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Il servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei che dà il via al rinnovamento digitale, ottimizzando la gestione documentale e garantendo la continuità tra passato e futuro.

Cosa risolve

Dematerializza i documenti cartacei e dai il via alla trasformazione digitale.

Ottimizza lo spazio negli archivi

Abbandona la carta e libera lo spazio destinato agli archivi cartacei. I locali adibiti agli archivi comportano elevati costi di gestione per renderli conformi agli standard sulla sicurezza, proteggerli dagli incidenti, preservarli da eventuali calamità. Con la dematerializzazione documentale risparmi spazio, ottimizzi i costi e aumenti i livelli di protezione.

Velocizza la consultazione

Trova subito quello che cerchi in un database informatizzato. Grazie alla strutturazione avanzata dei metadati potrai recuperare i tuoi documenti in un istante.

Avvia il processo di digital transformation

Porta innovazione in azienda partendo dalla dematerializzazione. Con il servizio di digitalizzazione documentale puoi dematerializzare anche i documenti unici (come la vecchia carta carburante o le vidimazioni doganali) e le fatture pregresse. Informatizzare gli archivi è il primo passo per quella trasformazione digitale che porterà un reale vantaggio competitivo alla tua azienda.

Proteggi i tuoi documenti

Grazie alla dematerializzazione puoi assicurare la giusta protezione alla documentazione aziendale. Decidi chi può accedere a quali informazioni definendo le policy di accesso per ogni utente. Puoi infine inviare i documenti dematerializzati in conservazione per prolungarne la validità legale nel tempo e rispettare le norme sulla conservazione sostitutiva.

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Chi ci ha scelto per la Digitalizzazzione documenti

come si struttura

Come si struttura

Una volta ricevuti i documenti da digitalizzare, Ardesia li classifica secondo un sistema realizzato ad hoc per la tua azienda.

Oltre alla creazione del un sistema di codici identificativi, indicizziamo tutta la documentazione individuando specifiche keywords tematiche per ogni documento, per facilitarti le operazioni di ricerca e consultazione.

Convertiamo i tuoi documenti cartacei in immagini digitali tramite un processo di acquisizione ottica.

Ardesia tratta la tua documentazione secondo le norme di sicurezza e si protezione della privacy, sottoscrivendo un contratto di riservatezza.

Documenti sempre leggibili: effettuiamo sempre l’analisi qualitativa dell’immagine acquisita secondo gli standard di conformità che rientrano nella norma 9001.

Ogni documento è sottoposto a un attento controllo e la scansione viene ripetuta in caso di non conformità, dovuta ad esempio al testo illeggibile, timbri poco visibili, scanner è sporco, fogli piegati ecc…

La digitalizzazione porta tutto su un database online oppure su dispositivi protetti, sulla base delle tue preferenze, dove potrai consultarli in qualsiasi momento.

I documenti cartacei possono essere rispediti alla tua azienda, inviati a un servizio di archiviazione in outsourcing oppure macerati, secondo le tue necessità e nel rispetto delle norme.

Documenti e lotti vengono identificati con codice a barre o QR code per il loro tracciamento e la consultazione nell’applicativo: potrai sempre sapere dove si trova un documento.

Ardesia integra il servizio di dematerializzazione documentale con la conservazione sostitutiva a norma, rispettando le direttive del Codice Amministrazione Digitale.

Le fatture cartacee antecedenti all’introduzione della fattura elettronica, ad esempio, possono essere digitalizzate e inviate in conservazione secondo le normative grazie ad a.docukey, il software di Ardesia per la conservazione sostitutiva e digitale.

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cosa facciamo

Cos'altro possiamo fare per te

Prodotti

Applicativi web per ottimizzare la gestione di email, PEC, documenti, password, archiviazione e conservazione. App mobile per semplificare i flussi documentali del back-end.
Migliora la tua vita digitale con software intelligenti per la gestione documentale.

Servizi

Assistenza software su Sistemi Operativi, licenze e rete, dematerializzazione documentale e attivazione di caselle PEC e firma digitale: un elenco di servizi per un supporto completo nella gestione dei tuoi sistemi IT e della documentazione aziendale.

Custom Fit

Progetti su misura per te, per ottimizzare la gestione documentale e superare i limiti dei prodotti in commercio. Non sei tu a doverti adattare al software ma il software prende forma sulle tue esigenze.