La gestione documentale, oggi, invita le aziende a dematerializzare→ l’archivio cartaceo. Ci sono però dei documenti particolari, che potrebbero fare eccezione.
Parliamo dei Documenti Unici, una tipologia di documenti la cui definizione potrebbe creare equivoci. Vediamo cosa sono questi documenti, e come conservarli e dematerializzarli correttamente.
Documenti Unici: cosa sono?
Per Documento Unico non si intende un documento originale. O, meglio, non solo.
Un Documento Unico è un documento che esiste, in originale, in un unico esemplare. Per comprendere meglio il concetto, facciamo riferimento alla definizione che dà il Codice dell’Amministrazione Digitale in merito ai documenti non unici:
I documenti originali non unici sono quelli per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Cosa significa di preciso? Che se un documento ha un suo corrispondente a cui riferirsi (anche se in possesso di altre persone), allora è Non Unico.
Un chiaro esempio è il contratto: le due parti interessate firmano due esemplari del documento, ognuno dei quali andrà a una parte. Succede lo stesso con le fatture: sono in possesso sia di chi le emette, sia di chi le riceve, ed entrambi gli esemplari hanno valore giuridico.
Se non esiste un altro esemplare (le copie non contano), invece, si tratterà di un Documento Unico. In altri termini, possono essere considerati “non unici” solamente i documenti il cui contenuto è ricostruibile attraverso la combinazione di altra documentazione; in caso contrario, si tratta a tutti gli effetti di Documenti Unici. Tipici esempi di documenti unici aziendali sono:
- schede carburante
- nota spese dei dipendenti
Documenti Unici: vanno conservati?
Buona parte dei documenti prodotti e conservati da un’azienda consiste in esemplari Non Unici. Ma in caso di Documento Unico sorge spontanea la domanda sulla sua conservazione: va fatta o meno?
La risposta ovviamente è sì: i Documenti Unici vanno conservati, come tutti gli altri documenti, secondo le norme che regolano la conservazione documentale.
La vera domanda è: come conservare un documento unico?
Posso dematerializzare un Documento Unico?
Come forse avrete già notato c’è una cosa che accomuna i Documenti Unici sopra elencati: si tratta quasi sempre di documenti analogici.
Oggi dematerializzare i documenti cartacei è una scelta sempre più diffusa e necessaria nelle aziende. Il Documento Unico, però, richiede attenzioni particolari. Vediamo perché.
Le motivazioni che spingono un’azienda a trasformare tutti i documenti in formato elettronico sono essenzialmente:
- liberare gli archivi
- consultare online, o comunque in digitale, la documentazione aziendale
- favorire i flussi e le procedure documentali
I vantaggi di consultare in digitale un documento sono evidenti: grazie alla metadatazione, la ricerca e la condivisione diventano nettamente più rapide, e i flussi si velocizzano.
La questione dell’eliminazione del cartaceo si complica quando si parla di Documenti Unici.
Il processo di dematerializzazione certificato→, equipara le copie digitali con gli originali analogici a livello giuridico, grazie al raffronto a opera di un notaio o Pubblico Ufficiale→, e permette di liberarsi fisicamente del cartaceo, che può essere letteralmente distrutto.
Con i Documenti Unici l’opzione di macero, però, non è consigliata. Le aziende possono quindi dematerializzare i Documenti Unici per favorire ricerca e consultazione, ma conservando gli originali unici in modalità cartacea.
Insomma, se da un lato i vantaggi di una conversione digitale della documentazione sono evidenti, dall’altro vi sono alcune casistiche per le quali è il caso di ragionare in modo diverso, come appunto quella dei Documenti Unici come schede carburanti e note spese.
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