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Conservazione sostitutiva

Cosa significa conservazione sostitutiva
(o conservazione digitale) dei documenti

Come sono cambiati gli spazi di lavoro da quando abbiamo cominciato il processo di dematerializzazione dei documenti? Ci avete mai fatto caso?

Molti di voi, probabilmente, fanno parte di quella generazione che ha visto nascere il documento informatico e, piano piano, lo ha visto dapprima integrarsi nella realtà aziendale, poi prendere definitivamente (o quasi) il posto della carta.

La gestione documentale aziendale ha così subito un graduale ma profondo mutamento, spostando interi processi sulla sfera digitale.

Questo perché il documento informatico, proprio per sua natura, non può essere trattato come un documento cartaceo. Sono due cose diverse: stessi scopi ma formati ed esigenze completamente differenti.

E differenti sono le modalità di conservazione dei documenti informatici. L’archivio non è più cartaceo: intere stanze colme di scaffali, a loro volta traboccanti di faldoni, non sono più necessarie.

L’archivio digitale è tutto lì, in quel piccolo spazio virtuale che può contenere migliaia di documenti.

La conservazione sostitutiva, in parole povere, significa questo: spostare l’archiviazione documentale sul piano digitale.

Conosci già questo argomento?

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Detta così potrebbe sembrare una passeggiata ma il tema della conservazione sostitutiva comporta una serie di sfide che spesso le aziende non affrontano.

Meno del 10% delle aziende, infatti, conserva i documenti digitali a norma.

Ma andiamo con ordine.

Perché conservare i documenti digitali

Perché tutta questa attenzione sulla conservazione dei documenti informatici? La risposta più ovvia è perché è necessario possedere una memoria di tutto quello accade in azienda.

Senza scendere nel filosofico sul tema della memoria e dell’identità (i documenti raccontano), conservare i documenti digitali è importante poiché questi possiedono una validità legale.

La conservazione dei documenti viene regolamentata anche dalla legge, che ci dice per quanto tempo dobbiamo conservare un determinato documento, sulla base della tipologia.

Torniamo al documento su carta: conservarlo significava metterlo al sicuro in un faldone, assicurarsi che l’accesso a quell’archivio fosse regolamentato e preservare eventuali minacce (fisiche) alla sua integrità.

E con il documento digitale?

Esatto: la questione cambia. Perché non solo il documento digitale deve sottostare alla normativa sulla conservazione dei documenti ma il fatto di presentarsi in un formato digitale (sostanzialmente un codice) lo costringe a sottostare a dinamiche differenti.

In merito alla conservazione sostitutiva la normativa parla proprio di “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi (i documenti), il mantenimento del loro valore giuridico e legale.

Ecco la regola numero uno della conservazione dei documenti informatici: un documento che nasce digitale deve seguire un processo di archiviazione digitale.

Detto in altre parole, non si può stampare il documento digitale e archiviarlo nella sua versione cartacea. Secondo le linee guida sulla conservazione digitale, un documento informatico deve essere conservato attraverso strumenti informatici.

È questa la grossa differenza: un processo cartaceo può essere digitalizzato ma un processo informatico non può diventare analogico: se i documenti nascono digitali, tali devono rimanere.

Quali documenti conservare (e per quanto tempo)

Le aziende iscritte al Registro delle Imprese devono adoperarsi per conservare i documenti digitali, garantendone integrità, autenticità e reperibilità.

Ecco quali sono i documenti che in azienda, per legge, è necessario conservare a norma:

  • Fatture e ricevute, sia in entrata sia emesse
  • Libri contabili (inventario, libro mastro, libro giornale, etc…)
  • Corrispondenza
  • Libri ausiliari

Ma per quanto tempo bisogna conservare i documenti? La risposta è: dipende. Ogni documento ha le sue regole di conservazione. Organizzare un archivio documentale, perciò, significa anche tenere conto del fattore spazio/tempo, per poter garantire la sicurezza ai documenti stessi.

Ecco una piccola lista di documenti e i corrispondenti anni di conservazione previsti dalla legge. Includiamo in questo elenco anche documenti di tipo privato, non sia mai che vi possa tornare utile.

 

PEC 10 anni
Fatture 10 anni
Scritture contabili 10 anni
Dichiarazioni dei redditi 7 anni
• Documenti relativi a detrazioni e benefici fiscali (fatture, assicurazioni , ecc…) 5 anni
Scontrini o prove d’acquisto (per la garanzia del prodotto) 2 anni
Documenti relativi a ristrutturazioni 15 anni
Ricevute di Imu, Ici, Tasi, Tari 5 anni
Bollo auto 3 anni
Cartella esattoriale relativa a Irpef, Iva o Irap 10 anni
Cambiali 3 anni
Pagamenti per prestazioni professionali (dentista, avvocato, ecc…) 3 anni
Multe 5 anni (2 anni se la multa è stata erogata dal Comune)
Bollette 5 anni per la luce, 10 anni per la telefonia, 2 anni per le altre utenze
Canone Rai 10 anni
Spese condominiali 5 anni
Affitto 5 anni
Mutuo 5 anni
Pagamenti effettuati a strutture turistiche 6 mesi
Ricevute di trasporto 12 mesi per le spedizioni effettuate in UE, 18 per quelle extraeuropee
• Rette scolastiche, iscrizione a corsi e palestre 1 anno
CUD 5 anni
Buste paga e cedolini fino al pensionamento
Atti notarili (es. di compravendita, di donazione), i rogiti, i contratti, gli atti di matrimonio, gli atti di separazione e quelli di divorzio, attestati, diplomi per sempre

Le tipologie di archivio

Gli archivi, in Italia, si suddividono in tre tipologie, definite sulla base della funzione dei documenti che raccolgono.

ARCHIVIO CORRENTE

Si parla di archivio corrente quando i documenti sono ancora “vivi”, ovvero necessari alle attività in atto.

ARCHIVIO DI DEPOSITO

Si tratta di un archivio che raccoglie documenti che non possono ancora essere archiviati in modo permanente ma che non sono indispensabili per le attività correnti.

ARCHIVIO STORICO

Sono archivi che raccolgono documenti di carattere storico, che hanno esaurito la loro funzione giuridica o amministrativa.

Come si conservano i documenti digitali

Ecco la prima sfida: la vostra azienda è preparata per conservare a norma i documenti digitali? È pronta a spostare totalmente la conservazione su un piano digitale?

Ovvero, è in grado di:

  • Preservare la sicurezza e l’integrità del sistema di archiviazione documentale digitale
  • Garantire la corretta protocollazione dei documenti, sia del ciclo attivo sia di quello passivo
  • Stabilire le correlazioni tra i vari documenti e l’interscambio con le PA
  • Recuperare velocemente un documento archiviato
  • Consentire l’accesso all’archivio rispettando le disposizioni in materia di privacy
  • Mantenere l’organizzazione dell’archivio secondo le regole di classificazione progettate

 

Gestire un processo di conservazione sostitutiva, per un’azienda, significa:

  • Nominare un Responsabile della Conservazione interno
  • Costruire il processo di conservazione
  • Redigere il Manuale di Conservazione
  • Far certificare il processo da un ente accreditato.

Alcuni principi di base per la conservazione digitale

Come passare da una gestione tradizionale a una gestione elettronica documentale? Vediamo come poter gestire un archivio di documenti digitali in modo efficiente e sicuro.

Principio numero uno. Magari lo davate per scontato ma noi ve lo diciamo lo stesso: il primo passo per gestire il processo di archiviazione documentale digitale, quindi di conservazione, è quello di affidarsi a un software di archiviazione documentale.

Attenzione: non tutti i software di gestione documentale prevedono anche la conservazione digitale dei documenti.

Principio numero due. Quando si archivia un documento informatico è necessario assicurarsi che questo sia in linea con gli standard previsti a garantirne la validità legale. Ad esempio: è inutile conservare a norma una semplice e-mail come fosse una PEC, dato che non ha validità legale. Oppure: assicuratevi che per quella determinata PEC non sia necessario abbinare una firma digitale e una marcatura temporale.

Insomma, per conservare un documento informatico correttamente, è necessario prima di tutto che questo sia conforme agli standard previsti. La gestione documentale, di cui la conservazione fa parte, deve quindi essere concepita come un progetto unitario.

Principio numero tre. Questione classificazione: gli archivi digitali devono essere strutturati secondo regole di classificazione, indici e fascicoli tali da:

  1. a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
  2. b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento.

Ma è finita qui? Certo che no!

Costruire un processo di conservazione può risultare alquanto complesso. Ecco perché.

I soggetti coinvolti nella conservazione

Il processo di conservazione sostitutiva prevede la presenza di almeno tre soggetti:

  • Produttore: chi produce il documento
  • Utente: chi usufruisce del documento
  • Responsabile della Conservazione

Ogni attore è coinvolto in una o più fasi del processo di conservazione, con i suoi compiti e le sue responsabilità.

Le fasi del processo di conservazione: i pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione

Abbiamo detto che per una corretta conservazione sostitutiva la normativa prevede l’adozione (in casa o in outsourcing) di uno specifico sistema per la gestione elettronica dei documenti.

La conservazione sostitutiva dei documenti digitali avviene tramite la trasmissione dei cosiddetti “pacchetti”, che contengono il documento stesso ma anche tutti i metadati necessari a indentificarlo.

I pacchetti sono di tre tipologie:

PACCHETTO DI VERSAMENTO
(SIP)

Viene inviato dal produttore del documento al sistema di conservazione secondo il formato indicato nel manuale di conservazione.

PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE

Il SIP viene gestito dal sistema di archiviazione e trasformato in un insieme di informazioni tali da permetterne l’archiviazione e lungo termine.

PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE

Viene inviato dal sistema di conservazione all’utente che deve consultare il documento.

Occuparsi di conservazione digitale significa perciò riuscire a gestire un sistema informatico complesso e, di conseguenza, occupare risorse per il suo mantenimento.

Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva

Le aziende, per gestire i processi di archiviazione e conservazione digitale dei documenti, sono obbligate a nominare un Responsabile della Conservazione Sostitutiva.

Quali saranno i suoi compiti? Come riportato nelle Regole Tecniche dei Sistema di Conservazione (articolo 7 del DPCM 3 dicembre 2013) gli oneri del Responsabile sono molti, tra cui:

  • definire tutte le caratteristiche del sistema informatico
  • redigere il Manuale di Conservazione
  • generare i rapporti di versamento (quelli che “certificano” l’avvenuto versamento del documento nel sistema, secondo la normativa)
  • garantire la sicurezza dell’archivio digitale regolamentandone gli accessi
  • mantenere l’archivio a norma nel corso del tempo

Si tratta di una figura che lavora a stretto contatto con altre funzioni aziendali chiave, come il Responsabile della Sicurezza o il Responsabile della Privacy.

Il Manuale di conservazione digitale

Il Manuale di Conservazione Digitale (o Manuale di Conservazione Sostitutiva) è un documento che definisce come un’azienda intende gestire la conservazione dei documenti elettronici, ovviamente sempre sottostando alla normativa.

È obbligatorio? Per le Pubbliche Amministrazioni, sì.

E per le aziende? Anche. O meglio, è obbligatorio qualora l’azienda produca documenti digitali fiscali che sono soggetti alla conservazione secondo la normativa. Quindi tutte le aziende.

Si tratta di un onere non indifferente ma che permette, in caso di controllo, di favorire la reperibilità dei documenti archiviati.

Il Manuale di Conservazione Digitale viene redatto dal Responsabile della Conservazione e contiene tutte le informazioni sul processo, sul sistema e sulla classificazione.

La conservazione
della Posta Elettronica
Certificata

Solitamente la PEC viene utilizzata per inviare i documenti di carattere “ufficiale”. Ciò che però è necessario conservare non è solo la PEC in sé, quanto tutte le ricevute che essa genera e i documenti con firma digitale.

Facciamo prima di tutto una distinzione tra PEC inviate e PEC ricevute. Cosa è necessario conservare per ognuna?

  • PEC INVIATE: ricevuta di consegna completa
  • PEC RICEVUTE: busta di trasporto e il file contenente le informazioni di invio.

Perché affrontare il tema della conservazione della PEC? Perché la Posta Certificata va conservata per 10 anni. Ma forse non tutti sanno che il gestore della casella è tenuto, per legge, a conservare la PEC solamente per 30 mesi.

È per questo che le aziende devono assicurarsi di poter prolungare questo arco temporale e dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva.

La maggior parte delle imprese optano per servizi esterni proprio perché questi sono già strutturati per garantire gli elementi necessari a una corretta conservazione digitale.

Modalità di conservazione: in caso o in outsourcing?

Come avete visto, gestire internamente il processo conservativo può risultare oneroso per un’azienda, che si vede attribuire un carico di responsabilità di non poco conto.

La strada dell’outsourcing, per questo tipo di attività, è senz’altro vincente.

Non è sempre necessario affidarsi direttamente a un ente accreditato AgID.  Ardesia, ad esempio, è a sua volta partner di un ente accreditato e può garantire un’efficiente e corretta conservazione sostitutiva grazie a Jazzy LegalDoc, un software per la conservazione digitale dei documenti integrabile anche con altri strumenti di gestione documentale.

Affidarsi a un’azienda esterna comporta molti vantaggi, come, ad esempio, la possibilità di nominare un Responsabile della Conservazione esterno e di far redigere a terzi il Manuale di Conservazione.

Anche l’Agenzia delle Entrate dispone di un servizio per la conservazione sostitutiva ma, attenzione, c’è una clausola non proprio simpatica: l’AdE si svincola dalla responsabilità in caso di perdita dei documenti. Perciò pensateci bene.

Riferimenti normativi per la conservazione sostitutiva dei documenti informatici

Come avete capito la conservazione digitale a Norma non è materia semplice, né è facile, per un’azienda, gestirla autonomamente.

Per avere un quadro completo sull’argomento vi presentiamo una serie di link utili relativi alla normativa di riferimento:

LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI SISTEMA DI CONSERVAZIONE

REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI GENERAZIONE, APPOSIZIONE E VERIFICA DELLE FIRME ELETTRONICHE AVANZATE, QUALIFICATE E DIGITALI

CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DEGLI OBBLIGHI FISCALI RELATIVI AI DOCUMENTI INFORMATICI ED ALLA LORO RIPRODUZIONE SU DIVERSI TIPI DI SUPPORTO

REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI FORMAZIONE, TRASMISSIONE, COPIA, DUPLICAZIONE, RIPRODUZIONE E VALIDAZIONE TEMPORALE DEI DOCUMENTI INFORMATICI NONCHÉ’ DI FORMAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI