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Gestione della Posta Elettronica Certificata

La gestione delle mail PEC è delicata: la PEC ha valore legale ed è importante che i dipendenti sappiano come gestire le email aziendali al meglio. Cosa fare se la casella si riempie? Come gestire la posta certificata scaduta? Come archiviare le e-mail certificate secondo la normativa? La risposta è nella scelta di un buon gestionale PEC.

Indice dei Contenuti

Cos’è la PEC e a cosa serve

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un particolare tipo di e-mail che conferisce valore legale alle comunicazioni elettroniche.

La gestione della PEC va quindi intesa come parte integrante dei processi documentali aziendali, proprio in luce della sua natura giuridica.

Per spiegare meglio cos’è la Posta certificata si potrebbe dire che si tratta, concettualmente, dell’equivalente digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno: come la raccomandata AR, la PEC certifica l’invio e la consegna di un messaggio garantendo al mittente la piena tutela in caso di contenzioso.

La differenza tra raccomandata e PEC sta quindi nel mezzo di trasmissione, analogico per la prima, digitale per la seconda.

In Italia la PEC si è affermata ormai da qualche anno come strumento di gestione della posta elettronica obbligatorio per aziende e professionisti. L’obbligo della PEC è però dettato da aspetti tecnici di particolare importanza, proprio in funzione della sua capacità di certificare le comunicazioni in entrata e ingresso.

Per capire meglio questo aspetto, vediamo come funziona la posta PEC e come vengono gestite le e-mail all’interno del sistema

Come funziona la Posta Certificata

Gestire una casella PEC è come utilizzare una casella e-mail normale. Nella pratica, cioè, inviare una PEC è esattamente come inviare un messaggio di Posta Elettronica Ordinaria. Ciò che cambia è la generazione, nel sistema PEC, di due avvenuta consegna e l’avvenuta ricezione del messaggio. Il funzionamento della PEC, quindi, non è quello della semplice e-mail e richiede la presenza di un intermediario, ossia di un gestore di Posta Elettronica Certificata. In sintesi, quando si invia un messaggio da una casella di Posta Elettronica Certificata, accade questo:

Il gestore del mittente:

  1. Prende in carico il messaggio
  2. Invia al mittente la ricevuta di accettazione
  3. Invia il messaggio al gestore del destinatario

A questo punto il gestore del destinatario:

  1. Prende in carico il messaggio
  2. Consegna il messaggio nella casella del destinatario
  3. Invia la ricevuta di consegna al gestore del mittente, che a sua volta la invia alla casella del mittente

Le ricevute PEC: accettazione e consegna

Per farvi comprendere meglio come funzionano la PEC, il sistema di certificazione e le ricevute di accettazione e consegna, torna di nuovo utile il paragone con la raccomandata.

Entrambe, PEC e raccomandata AR, generano ricevute che attestano l’avvenuta consegna del messaggio al destinatario.

Le ricevute della raccomandata sono cartacee e vengono generate dalle Poste (quando create il documento) e dal postino (quando consegna il messaggio).

Nel caso della PEC, invece, tutto avviene in digitale: le ricevute sono di fatto due messaggi che i server di posta inviano al mittente sotto forma di e-mail.

La ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna ▸, insieme, attestano e certificano l’effettiva consegna del messaggio elettronico al destinatario.

Nel corso del suo “viaggio”, infatti, il messaggio viene convertito in un pacchetto dati chiamato “busta di trasporto”. La busta di trasporto viene sottoscritta con una firma elettronica che garantisce la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio e che, detta in altri termini, lo certifica.

Obbligo della PEC

L’obbligo della PEC era già una prerogativa delle Pubbliche Amministrazioni ma, in linea con disposizioni europee, si è reso opportuno stabilire uno strumento comune per lo scambio di informazioni e comunicazioni di tipo legale, in grado di tutelare l’utente da eventuali manomissioni del messaggio. Ma quindi, tutti dobbiamo dotarci di una casella PEC per la gestione della posta? Dobbiamo obbligatoriamente utilizzare la Posta Elettronica Certificata con la Pubblica Amministrazione, tra privati o per comunicare con le aziende? Ovviamente no: se sei un libero cittadino, puoi decidere se acquistare o meno una casella PEC. La Posta Elettronica certificata è invece obbligatoria per altre tipologie di utenti:
  • Sei un’azienda? Devi avere una PEC.
  • Sei una ditta individuale? Allora devi aprirti una PEC.
  • Sei un libero professionista? Devi anche tu possedere una PEC.
  • Sei una Pubblica Amministrazione? La PEC è obbligatoria, non c’è scampo.

I limiti della PEC

La PEC è uno strumento che è entrato a far parte della nostra quotidianità lavorativa. Come tale, però, deve scontrarsi anche con una realtà socio economica in continua evoluzione e questa mutevolezza comporta qualche difficoltà.
Esistono infatti alcuni limiti intrinsechi della PEC che potresti dover gestire. Vediamo quali sono e, nei paragrafi successivi, vi spiegheremo come far fronte a queste problematiche.

  1. La PEC non è uno standard internazionale.
    Non significa che siamo gli unici a utilizzarla bensì che a oggi non esiste uno strumento univoco a livello mondiale o europeo (come invece è la fatturazione elettronica) per le trasmissioni elettroniche certificate.
    D’altro canto, però, l’Italia, con la PEC, è stato tra i pochi paesi ad attuare le disposizioni europee in materia di trasmissione di comunicazioni digitali.
  2. Le caselle PEC si riempiono velocemente poiché dispongono di spazio limitato. Ciò significa che se non si svuota periodicamente la casella, i messaggi rischiano di perdersi. Secondo la legge sulla PEC, però, se il messaggio non viene ricevuto perché la casella PEC è piena la responsabilità è di chi deve ricevere tale messaggio. Così come avviene con la raccomandata, il mancato ritiro del messaggio non può essere motivo di contestazione da parte del destinatario: la comunicazione risulta correttamente consegnata.
  3. I gestori di Posta Certificata sono obbligati a conservare la prova di consegna per un periodo nettamente inferiore (30 mesi) a quelli indicati dalle norme sulla conservazione dei documenti (10 anni).
  4. La PEC certifica il contenuto del messaggio, ma non gli allegati. Per certificare anche gli allegati è necessario abbinare la firma digitale.

Dove trovare un indirizzo PEC

Come si invia una PEC a un’azienda o a un ente di cui non si conosce l’indirizzo?

Trovare un indirizzo PEC è molto più semplice di quanto si pensi.

Se dovete inviare una PEC a un’azienda o a un libero professionista potete consultare lIndice Nazionale dei Domicili Digitali (INI-PEC), dove potrete trovare tutti i riferimenti PEC suddivisi tra Sezione Imprese e Sezione Professionisti.

Se invece avete la necessità di inviare un messaggio di Posta Elettronica Certificata a una Pubblica Amministrazione, potete avvalervi dell’Indice dei Domicili Digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori dei Pubblici Servizi.

Posta Elettronica Certificata: come averla

Abbiamo detto che l’obbligo della PEC riguarda solamente aziende, liberi professionisti e Pubbliche Amministrazioni. Ciò non toglie, però, che qualsiasi persona può aprire una casella PEC se lo ritiene necessario.

Nel prossimo paragrafo, infatti, spiegheremo bene quali sono i vantaggi della PEC in termini di sicurezza e quali garanzia dà questo sistema rispetto agli altri metodi di scambio delle comunicazioni per mezzo posta.

Aprire una casella PEC non solo è semplice ma anche molto economico.

Basterà rivolgersi a un gestore accreditato, ad esempio Infocert, e avviare la richiesta, fornendo tutti i dati necessari. In seguito il gestore vi fornirà la procedura per la configurazione e, in attimo potrete utilizzare la vostra casella PEC da web mail oppure dal Client.

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PEC e sicurezza

I tre principi della PEC

Inviare comunicazioni via PEC è quindi il metodo più sicuro per gestire la documentazione ufficiale, poiché si basa su tre principi fondamentali:

1. INTEGRITà

il messaggio arriva a destinazione “sano e salvo”

2. INALTERABILITÀ

durante il suo viaggio il messaggio non è stato modificato (come invece può avvenire con le e-mail normali)

3. CERTEZZA INVIO E RICEZIONE

il messaggio è stato senza ombra di dubbio ricevuto dal destinatario

Inoltre, la PEC certifica data e ora sia della spedizione sia della consegna, cosa che invece una raccomandata AR non fa.

PEC, email fax e raccomandata: differenze, analogie e utilizzi

Prima della PEC le raccomandate con ricevuta di ritorno e il fax erano gli unici strumenti in grado di assicurarci l’avvenuta consegna del messaggio al destinatario.

La raccomandata AR ci garantisce la certezza della consegna grazie alle ricevute. Il fax ha valore legale poiché certifica ora e data certe.

E l’e-mail?

Con l’avvento del digitale la Posta Elettronica si è affermata nel quotidiano diventando lo strumento per eccellenza di comunicazione, per lo meno in ambito aziendale.

L’email ordinaria, però, non si può impugnare in caso di contenzioso. 

Una normale e-mail, infatti, può essere facilmente alterata durante il tragitto.

Per questo motivo si è reso necessario individuare uno strumento di comunicazione informatica in grado di garantire la sicurezza e l’inalterabilità delle comunicazioni.

In sostanza, è molto probabile che in un futuro prossimo tutte le trasmissioni di Posta Elettronica, anche quelle private, rientreranno in un sistema di certificazione e autenticazione standardizzato, proprio in un’ottica di tutela dell’utente.

Il valore legale della PEC

Abbiamo detto che la PEC ha valore legale poiché, garantisce i tre principi di integrità, inalterabilità e certezza dell’invio e della ricezione.

Al di là degli obblighi di legge sulla Posta Elettronica Certificata, è sempre auspicabile utilizzare la PEC per lo scambio di documenti e dati di una certa rilevanza giuridica.

Quando la PEC perde il valore legale

Quando ci si ritrova a gestire le PEC e la documentazione ufficiale, è necessario tenere bene a mente alcuni principi (alidi anche per la raccomandata AR):

  • il valore legale della PEC, ovvero la possibilità di impugnarla in caso di contenzioso, è tale solamente quando il mittente ha in mano entrambe le ricevute (accettazione e consegna).
  • se il mittente ha ricevuto l’avvenuta consegna, non ha alcuna importanza cosa dica il destinatario. Non esistono contestazioni come “non ho letto la PEC”, “non ho visto la mail”, “la casella PEC è piena” o, ancora, “non ho ricevuto” la comunicazione: a fronte della ricevuta di avvenuta consegna, il messaggio è stato ufficialmente consegnato.
  • la ricezione di una PEC da parte del destinatario è sufficiente come prova dell’avvenuta consegna. La ricezione, NON la lettura.

Ne consegue che:

  • La validità legale di una PEC è tale solamente quando entrambe le caselle, quella del mittente e quella del destinatario, sono PEC: i server di posta tradizionale non sono infatti in grado di generare le ricevute di accettazione e/o consegna. È quindi possibile scambiare e-mail tra caselle PEC e non PEC, ma queste non avranno valore legale.
  • Di conseguenza, un messaggio PEC inoltrato a un indirizzo mail tradizionale non ha valore legale, poiché, di fatto, si tratta di una copia. Il messaggio certificato resta nella casella.
  • Per le stesse ragioni, un messaggio PEC “scaricato” nel Client di Posta Ordinaria non ha valore legale.

Valore giuridico delle e-mail: la differenza tra e-mail tradizionali e PEC

Un’e-mail tradizionale, con qualche sotterfugio tecnico, può essere facilmente manomessa. Inoltre la posta elettronica semplice non dà la certezza dell’avvenuta consegna.

La Posta Elettronica Certificata, invece, genera le ricevute di invio e consegna che possono essere utilizzate come prova legale dell’avvenuto invio.

Perciò se in caso di contenzioso ti trovassi a impugnare un’e-mail normale, è molto probabile che questa non venga presa in considerazione.

Riferimenti normativi

La normativa PEC attribuisce all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il ruolo di organismo ufficiale di vigilanza sulla Posta Elettronica Certificata. L’AgID, infatti, stabilisce le regole tecniche per la trasmissione dei messaggi PEC e gestisce l’accreditamento dei gestori di Posta Elettronica Certificata.

La legge sulla PEC si può riassumere nei seguenti rifermenti normativi:

PEC e firma digitale

Nel paragrafo dedicato ai limiti della PEC abbiamo accennato a come la Posta Certificata sia in grado di certificare il contenuto del messaggio (a differenza della raccomandata) ma non degli eventuali allegati.

La PEC, inoltre, non certifica l’identità del mittente.

Per questi motivi è auspicabile abbinare alla PEC un altro strumento: la firma digitale.

La firma digitale ha lo stesso valore legale della firma autografa e certifica l’identità del mittente.

Firma digitale e Posta Certificata sono quindi strumenti che, servono a dare valore legale alle comunicazioni e a i messaggi informatici: la prima per autenticare il documento, la seconda per certificare la trasmissione del documento. Se utilizzati insieme, quindi, offrono maggiori garanzie.

La Gestione della Posta Elettronica Certificata in azienda

L’email è ormai da anni diventata lo strumento professionale per eccellenza.

Se lavori in ufficio, buona parte della tua vita lavorativa si trova nella casella e-mail. Documenti, appuntamenti, contrattazioni… tutto (o quasi) passa attraverso la posta elettronica.

Questa enorme quantità di informazioni che circolano nella casella, se non gestita in modo metodico e strutturato, rischia però di portare più confusione che benefici.

Ma andiamo a step e iniziamo con l’analizzare quali sono le principali difficoltà quando si parla di gestione delle e-mail aziendali.

La gestione delle PEC aziendali: problemi e difficoltà

Quando si entra a far parte di un’azienda la prima cosa che viene fornita al nuovo dipendente è proprio la casella di posta aziendale nominativa.

È facile, però, che oltre alla casella nominativa un dipendente si ritrovi a gestire altre caselle, sia di Posta Ordinaria sia di Posta Certificata.

Non tutti, però, sanno come usare la PEC in modo corretto.

Gestire le PEC non è come gestire le email aziendali: attraverso le PEC si trattano dati e documenti aziendali di una certa rilevanza.

La gestione delle mail PEC diventa un’attività chiave all’interno di un’organizzazione poiché coinvolge un ampio numero di uffici e persone. La gestione della Posta Certificata diventa quindi un vero e proprio processo e, come tale, necessita di un metodo strutturato per far sì che questo funzioni.

Vediamo insieme quali sono gli attriti che più spesso compromettono il corretto scorrere di questo workflow documentale e, di conseguenza, come usare la posta certificata in modo efficace ed efficiente

1. Gestire le ricevute generate da una PEC

Iniziamo da un piccolo problema, apparentemente banale ma che rallenta di gran lunga le operazioni relative alla gestione delle mail PEC.

Ogni qualvolta inviate una PEC, avete:

– il vostro messaggio

– una mail in entrata che attesta l’avvenuto invio

– una mail in entrata che attesta l’avvenuta consegna.

Tre messaggi che fanno riferimento a una sola PEC inviata. Tre messaggi che si trovano fisicamente in due cartelle diverse (posta inviata e posta in entrata). Due ricevute che spesso non arrivano nello stesso momento.

Che usiate una webmail o un client di posta, le ricevute vengono trattate come un qualsiasi altro messaggio ricevuto, pertanto ripescarle fra la moltitudine di e-mail PEC risulta estremamente macchinoso.

In caso di controllo, o per qualsiasi necessità, è invece fondamentale riuscire a recuperarle in modo rapido: sono la vostra prova che quel messaggio è stato inviato.

Nel gergo tecnico si chiama “riconciliazione”: la necessità di radunare con facilità i tre messaggi che genera la vostra PEC. Pensare di fare tutto a mano diventa improponibile. Il rischio di perdere documenti importanti è reale.

2. Gestire una PEC e una casella di posta normale

Un altro problema che devono affrontare tutti coloro che gestiscono le PEC è il dover continuamente uscire dalla casella di posta tradizionale per entrare nella casella di Posta Certificata e viceversa.

In altre parole, dover gestire due caselle di posta, una normale e una certificata, separatamente. Entrare e uscire continuamente dalle varie caselle è una scomodità che fa perdere un sacco di tempo.

Molti, per centralizzare la gestione delle e-mail aziendali, inoltrano il messaggio PEC nella propria casella di posta normale e la gestiscono da lì.

Molti provider PEC permettono di impostare automaticamente lo scaricamento delle PEC nel Client di posta ordinario.

Di fatto, però, il messaggio PEC che viene visualizzato nella casella ordinaria NON è il messaggio PEC originale bensì una copia. Che, in quanto tale, non ha valore legale: è come fotocopiare un documento originale.

3. Gestire tante PEC e tanti destinatari

Inviare una PEC in copia nascosta (bcc o ccn) non è permesso dalla normativa PEC. O, meglio, per le stesse ragioni riportate nel paragrafo precedente, le copie dei messaggi PEC perdono il loro valore legale.

Le aziende, però, si ritrovano spesso nelle condizioni di dover inviare lo stesso contenuto a tanti destinatari, o addirittura inviare massivamente tanti documenti a tanti destinatari diversi (ad esempio le bollette).

4. Più utenti accedono alla stessa PEC

Arriviamo a uno dei temi più delicati quando si parla di accesso ai dati aziendali: quello della sicurezza.

Partiamo dall’inizio.

Iniziamo col sottolineare come la casella PEC è aziendale, non nominale. La password è quindi unica e, se molti utenti vi accedono, la condivisione delle credenziali crea non pochi problemi di tutela dei dati e di tracciamento delle operazioni (chi ha fatto cosa?).

Inoltre, per ovvie esigenze organizzative, spesso le aziende dispongono di due o più PEC, ognuna dedicata a uffici o workflow specifici. E non è detto che a ogni ufficio corrisponda solo una casella PEC. Né che, al contrario, a ogni casella PEC corrisponda un solo ufficio. Ogni divisione aziendale fa parte di processi più ampi, che necessitano di condivisione dei dati per garantire lo svolgimento di flussi documentali.

Insomma, nelle organizzazioni gestire le PEC a livello di accesso e condivisione non è mai semplice.

5. Gestire le PEC quando sei fuori ufficio

Viviamo in un mondo in mobilità e la vita da ufficio si sta evolvendo.

Dobbiamo realmente far fronte a un cambiamento sociale, dove il computer è divenuto solo uno dei tanti strumenti attraverso cui vivere il lavoro.

Come fare, quando si tratta di gestire una PEC, a garantire le stesse performance di quando si è tra le 4 mura di un’azienda? Come leggere le PEC su iPhone o Android? Come permettere ai commerciali che lavorano in mobilità di integrarsi nei flussi documentali aziendali, senza compromettere la sicurezza delle informazioni?

Con la PEC non si scherza: è necessario che, anche chi lavora fuori ufficio, possa gestirla in totale sicurezza e comodità.

6. La casella PEC si riempie in fretta

Qui subentra il problema di molte caselle PEC: quello dello spazio. Molte caselle non dispongono di sufficienti giga e spesso le aziende o i liberi professionisti si trovano davanti a un bivio: continuare a svuotare quotidianamente la casella o acquistare altro spazio.

Quello della casella PEC piena e dello svuotamento della casella PEC è una noia non da poco e questo per tre ragioni sostanziali.

La prima, perché le caselle PEC tendono a riempirsi in fretta e la manutenzione necessita di tempo.

La seconda riguarda l’aspetto legale: la mancata ricezione di un messaggio a causa della casella PEC piena è responsabilità di chi possiede questa casella.

La terza ha che fare con la conservazione della PEC, di cui parleremo nei paragrafi successivi: la PEC è un documento a tutti gli effetti e, come tale, va conservata per legge per 10 anni. Il gestore della casella, però, è vincolato a conservare i dati solamente per 30 mesi.

Centralizzare la gestione della Posta Elettronica Certificata: come farlo e perché

Gestire più caselle PEC e di Posta Ordinaria significa aver a che fare con un abbondante flusso di e-mail e dati. Il primo rischio di chi deve gestire tante caselle è proprio la perdita di queste informazioni.

Finché si tratta di e-mail normali oramai le aziende si sono dotate di sistemi in grado di far accedere i propri dipendenti alle varie caselle da un’unica interfaccia. Basta pensare alla possibilità che dà Outlook di gestire più account da una visualizzazione unica.

Ma cosa succede quando, oltre alle e-mail ordinarie, bisogna gestire anche una o più caselle PEC, magari di provider differenti (LegalMail, Aruba, Register…)?

Continuare ad accedere singolarmente a ogni account, con un continuo spostamento da un ambiente all’altro, è oramai impensabile per le aziende di oggi.

Anche la questione della multiutenza, nella gestione delle PEC, è un tema delicato poiché la condivisione della password aumenta il rischio di compromettere la sicurezza dei dati.

Possiamo quindi affermare che la gestione della PEC può rallentare di molto l’operatività delle risorse e interrompere con frequenza le attività di routine. Centralizzare la gestione delle PEC e delle mail grazie a strumenti di integrazione o gestionali PEC è quindi il primo passo per garantire alla propria azienda sicurezza ed efficienza operativa.

Integrare la PEC con la Posta Ordinaria

Una prima soluzione per centralizzare la gestione della Posta Elettronica è l’integrazione della PEC con Exchange, Outlook, Notes o GMail.

Nel mercato l’unico plugin che permette di integrare la PEC con la casella di posta, senza compromettere la validità giuridica dei messaggi, è a.gopec, uno strumento disegnato da Ardesia Srl e rivenduto anche da alcuni dei principali gestori di Posta Certificata, come Infocert.

Grazie a questa integrazione potete leggere la PEC su Gmail, Exchange o Outlook come fosse un messaggio normale, garantendo il valore legale dei messaggi certificati.

La casella PEC vi apparirà come una delle cartelle che avete nella posta.

Integrare le e-mail aziendali e le PEC, ad esempio configurando una casella LegalMail su Outlook, gestendo cioè tutte le varie caselle in un unico posto, è quindi la soluzione che permette maggiori vantaggi in termini sia di organizzazione aziendale sia di efficienza e operatività delle risorse.

I principali vantaggi dell’integrazione, lato utente, sono:

  • la familiarità con l’interfaccia: utilizzare una PEC in una casella, come quella Outlook, che già si sa utilizzare.
  • Condivisione dell’account PEC senza dispersione delle informazioni.
  • Utilizzo della rubrica aziendale, con la possibilità di inviare i messaggi utilizzando direttamente la rubrica di Outlook, ad esempio.
  • Utilizzo di una sola password per gestire tutte le caselle, PEC e normali.
  • La casella PEC, con dimensioni limitate, può essere costantemente svuotata.
  • Lo spazio di lavoro è unico e, di conseguenza, senza distrazioni.

Anche gli amministratori di sistema possono trarre molti benefici dalla gestione integrata:

  • Non è necessario intervenire utente per utente per installare i componenti di integrazione, ma si può centralizzare tutto lato server (Domino o Exchange).
  • Non è necessario modificare nulla nell’architettura del sistema poiché le configurazioni possono essere fatte nativamente.
  • L’accesso alla PEC viene controllato attraverso il sistema di sicurezza del server Exchange o Domino stesso.
  • Tutti i messaggi vengono centralizzati su server.

Il Gestionale PEC

Un gestionale PEC è un software che permette di gestire la Posta Certificata in modo centralizzato e protetto.

Da un lato, il gestionale scarica tutte i messaggi, anche provenienti da caselle differenti, in un unico ambiente e riconcilia i messaggi inviati con le rispettive ricevute di accettazione e consegna.

Centralizzare la gestione della Posta Certificata grazie a un gestionale PEC ▸ vi garantisce il pieno controllo di tutti i workflow amministrativi, fino al versamento della PEC in conservazione.

Nei gestionali di Posta Certificata più evoluti è anche possibile impostare lo svuotamento automatico della casella PEC, in modo da scaricare i messaggi in uno spazio più ampio (quello del gestionale, appunto) e liberare giga dal provider.

Ricordatevi che uno dei maggiori nemici delle aziende è proprio il disordine digitale e che, con l’aiuto degli strumenti giusti, potete garantire maggior efficienza e sicurezza.

Dall’altro, permette una gestione multiutente degli accessi, dove ogni dipendente può gestire i messaggi sulla base di policy e permessi in linea con le direttive aziendali.

In pratica, se tanti dipendenti accedono alla stessa (o alle stesse) PEC, ognuno di loro dispone di un proprio profilo e di proprie credenziali e la password della casella resta dominio esclusivo del responsabile IT o dell’amministratore.

Tutte le operazioni che vengono svolte in relazione alla Posta Certificata vengono quindi loggate e tracciate: è sempre possibile, cioè, risalire all’autore di ogni singola operazione.

Ed è possibile decidere i livelli di operabilità: un responsabile avrà permessi diversi rispetto a un subordinato. Ad esempio, il primo potrebbe avere i permessi per leggere e inviare mentre il secondo potrà solamente visualizzare i messaggi e smistarli a chi di competenza.

I vantaggi di utilizzare un gestionale PEC sono quindi molteplici, sia in termini di organizzazione sia in termini di sicurezza.

Centralizzare la gestione della Posta Certificata grazie a un gestionale PEC

La Conservazione della PEC

Come abbiamo accennato nei precedenti paragrafi, i messaggi di Posta Elettronica Certificata sono a tutti gli effetti documenti legali. Secondo la legge i documenti vanno archiviati e conservati (link a Focus Conservazione Digitale) per un determinato periodo e secondo determinate modalità.

Nel caso della PEC, l’obbligo di conservazione è pari a 10 anni. Si tratta di un dettaglio che le aziende non devono sottovalutare in quanto la scadenza della PEC è molto più breve: il provider di Posta Certificata, infatti, è tenuto a conservarla solamente per 30 mesi.

È quindi indispensabile integrare alla gestione della PEC un servizio di conservazione-> (link a pagina a.docukey) che ne prolunghi la vita.

A sua volta, tale processo di conservazione, essendo la PEC un documento nativo digitale, deve seguire determinate procedure informatiche.

Non è infatti possibile, ad esempio, stampare una PEC e archiviarla in un faldone: se un documento nasce digitale, il processo di conservazione deve rimanere digitale.

La PEC in Europa: il Mercato Unico Digitale Europeo

La PEC a oggi non è uno standard internazionale, né comunitario.

Perché, quindi, in Italia abbiamo introdotto la PEC per la gestione della corrispondenza ufficiale?

Oramai tutti sappiamo che la Comunità Economica Europea è nata per il libero scambio di merci e persone all’interno dei confini europei.

In pochi, invece, sono consapevoli che nell’ambito del progetto comunitario vi è anche un altro obiettivo: la creazione di un mercato unico digitale.

Il Mercato Unico Digitale Europeo nasce proprio con lo scopo di standardizzare gli strumenti informatici per le transazioni e le comunicazioni ▸, in modo tale da garantire, per tutti i paesi, un modello univoco che faciliti tutte le operazioni commerciali.

Rientrano nel progetto, ad esempio, l’abbattimento delle tariffe del roaming e la fatturazione elettronica (link a pagina Focus Fatturazione Elettronica).

In materia di certificazione delle comunicazioni, a oggi l’Unione Europea non ha definito uno standard bensì ha dato alcune linee guida per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel Mercato europeo comune (Regolamento eIDAS).

L’Italia è stato il primo paese europeo a mettere in pratica queste disposizioni e a creare uno strumento, la PEC, per dare una garanzia alle comunicazioni di posta elettronica.