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Tutte le nostre risposte alle tue domande

Domande e risposte sulla Gestione Documentale: da come gestire le PEC al funzionamento dei i software per la gestione documentale.

Conservazione Sostitutiva

  • È possibile cancellare per errore una PEC?

    La maggior parte dei provider PEC dispongono di una funzione di cancellazione veloce dei messaggi. Tale funzionalità è estremamente rischiosa, poiché un dipendente potrebbe inavvertitamente eliminare un messaggio di vitale importanza. Con Jazzy PEC Office è possibile inibire la cancellazione dei messaggi e, abbinando un servizio di conservazione sostitutiva, i messaggi vengono messi in salvo da eventuali errori umani.

     

  • Come posso conservare il valore legale dei messaggi PEC secondo la normativa?

    Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. Jazzy PEC Office si integra con tutti i sistemi di conservazione, sia installati nel software stesso sia di terze parti o residenti su provider esterni.

Gestione PEC

  • Come posso gestire lo spazio (talvolta limitato) delle mie PEC?

    Le PEC possono contenere allegati molto pesanti e spesso lo spazio delle caselle acquistate finiscono per esaurirsi rapidamente. Jazzy PEC Office evita di dovere acquistare altro spazio, poiché crea un archivio delle caselle PEC il cui spazio, oltre a essere nettamente superiore, è modulabile. In questo modo è possibile centralizzare i messaggi PEC e svuotare sistematicamente le caselle del provider.

  • La Posta Elettronica Certificata è uno standard internazionale?

    Non ancora. La PEC è obbligatoria solamente in Italia, anche se ne è stata chiesta l’internazionalizzazione.

  • Esiste il rischio che un messaggio PEC possa essere alterato o manomesso nel suo percorso tra il mittente e il destinatario?

    No. La PEC viene trasmessa attraverso modalità sicure utilizzando lo standard internazionale S/MIME v3 e sia il gestore del mittente sia quello del destinatario proteggono il contenuto assicurandone l’integrità.

  • Quando è meglio inviare messaggi via PEC?

    La PEC equivale alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto è auspicabile utilizzarla quando si inviano comunicazioni di carattere ufficiale, per i quali è opportuno certificare l’avvenuta consegna.

  • È possibile inviare e ricevere messaggi a utenti che utilizzano altri gestori di Posta Elettronica Certificata?

    Certamente, la normativa impone a tutti i gestori PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti.

  • Posso usare lo stesso indirizzo PEC per più società/aziende?

    Assolutamente no! La circolare n. 77684 del 9/5/2014 del Ministero dello Sviluppo Economico sancisce l’immediata procedura di cancellazione della casella dal registro imprese in caso di utilizzo della stessa per più società/aziende.

Jazzy LegalMail

  • Una PEC viene considerato un documento informatico anche se esportata dal sistema di posta?

    Sì, in quanto i messaggi inviati via PEC sono documenti informatici sottoscritti con firma digitale dal gestore di posta del mittente.

  • Se al termine dei 30 gg di prova decido di non acquistare il prodotto, le PEC sono ancora accessibili?

    Sì, come prima. Semplicemente il prodotto non offre più il servizio di invio e ricezione.

  • La PEC rimarrà archiviata nella casella di posta del provider?

    Dipende. È possibile stabilire, al momento della configurazione, se le PEC scaricate dalla casella del provider devono essere rimosse oppure no.

  • Come posso stabilire chi può leggere le e-mail PEC nel sistema di posta aziendale?

    Grazie alle policy di sicurezza impostate nel proprio server di posta elettronica aziendale, è possibile decidere chi può fare cosa (lettura o lettura+scrittura).

  • Come viene visualizzata la PEC in Outlook?

    All’interno di Outlook gli utenti avranno una cartella separata per ogni PEC che devono gestire. La PEC viene quindi visualizzata esattamente come le altre cartelle presenti nella propria casella di posta.

Jazzy PEC Office

  • Una PEC viene considerato un documento informatico anche se esportata dal sistema di posta?

    Sì, in quanto i messaggi inviati via PEC sono documenti informatici sottoscritti con firma digitale dal gestore di posta del mittente.

  • È possibile cancellare per errore una PEC?

    La maggior parte dei provider PEC dispongono di una funzione di cancellazione veloce dei messaggi. Tale funzionalità è estremamente rischiosa, poiché un dipendente potrebbe inavvertitamente eliminare un messaggio di vitale importanza. Con Jazzy PEC Office è possibile inibire la cancellazione dei messaggi e, abbinando un servizio di conservazione sostitutiva, i messaggi vengono messi in salvo da eventuali errori umani.

     

  • Come posso gestire lo spazio (talvolta limitato) delle mie PEC?

    Le PEC possono contenere allegati molto pesanti e spesso lo spazio delle caselle acquistate finiscono per esaurirsi rapidamente. Jazzy PEC Office evita di dovere acquistare altro spazio, poiché crea un archivio delle caselle PEC il cui spazio, oltre a essere nettamente superiore, è modulabile. In questo modo è possibile centralizzare i messaggi PEC e svuotare sistematicamente le caselle del provider.

  • Come posso conservare il valore legale dei messaggi PEC secondo la normativa?

    Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. Jazzy PEC Office si integra con tutti i sistemi di conservazione, sia installati nel software stesso sia di terze parti o residenti su provider esterni.

  • La ricerca delle PEC inviate e ricevute è complicata?

    No, assolutamente. Grazie ai sistemi di ricerca veloci e performanti, trovare un messaggio PEC inviato o ricevuto è semplice e rapido. Inoltre Jazzy PEC Office dispone del servizio di “rinconciliazione”, grazie al quale è possibile abbinare facilmente tutte le ricevute di accettazione e consegna generate dal messaggio inviato.

  • Come vengono tracciati gli accessi alle caselle PEC?

    Jazzy PEC Office memorizza la cronologia di tutte le attività eseguite da ogni utente attraverso il Log, rispettando la normativa GDPR.

  • Come posso differenziare gli accessi degli utenti alle caselle PEC?

    Jazzy PEC Office è un software per la gestione della posta elettronica certificata che si interpone tra le caselle PEC e gli utenti. Jazzy PEC Office può quindi gestire profili di accesso diversi secondo  criteri personalizzabili.

Valore Legale PEC

  • Una PEC viene considerato un documento informatico anche se esportata dal sistema di posta?

    Sì, in quanto i messaggi inviati via PEC sono documenti informatici sottoscritti con firma digitale dal gestore di posta del mittente.

  • Posso utilizzare la mia PEC per inviare messaggi per conto di qualcun altro?

    Tassativamente no! La PEC ha valore perché è nominativa e fa riferimento ai dati del titolare che l’ha registrata. Se si invia un messaggio PEC per conto di una terza persona, se pur consenziente, non si può avere nessuna certezza circa la sua identità, per cui il messaggio perde la validità legale.

  • È possibile inviare PEC a una casella di posta normale?

    Sì, i messaggi vengono correttamente inviati ma non si ha alcuna certezza dell’avvenuta consegna, di conseguenza le comunicazioni perdono il loro valore legale.

  • Chi può utilizzare le PEC?

    Chiunque sia titolare di una casella di Posta Elettronica Certificata, sia pubblico sia privato. La PEC è invece obbligatoria per le aziende, i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.

  • Che differenza c’è tra la raccomandata A/R e la PEC?

    La PEC è molto più economica e rapida di una raccomandata con ricevuta di ritorno. I messaggi PEC sono a tutti gli effetti delle raccomandate elettroniche che quindi puoi comodamente gestire all’interno del tuo sistema di posta aziendale. Inoltre con la PEC è possibile inviare messaggi multipli e multidestinatari e non è necessaria la presenza ficsica del destinatario al momento della consegna, idem per il ritiro.
    Con la PEC, infine, vengono certificati anche i contenuti dei messaggi.

  • Come posso essere certo che il messaggio PEC sia stata consegnato?

    Il fornitore PEC del destinatario invia il messaggio di avvenuta consegna: quella è la prova che il messaggio inviato è stato consegnato.

  • La PEC ha valore legale?

    Il valore legale della PEC è lo stesso di quello della raccomandata con ricevuta di ritorno valore legale sancito con il DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).