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Conservazione Digitale

La dematerializzazione ha sgravato le aziende da costi superflui e archivi colmi di faldoni. Ma ora si pone un’ulteriore sfida: quella della conservazione digitale dei documenti. Cosa dice la normativa a riguardo?

Indice dei Contenuti

La Conservazione Digitale dei Documenti: cos’è, a cosa serve e perché è obbligatoria

Il ciclo di vita di un documento attraversa nel tempo una serie di fasi. Tale ciclo di vita, che inizia con la creazione del documento stesso, non si esaurisce quando questo documento esaurisce la sua funzione pratica:

un documento, per legge, deve essere conservato per un determinato periodo di tempo e secondo determinate modalità.

La gestione documentale ha però subito un graduale ma profondo mutamento nel corso degli ultimi decenni, spostando interi processi sulla sfera digitale.

Il documento informatico, proprio per sua natura, non può essere trattato come un documento cartaceo: formati diversi generano esigenze completamente differenti.

Differenti, quindi, sono le modalità di conservazione dei documenti informatici.

Meno del 10% delle aziende, però, conserva i documenti digitali a norma di legge.

Vediamo con ordine cosa significa conservare a norma i documenti digitali e perché le aziende dovrebbero ripensare ai propri processi documentali in ottica di conservazione.

Cosa significa conservare i documenti

Conservare un documento significa custodirlo e proteggerlo per prolungare la sua durata nel tempo.

La necessità di archiviare e conservare i documenti fa parte della nostra storia, poiché è nell’indole umana lasciare una traccia di sé nel tempo. Il documento, nel corso dei secoli, si è affermato come elemento di identità e l’istinto a conservarlo è oramai parte della nostra cultura.

Ma l’archiviazione documentale, digitale o cartacea che sia, non è solamente una concezione romantica di trasmissione dell’eredità.

Archiviare e conservare i documenti è prima di tutto una necessità pratica. Il documento, qualunque forma assuma, è una testimonianza, una prova.

Conservare un documento significa perciò proteggere la prova di qualcosa che è successo.

In ambito aziendale, conservare correttamente i documenti è essenziale in quanto questi possiedono una validità legale.

Il valore di un’impresa è infatti costituito in buona parte dal suo patrimonio informativo, quindi dai documenti, in qualunque forma: è perciò necessario possedere una memoria di tutto quello accade in azienda e proteggerla a 360°.

In caso di controlli fiscali o di contenziosi, l’unico asset realmente valido sarà proprio la documentazione relativa a quella determinata operazione. Una corretta classificazione dei documenti è quindi il primo passo per una gestione documentale ottimale, ma non c’è solo questo.

Dal documento cartaceo al documento digitale

La digitalizzazione delle imprese, si può dire, è partita da qui: dal documento digitale. La dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti hanno infatti cambiato radicalmente l’asset delle aziende, i processi documentali, gli spazi fisici e, di conseguenza, la gestione dell’archivio dei documenti. In tale contesto, la conservazione dei documenti informatici ha assunto nuovi paradigmi.

A cosa serve la conservazione digitale

La conservazione dei documenti informatici diventa, in tale ottica, uno dei temi più delicati quando si parla di organizzazione aziendale.

Se fino a qualche tempo fa per conservare un documento cartaceo bastava riporlo nel suo faldone, con il documento digitale la questione cambia: il documento informatizzato deve infatti sottostare a regole e procedure che appartengono al mondo informatico.

Secondo le linee guida sulla conservazione digitale, un processo documentale cartaceo può essere informatizzato, grazie alla dematerializzazione: Ma un processo che nasce digitale non può essere trasformato in analogico.

Nei prossimi paragrafi spiegheremo meglio questo concetto e quali sono i principi su cui strutturare una corretta gestione elettronica documentale in ambito di conservazione.

Archiviazione e conservazione: differenze

Nel linguaggio comune archiviazione e conservazione vengono spesso utilizzati come sinonimi.

In realtà si tratta di due approcci distinti, se pur analoghi, alla gestione documentale, una differenza resa molto più evidente quando si parla di documento digitale. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

Archiviare un documento, digitale o cartaceo che sia, significa salvarlo o memorizzarlo su un supporto per poterlo poi reperire facilmente in caso di necessità.

La conservazione documentale è, possiamo dire, di livello più alto, in quanto si traduce in una serie di procedure di classificazione, protocollazione e sicurezza che devono essere concepite sin dalla fase di creazione del documento stesso.

Nella pratica, se si tratta di conservare documenti cartacei, i faldoni dell’archivio dovranno essere organizzati secondo regole precise, i documenti classificati in registri per favorirne la reperibilità, gli spazi protetti da accessi non autorizzati e calamità ecc…

Per quanto riguarda il digitale, il processo di conservazione deve invece essere supportato da un sistema informatico in grado di garantire l’integrità, la sicurezza e l’indicizzazione dei dati, e di generare i cosiddetti “pacchetti” di cui parleremo nei paragrafi più avanti.

Conservare un documento digitale non è quindi come archiviare i documenti cartacei.

Le tipologie di archivio

L’insieme di norme per l’organizzazione, la conservazione e il funzionamento degli archivi si traducono nella disciplina dell’archivistica. Abbiamo già accennato a come il documento attraversi molte fasi nel corso della sua vita. Secondo i principi dell’archivistica, gli archivi si suddividono in tre categorie, che identificano proprio le fasi di vita del documento, sulla base della sua funzione.
Archivio corrente

che contiene tutti i documenti ancora in uso.

Archivio di deposito

dove vengono riposti i documenti che hanno esaurito la propria funzione quotidiana ma che possono essere ancora utili, ad esempio per accertamenti fiscali.

Archivio storico

dove vengono conservati tutti quei documenti che si è deciso di salvare e proteggere in quanto testimonianze storiche e culturali.

Conservazione Digitale vs Conservazione Sostitutiva: differenze

Altri due termini che spesso vengono confusi e utilizzati come sinonimi sono conservazione digitale e conservazione sostitutiva.

Anche in questo caso la differenza è sottile ma utile per comprendere i meccanismi della conservazione.

In sintesi, per conservazione sostitutiva si intende quel processo di conservazione di un documento dematerializzato, ossia di un documento che da cartaceo è stato trasformato in digitale.

La conservazione digitale, invece, corrisponde al processo di archiviazione e conservazione di tutti i documenti informatici, siano essi nati in formato digitale che dematerializzati.

Il processo di conservazione digitale

Arriviamo al punto saliente della questione: come fare a conservare i documenti digitali secondo la normativa?

La conservazione digitale deve essere supportata da sistemi, servizi e software per la conservazione in grado di garantire all’intero processo il rispetto delle norme e la sicurezza.

I pacchetti di versamento

Il processo di conservazione digitale si basa sulla generazione dei cosiddetti “pacchetti”.

Si tratta, in sostanza, di pacchetti dati nei quali vengono inclusi i documenti da conservare, metadati e tutti quegli elementi, come firma digitale e marcatura temporale, in grado di garantirne l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità.

I pacchetti, a loro volta, si suddividono in pacchetti di versamento, pacchetti di conservazione e pacchetti di distribuzione. Per comprendere meglio la differenza, è il caso di addentrarci più in profondità nel processo di conservazione.

Le fasi del processo di conservazione digitale a norma

Il processo di conservazione si suddivide in tre fasi principali.

1.

Il Produttore genera il documento, lo trasforma in un pacchetto di versamento, su cui appone la firma digitale e la marca temporale, per lo “versarlo” in conservazione, ovvero consegnarlo a chi ha la responsabilità della conservazione (un servizio in outsourcing, ad esempio).

2.

Il conservatore prende in carico il pacchetto di versamento, vi appone la propria firma digitale e marca temporale e lo converte in un pacchetto di conservazione.

3.

Il sistema di conservazione mette a disposizione dei soggetti interessati il pacchetto di distribuzione, che contiene una serie di metadati descrittivi finalizzati a alla fruizione e alla consultazione del documento stesso.

Firma digitale e marcatura temporale nel processo di conservazione

Nel processo di conservazione giocano un ruolo fondamentale i servizi fiduciari digitali  di autenticazione e certificazione dei documenti: la firma digitale e la marcatura temporale.

La firma digitale garantisce autenticità, integrità e validità di un documento.

La marcatura temporale stabilisce in maniera certa e univoca la data in cui un documento è stato creato e conservato.

Il responsabile della Conservazione

La normativa sulla conservazione stabilisce l’obbligo di nominare, all’interno dell’azienda o in outsourcing, un Responsabile della conservazione.

Questa figura, regolamentata dal DPCM 3 dicembre 2013 , ha il compito di strutturare il processo di conservazione e di vigilare sul suo corretto svolgimento.

È infatti il Responsabile della conservazione che appone la firma sui relativi pacchetti e a lui è affidato l’onere di redigere il Manuale della Conservazione.

Il Manuale della Conservazione Sostitutiva

Il Manuale di Conservazione, obbligatorio per tutte le aziende che strutturano un processo di conservazione sostitutiva o digitale, serve a delineare tutti i principi che regolano il processo stesso, il sistema di classificazione documentale, le misure di sicurezza adottate, i ruoli e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti.

Anche la stesura del Manuale di Conservazione può essere demandata a terzi, qualora si decida di affidarsi a un servizio di conservazione digitale in outsourcing.

Conservazione Digitale a norma: gli obblighi delle aziende

La normativa sulla conservazione sostitutiva o digitale parla di “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi (i documenti), il mantenimento del loro valore giuridico e legale”.

Le aziende iscritte al Registro delle Imprese devono adoperarsi per conservare i documenti digitali, garantendone integrità, autenticità e reperibilità.

Quali documenti conservare (e per quanto tempo)

Ecco quali sono i documenti che in azienda, per legge, è necessario conservare a norma:

Ma per quanto tempo bisogna conservare i documenti? La risposta è: dipende.

Ogni documento ha le sue regole di conservazione. Organizzare un archivio documentale, perciò, significa anche tenere conto del fattore spazio/tempo, per poter garantire la sicurezza ai documenti stessi.

Ecco una piccola lista di documenti e i corrispondenti anni di conservazione previsti dalla legge. Includiamo in questo elenco anche documenti di tipo privato, non sia mai che vi possa tornare utile.

Le normative sulla Conservazione Digitale

Tutto il tempo impiegato a impaginare, stampare, imbustare, affrancare la posta aziendale può risultare oneroso per le aziende. Persino avviare un ufficio postale interno spesso non risulta conveniente.

PEC 10 anni
Fatture 10 anni
Scritture contabili 10 anni
Dichiarazioni dei redditi 7 anni
Documenti relativi a detrazioni e benefici fiscali (fatture, assicurazioni , ecc…) 5 anni
Scontrini o prove d’acquisto (per la garanzia del prodotto) 2 anni
Documenti relativi a ristrutturazioni 15 anni
Ricevute di Imu, Ici, Tasi, Tari 5 anni
Bollo auto 3 anni
Cartella esattoriale relativa a Irpef, Iva o Irap 10 anni
Cambiali 3 anni
Pagamenti per prestazioni professionali (dentista, avvocato, ecc…) 3 anni
Multe 5 anni (2 anni se la multa è stata erogata dal Comune)
Bollette 5 anni per la luce, 10 anni per la telefonia, 2 anni per le altre utenze
Canone Rai 10 anni
Spese condominiali 5 anni
Affitto 5 anni
Mutuo 5 anni
Pagamenti effettuati a strutture turistiche 6 mesi
Ricevute di trasporto 12 mesi per le spedizioni effettuate in UE, 18 per quelle extraeuropee
Rette scolastiche, iscrizione a corsi e palestre 1 anno
CUD 5 anni
Buste paga e cedolini fino al pensionamento
Atti notarili (es. di compravendita, di donazione), i rogiti, i contratti, gli atti di matrimonio, gli atti di separazione e quelli di divorzio, attestati, diplomi per sempre

La Conservazione digitale è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), e dalle Linee Guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’organismo di vigilanza per quanto riguarda i servizi digitali.