SERVIZI

Digitalizzazione documenti

Il servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei che dà il via al rinnovamento digitale, ottimizzando la gestione documentale e garantendo la continuità tra passato e futuro.​

Cosa risolve

Dematerializza i documenti cartacei e dai il via alla trasformazione digitale.

Ottimizza lo spazio negli archivi

Abbandona la carta e libera lo spazio destinato agli archivi cartacei. I locali adibiti agli archivi comportano elevati costi di gestione per renderli conformi agli standard sulla sicurezza, proteggerli dagli incidenti, preservarli da eventuali calamità. Con la dematerializzazione documentale risparmi spazio, ottimizzi i costi e aumenti i livelli di protezione.

Velocizza la consultazione

Trova subito quello che cerchi in un database informatizzato. Grazie alla strutturazione avanzata dei metadati potrai recuperare i tuoi documenti in un istante.

Avvia il processo di digital transformation

Porta innovazione in azienda partendo dalla dematerializzazione. Con il servizio di digitalizzazione documentale puoi dematerializzare anche i documenti unici (come la vecchia carta carburante o le vidimazioni doganali) e le fatture pregresse. Informatizzare gli archivi è il primo passo per quella trasformazione digitale che porterà un reale vantaggio competitivo alla tua azienda.

Proteggi i tuoi documenti

Grazie alla dematerializzazione puoi assicurare la giusta protezione alla documentazione aziendale. Decidi chi può accedere a quali informazioni definendo le policy di accesso per ogni utente. Puoi infine inviare i documenti dematerializzati in conservazione per prolungarne la validità legale nel tempo e rispettare le norme sulla conservazione sostitutiva.

Forse non sapevi che

La Demateriealizzazione Documentale
FOCUS
clienti

Chi ci ha scelto per la Digitalizzazione documenti

Come funziona

Tutte le aziende devono dematerializzare. Nessuna può farlo in modo uguale.

Soluzione

A ogni esigenza, la sua Dematerializzazione

Dematerializzazione Semplice

Per chi ha la necessità di convertire grosse quantità di documenti per liberare gli archivi cartacei, creare flussi e procedure digitali o ibride e favorire la condivisione e la consultazione dei documenti.

Dematerializzazione Certificata

Per chi ha la necessità di convertire grosse quantità di documenti per liberare gli archivi cartacei, creare flussi e procedure digitali o ibride, favorire la condivisione e la consultazione dei documenti ed equiparare il valore giuridico delle copie digitali con gli originali analogici.

Ardesia è certificata secondo le linee guida AgID

In più

Oltre la Dematerializzazione

Conservazione Sostitutiva

Integra la conservazione per proteggere a norma i tuoi documenti

Portale
dedicato

Sviluppiamo il tuo archivio digitale per la consultazione on-line dei documenti dematerializzati.

Servizio di archiviazione in outourcing

Se vuoi tenere i documenti cartacei originali ma non hai spazio, puoi archiviarli altrove.

Servizio di Macero

Se vuoi liberarti della carta, offriamo un servizio di macero a norma.

organizzazione

Come si struttura

FAQ

Domande frequendi sulla Dematerializzazione

Il costo della dematerializzazione dipende da vari fattori ed è importante considerare che la quantità di documenti da dematerializzare può sì influire sul costo finale, ma non è l’unico fattore.  

I costi, infatti, dipendono più dalla complessità del progetto, dove le variabili sono numerose e comprendono la tipologia di documenti da dematerializzare, lo stato dell’archivio esistente, la creazione di un sistema di metadatazione, la normalizzazione dei fascicoli, l’attività di backoffice e data entry, le modalità di output e consultazione dei documenti, e l’eventuale necessità di equiparazione legale dei documenti dematerializzati.  

Non esiste un progetto di dematerializzazione uguale per tutte le aziende; è invece indispensabile analizzare caso per caso per individuare la soluzione più idonea alle necessità. 

Certo. Puoi compilare il form in fondo alla pagina rispondendo al questionario. 

Dovrai prepararti con una serie di informazioni che ci serviranno per farci un’idea della mole del progetto: 

  • Numero e tipologie di documenti da dematerializzare (in numero o metri lineari o altre unità di misura)
  • Un’idea su come vorresti consultare i documenti una volta dematerializzati 
  • Se hai la necessità di conservare a norma e/o certificare le copie digitali e/o macerare gli originali.

Verrai poi ricontattata/o da un nostro commerciale che approfondirà le tue esigenze e potrà così fornirti un primo preventivo. Considera che questo sarà tanto più preciso quanto più dettagliate saranno le informazioni che darai sul tuo archivio.  

Se poi vorrai procedere, effettueremo un’analisi preliminare sul tuo archivio per fornirti i costi esatti. 

Dematerializzare in azienda può essere un processo complesso e impegnativo. Richiede un investimento in termini di tecnologie e risorse, poiché è necessario acquisire strumenti e competenze specialistiche per garantire un processo di dematerializzazione efficiente e accurato. Inoltre, ci sono diverse difficoltà da affrontare, come la verifica della qualità di ogni scansione, il controllo che i file siano leggibili e di dimensioni adeguate, la strutturazione e la gestione corretta dei metadati, nonché la creazione di un sistema di archiviazione digitale sicuro e affidabile. 

I metadati sono informazioni aggiuntive che descrivono un documento, come il nome del file, la data di creazione, l’autore, la tipologia, il contenuto e altri elementi che aiutano a identificarlo e a organizzarlo in un archivio digitale. Nel processo di dematerializzazione, i metadati svolgono un ruolo importante nella gestione e nella ricerca dei documenti digitali perché consentono di creare una struttura di classificazione e di ricerca dei documenti, permettendo di trovare velocemente il documento che si sta cercando. 

Entrambi. Ovviamente si tratta di due processi che comportano delle differenze procedurali: i documenti che hanno cessato la loro funzione  

Mentre i documenti che vengono creati in cartaceo faranno parte di un flusso continuo. 

Il costo della dematerializzazione dipende da vari fattori ed è importante considerare che la quantità di documenti da dematerializzare può sì influire sul costo finale, ma non è l’unico fattore.  

I costi, infatti, dipendono più dalla complessità del progetto, dove le variabili sono numerose e comprendono la tipologia di documenti da dematerializzare, lo stato dell’archivio esistente, la creazione di un sistema di metadatazione, la normalizzazione dei fascicoli, l’attività di backoffice e data entry, le modalità di output e consultazione dei documenti, e l’eventuale necessità di equiparazione legale dei documenti dematerializzati.  

Non esiste un progetto di dematerializzazione uguale per tutte le aziende; è invece indispensabile analizzare caso per caso per individuare la soluzione più idonea alle necessità. 

Certo. Puoi compilare il form in fondo alla pagina rispondendo al questionario. 

Dovrai prepararti con una serie di informazioni che ci serviranno per farci un’idea della mole del progetto: 

  • Numero documenti 
  • Tipologia 
  • Necessità conservare 
  • Macero 
  • Certificazione 

Verrai poi ricontattata/o da un nostro commerciale che approfondirà le tue esigenze e potrà così fornirti un primo preventivo. Considera che questo sarà tanto più preciso quanto più dettagliate saranno le informazioni che darai sul tuo archivio.  

Se poi vorrai procedere, effettueremo un’analisi preliminare sul tuo archivio per fornirti i costi esatti. 

Dematerializzare in azienda può essere un processo complesso e impegnativo. Richiede un investimento in termini di tecnologie e risorse, poiché è necessario acquisire strumenti e competenze specialistiche per garantire un processo di dematerializzazione efficiente e accurato. Inoltre, ci sono diverse difficoltà da affrontare, come la verifica della qualità di ogni scansione, il controllo che i file siano leggibili e di dimensioni adeguate, la strutturazione e la gestione corretta dei metadati, nonché la creazione di un sistema di archiviazione digitale sicuro e affidabile. 

I metadati sono informazioni aggiuntive che descrivono un documento, come il nome del file, la data di creazione, l’autore, la tipologia, il contenuto e altri elementi che aiutano a identificarlo e a organizzarlo in un archivio digitale. Nel processo di dematerializzazione, i metadati svolgono un ruolo importante nella gestione e nella ricerca dei documenti digitali perché consentono di creare una struttura di classificazione e di ricerca dei documenti, permettendo di trovare velocemente il documento che si sta cercando. 

Entrambi. Ovviamente si tratta di due processi che comportano delle differenze procedurali: i documenti che hanno cessato la loro funzione  

Mentre i documenti che vengono creati in cartaceo faranno parte di un flusso continuo. 

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