i parametri inseriti in fase di configurazione di una nuova casella PEC siano corretti e, di conseguenza, se il sistema sta dialogando correttamente con la casella PEC.
Per effettuare un test di connessione seleziona la casella PEC interessata e clicca sul pulsante Test di connessione nella sezione in basso a destra della schermata.
a.pecoffice darà esito positivo o negativo dopo alcuni istanti tramite un avviso che comparirà nella sezione inferiore della schermata: verde se il test è andato a buon fine o rosso se la comunicazione con la casella PEC non è riuscita.
Gestire le cartelle della casella PEC
Ti serve per:
controllare se le cartelle presenti nella casella PEC siano correttamente configurate, affinché tu possa visualizzarle correttamente in a.pecoffice
In a.pecoffice puoi gestire le cartelle che hai in precedenza creato all’interno della casella PEC e controllare che le stesse siano correttamente configurate per lo scaricamento in a.pecoffice.
Per entrare nella sezione di gestione delle cartelle seleziona la casella di posta che contiene le cartelle interessate e clicca sul pulsante Cartelle nella parte in basso a sinistra della schermata.
Una volta cliccato sul pulsante comparirà una tabella che permetterà di impostare e gestire i parametri di ogni singola cartella che a.pecoffice riuscirà ad individuare nella casella PEC.
Le colonne della tabella sono:
- Cartella: nome della cartella fornito dal provider di posta elettronica.
- Alias: corrispettivo del nome della cartella che si vuole dare in a.pecoffice.
- Messaggi: numero di messaggi contenuti in quella cartella.
- Tipo: selettore che permette di scegliere che tipo di messaggio contiene la cartella (Inviate, In arrivo, Bozze e Custom).
- Visibilità: selettore per decidere se visualizzare la cartella in a.pecoffice.
- Importa: selettore per decidere se scaricare la cartella in a.pecoffice.
- Sottoscrivi: (disponibile solo per la cartella di tipo In arrivo) selettore per decidere se scaricare i messaggi della cartella in tempo reale.
Per salvare le impostazioni clicca sul pulsante Salva; per annullare clicca sul pulsante Annulla.
NB: a.pecoffice è in grado di abbinare automaticamente le caselle di posta in arrivo, inviata e bozza con i rispettivi In arrivo, Inviata e Bozza.
Consigliamo di controllare sempre, in fase di configurazione di una nuova cartella, che l’abbinamento sia avvenuto con successo e che quindi le caselle del provider di posta siano state associate in maniera corretta con le rispettive tipologie:
- Inbox, In arrivo, … > “In arrivo”
- Draft, Bozze, … > “Bozze”
- Sent, Inviate, … > “Inviate”
Tutte le altre cartelle vanno associate a Custom.
Questo tipo di controllo è indispensabile per assicurarti che i filtri veloci In arrivo, Inviate e Bozze nella Sezione Messaggi funzionino correttamente, garantendo quindi il funzionamento del sistema.
Tutti i messaggi delle cartelle contraddistinte dalla tipologia Custom sono visibili selezionando il filtro veloce Archiviate oppure ricercabili mediante l’albero di navigazione delle cartelle.
Per un buon funzionamento del sistema è bene che tutte le cartelle che si vogliono importare abbiano i flag su Importa e Sottoscrivi selezionati.