CONSULENZE
Consulenza Archivistica
Il supporto che ti permette di ottimizzare la gestione dei tuoi documenti aziendali nel loro intero ciclo di vita, dalla generazione alla conservazione.
Esigenza
Ho bisogno di una consulenza archivistica?
Se il tuo archivio cartaceo e/o digitale è caotico
Se devi sempre cercare a lungo i documenti di cui hai bisogno
Se vuoi evitare problemi legali e conformarti alle norme di conservazione dei documenti
Se desideri proteggere i tuoi documenti dall'usura e dall'obsolescenza
Se vuoi semplificare e ottimizzare i tuoi processi documentali per risparmiare tempo e risorse
Se vuoi gestire la corrispondenza aziendale su canali diversi, analogici e digitali, mantenendo l’immagine coordinata
Se devi inviare grandi quantità di documenti, magari personalizzando la comunicazione per ogni cliente
Se vuoi avere sempre traccia delle tue spedizioni massive
Se vuoi avere la certezza che un cliente riceva la documentazione
Se gestire internamente la postalizzazione comporta costi elevati in termini di risorse umane, stampa, imbustamento e reperibilità del materiale
Se vuoi spedire raccomandate online, PEC e email, passando da una comunicazione cartacea a una comunicazione digitale
clienti
Chi ci ha scelto per la Consulenza
Come funziona
Valorizza il tuo Patrimonio Documentale
Ottimizza il tuo tempo
Un’interfaccia user friendly per una maggiore usabilità. Un design intuitivo per una maggiore facilità d’uso. Un’architettura studiata per darti una maggiore esperienza interattiva. a.pecoffice è il software per la gestione delle PEC che automatizza le operazioni di routine e ti fa risparmiare tempo.
Metti in ordine la tua vita digitale
Contatti e messaggi sempre in ordine e sincronizzati grazie a tag, cartelle e categorie. Con a.pecoffice puoi mettere in ordine le tue PEC in modo avanzato e spostare comodamente i messaggi da una cartella all’altra con il drag and drop.
Tieni sempre sotto controllo i tuoi invii
Accettazione e consegna sempre sotto controllo per ogni invio, anche se multiplo, abbinamento delle ricevute con il messaggio inviato, alert in tempo reale per errori di compilazione o allegati pesanti. Con a.pecoffice hai sempre la certezza che le tue PEC sono state consegnate.
Organizza i flussi aziendali
a.pecoffice ti permette di smistare e assegnare i messaggi ai componenti del tuo team, di monitorare la presa in carico delle attività e verificarne lo storico. Per una maggiore collaborazione e una perfetta fluidità dei processi.
Proteggi i dati e i documenti aziendali
Gestisci tutte le caselle PEC aziendali in un unico ambiente e assegna differenti ruoli e responsabilità ai dipendenti. Per una gestione integrata delle PEC aziendali, un controllo avanzato dei dati e degli accessi e una maggiore sicurezza.
Organizzazione dell’archivio cartaceo e/o digitale
Struttura e gestisci in modo efficiente i tuoi documenti cartacei e digitali con una soluzione su misura.
Fruibilità del documento
Trova ciò che cerchi con rapidità e semplifica la consultazione dei tuoi documenti con un’organizzazione efficace.
Rispetto delle norme per la conservazione del documento
Assicurati di rispettare tutte le norme e i requisiti legali per la conservazione dei tuoi documenti.
Protezione del documento nel tempo
Proteggi i tuoi documenti da deterioramento, perdite o danni nel corso del tempo con soluzioni avanzate di sicurezza e conservazione
Ottimizzazione dei processi documentali
Massimizza l’efficienza e la produttività con una strategia su misura per l’ottimizzazione e l’automazione delle procedure documentali.
organizzazione
Il team coinvolto
Specialista in tecnologie dell’informazione e in sistemi documentali
Per la scelta e gestione ottimali delle soluzioni IT.
Esperto in
processi digitali
Analizza le esigenze, i requisiti e gli attriti nelle procedure documentali all'interno di un'organizzazione, progetta e migliora i processi aziendali utilizzando strumenti e tecnologie digitali che ottimizzano l'efficienza operativa.
Esperto in gestione di documenti cartacei e digitali
Definisce la corretta applicazione di politiche e procedure per la corretta gestione, organizzazione, preservazione e fruizione dei documenti nel rispetto delle norme archivistiche e dei principi di gestione documentale.
Giurista esperto in
diritto dell’informatica
Si occupa degli aspetti legali applicati allo specifico ambito dell'informatica che riguardano l'uso, l'accesso, la protezione e la gestione dei dati, dei sistemi IT e delle tecnologie digitali.
Specialista in tecnologie dell’informazione e in sistemi documentali
Per la scelta e gestione ottimali delle soluzioni IT.
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Esperto in gestione di documenti cartacei e digitali
Definisce la corretta applicazione di politiche e procedure per la corretta gestione, organizzazione, preservazione e fruizione dei documenti nel rispetto delle norme archivistiche e dei principi di gestione documentale.
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REFERENTE DEI PROCESSI AZIENDALI
RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI
SPECIALISTA IN TECNOLOGIA DELL’INFORMAZIONE E IN SISTEMI DOCUMENTALI
ESPERTO IN PROCESSI DIGITALI
ESPERTO IN GESTIONE DI DOCUMENTI CARTACEI E DIGITALI
GIURISTA ESPERTO IN DIRITTO DELL’INFORMATICA
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FAQ
Domande frequenti sulla
Consulenza tecnologica e informatica
Il costo della dematerializzazione dipende da vari fattori ed è importante considerare che la quantità di documenti da dematerializzare può sì influire sul costo finale, ma non è l’unico fattore.
I costi, infatti, dipendono più dalla complessità del progetto, dove le variabili sono numerose e comprendono la tipologia di documenti da dematerializzare, lo stato dell’archivio esistente, la creazione di un sistema di metadatazione, la normalizzazione dei fascicoli, l’attività di backoffice e data entry, le modalità di output e consultazione dei documenti, e l’eventuale necessità di equiparazione legale dei documenti dematerializzati.
Non esiste un progetto di dematerializzazione uguale per tutte le aziende; è invece indispensabile analizzare caso per caso per individuare la soluzione più idonea alle necessità.
Certo. Puoi compilare il form in fondo alla pagina rispondendo al questionario.
Dovrai prepararti con una serie di informazioni che ci serviranno per farci un’idea della mole del progetto:
- Numero e tipologie di documenti da dematerializzare (in numero o metri lineari o altre unità di misura)
- Un’idea su come vorresti consultare i documenti una volta dematerializzati
- Se hai la necessità di conservare a norma e/o certificare le copie digitali e/o macerare gli originali.
Verrai poi ricontattata/o da un nostro commerciale che approfondirà le tue esigenze e potrà così fornirti un primo preventivo. Considera che questo sarà tanto più preciso quanto più dettagliate saranno le informazioni che darai sul tuo archivio.
Se poi vorrai procedere, effettueremo un’analisi preliminare sul tuo archivio per fornirti i costi esatti.
Dematerializzare in azienda può essere un processo complesso e impegnativo. Richiede un investimento in termini di tecnologie e risorse, poiché è necessario acquisire strumenti e competenze specialistiche per garantire un processo di dematerializzazione efficiente e accurato. Inoltre, ci sono diverse difficoltà da affrontare, come la verifica della qualità di ogni scansione, il controllo che i file siano leggibili e di dimensioni adeguate, la strutturazione e la gestione corretta dei metadati, nonché la creazione di un sistema di archiviazione digitale sicuro e affidabile.
I metadati sono informazioni aggiuntive che descrivono un documento, come il nome del file, la data di creazione, l’autore, la tipologia, il contenuto e altri elementi che aiutano a identificarlo e a organizzarlo in un archivio digitale. Nel processo di dematerializzazione, i metadati svolgono un ruolo importante nella gestione e nella ricerca dei documenti digitali perché consentono di creare una struttura di classificazione e di ricerca dei documenti, permettendo di trovare velocemente il documento che si sta cercando.
Entrambi. Ovviamente si tratta di due processi che comportano delle differenze procedurali: i documenti che hanno cessato la loro funzione
Mentre i documenti che vengono creati in cartaceo faranno parte di un flusso continuo.
Il costo della dematerializzazione dipende da vari fattori ed è importante considerare che la quantità di documenti da dematerializzare può sì influire sul costo finale, ma non è l’unico fattore.
I costi, infatti, dipendono più dalla complessità del progetto, dove le variabili sono numerose e comprendono la tipologia di documenti da dematerializzare, lo stato dell’archivio esistente, la creazione di un sistema di metadatazione, la normalizzazione dei fascicoli, l’attività di backoffice e data entry, le modalità di output e consultazione dei documenti, e l’eventuale necessità di equiparazione legale dei documenti dematerializzati.
Non esiste un progetto di dematerializzazione uguale per tutte le aziende; è invece indispensabile analizzare caso per caso per individuare la soluzione più idonea alle necessità.
Certo. Puoi compilare il form in fondo alla pagina rispondendo al questionario.
Dovrai prepararti con una serie di informazioni che ci serviranno per farci un’idea della mole del progetto:
- Numero documenti
- Tipologia
- Necessità conservare
- Macero
- Certificazione
Verrai poi ricontattata/o da un nostro commerciale che approfondirà le tue esigenze e potrà così fornirti un primo preventivo. Considera che questo sarà tanto più preciso quanto più dettagliate saranno le informazioni che darai sul tuo archivio.
Se poi vorrai procedere, effettueremo un’analisi preliminare sul tuo archivio per fornirti i costi esatti.
Dematerializzare in azienda può essere un processo complesso e impegnativo. Richiede un investimento in termini di tecnologie e risorse, poiché è necessario acquisire strumenti e competenze specialistiche per garantire un processo di dematerializzazione efficiente e accurato. Inoltre, ci sono diverse difficoltà da affrontare, come la verifica della qualità di ogni scansione, il controllo che i file siano leggibili e di dimensioni adeguate, la strutturazione e la gestione corretta dei metadati, nonché la creazione di un sistema di archiviazione digitale sicuro e affidabile.
I metadati sono informazioni aggiuntive che descrivono un documento, come il nome del file, la data di creazione, l’autore, la tipologia, il contenuto e altri elementi che aiutano a identificarlo e a organizzarlo in un archivio digitale. Nel processo di dematerializzazione, i metadati svolgono un ruolo importante nella gestione e nella ricerca dei documenti digitali perché consentono di creare una struttura di classificazione e di ricerca dei documenti, permettendo di trovare velocemente il documento che si sta cercando.
Entrambi. Ovviamente si tratta di due processi che comportano delle differenze procedurali: i documenti che hanno cessato la loro funzione
Mentre i documenti che vengono creati in cartaceo faranno parte di un flusso continuo.
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