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Multicanalità e Postalizzazione

Dalla carta al digitale, e viceversa: la postalizzazione massiva si è evoluta.
Arrivare al cliente, oggi, significa gestire la corrispondenza attraverso più canali, coordinando e monitorando in modo strutturato le spedizioni dei documenti tramite posta, e-mail, PEC, SMS. È arrivata l’epoca della multicanalità.

Indice dei Contenuti

La corrispondenza nell’era del web

Viviamo in un’epoca in cui digitale e analogico convivono.
Per quanto la digital transformation in ambito di gestione documentale (e non solo) sia un processo oramai ben avviato e definito, molte aziende si trovano tutt’ora a gestire enormi flussi di documenti cartacei.
Al contempo, però, soprattutto le nuove generazioni sono abituate ad accedere alle informazioni e ai servizi attraverso strumenti digitali.
Questa eterogeneità del pubblico mette le aziende dinnanzi a nuovi paradigmi della comunicazione.

Differenziare i canali di contatto con i propri Clienti è divenuto oramai essenziale per personalizzare i servizi e avvicinarsi al pubblico.

Dalla Postalizzazione massiva alla Multicanalità

I clienti oggi si dividono in due tipologie di utenze: quelli che utilizzano gli strumenti informatici e quelli che non li utilizzano.

L’invio di bollette, fatture, contratti ecc… non avviene più solamente per mezzo posta: analogico e digitale sono due approcci che convivono e le aziende devono essere in grado di gestirli entrambi, contemporaneamente.

La postalizzazione massiva si è quindi evoluta e ha abbracciato il mondo digitale integrando diversi strumenti e servizi, per permettere alle aziende una gestione completa e strutturata dei canali di comunicazione.

Cos’è la Multicanalità

L’evoluzione della postalizzazione si traduce quindi in un utilizzo combinato di tanti canali per creare e mantenere le relazioni, dialogare, erogare i propri servizi. La multicanalità, però, non deve essere percepita solamente come una pluralità di strumenti di comunicazione:

la multicanalità è una vera e propria strategia di relazione ▸, che permette alle aziende di avvicinarsi ai propri clienti e aumentare la brand identity.

I vantaggi della Multicanalità

Migliorare e personalizzare l’esperienza dell’utente fornendogli il canale più appropriato per la fruizione dei servizi è quindi una grossa opportunità per le aziende.

I vantaggi della multicanalità sono molteplici:

Comunicazione più efficace

Ogni utente fruisce delle informazioni in modo personalizzato. Individuare i canali più giusti per ogni tipologia di cliente aumenta la garanzia che questi ricevano e leggano le comunicazioni.

Riduzione dei costi e sostenibilità

Ottimizzare i flussi documentali e comunicativi, strutturandoli in modo mirato, fa sprecare meno tempo e risorse.

Ottimizzazione dei flussi di cassa

La ricezione dei documenti si velocizza e riduce i tempi di incasso.

Brand Identity

Le aziende che dimostrano di pensare prima al cliente aumentano la loro reputazione.

Cos’è la Postalizzazione: definizione, utilizzi e vantaggi

Come abbiamo sottolineato, siamo nell’era della dematerializzazione ma questo non significa che tutto sia diventato digitale.

Molte aziende utilizzano ancora molto il cartaceo per comunicare con i propri clienti e devono quindi governare enormi flussi di posta massiva.

Se per il B2B molti documenti non hanno più senso di esistere in versione cartacea, per chi deve gestire la clientela finale la carta ha ancora un certo peso.

Ecco che accorre in aiuto un servizio molto utile per le aziende che devono gestire la propria comunicazione cartacea: la postalizzazione massiva. Il significato è molto semplice.

Per postalizzazione si intende l’insieme di tutte quelle attività che fanno parte dell’iter della corrispondenza: dalla creazione del documento, alla stampa, all’imbustamento, fino alla spedizione al destinatario.

Si parla poi di postalizzazione massiva proprio perché la mole di lettere da inviare raggiunge una certa importanza e non è pensabile gestire singolarmente l’invio di documenti personalizzati (come le bollette) utente per utente.

Un servizio di posta massiva offre tariffe agevolate e permette di abbattere i costi di spedizione: a fronte di grosse quantità, il prezzo di imbustamento e spedizione si abbassa.

La multicanalità e la postalizzazione online: software e servizi

La postalizzazione, è uno dei settori in cui maggiormente si esprime quell’integrazione tra analogico e digitale che caratterizza i nostri tempi.

Oggi non è più pensabile gestire enormi flussi di corrispondenza senza uno strumento informatico.

Esistono nel mercato software e servizi per la postalizzazione e la multicanalità che permettono di organizzare tutte le attività di postalizzazione, dalla creazione del documento alla consegna della posta, via web.

Ecco come funzionano i software per la postalizzazione massiva e la multicanalità.

I software per la postalizzazione e la multicanalità

Grazie agli strumenti web è possibile avvalersi di un servizio di composizione, stampa, imbustamento e postalizzazione massiva, invio multicanale (tramite SMS, PEC o e-mail) stando comodamente seduti sulla poltrona del proprio ufficio.

I software per la postalizzazione e la multicanalità, infatti, permettono di progettare tutta la comunicazione aziendale tenendo conto dei differenti canali di contatto con gli utenti. Si tratta di un approccio che permette di mantenere compatta l’immagine coordinata dell’azienda e di rafforzare il brand.

Questi strumenti permettono, in sintesi, di:

  • Impaginare il documento direttamente on-line, mantenendo coerenza tra la versione destinata alla carta e quella destinata, ad esempio, alle e-mail.
  • Decidere come stampare la comunicazione, se in bianco e nero o a colori, solo fronte o fronte e retro ecc…
  • Se si tratta di documenti cartacei, inviare i documenti in stampa, farli imbustare dal postalizzatore nel caso di servizio in outsourcing
  • Se si tratta di documenti digitali, di inviarli ai propri clienti attraverso il canale (o i canali) prescelti.
  • Scegliere il vettore più idoneo alla spedizione.
  • Monitorare lo stato di invio dei documenti, sia digitali sia cartacei. Il tutto in tempo reale.

Gli svantaggi di gestire la postalizzazione multicanale in casa

Tutto il tempo impiegato a impaginare, stampare, imbustare, affrancare la posta aziendale può risultare oneroso per le aziende. Persino avviare un ufficio postale interno spesso non risulta conveniente.

L'errore numero uno delle aziende è proprio demandare le attività a uffici nati in realtà per svolgere altro.

“Lo fai tu perché altrimenti non lo fa nessun altro”. Il risultato? Lavori approssimativi e collaboratori in burnout.

Una delle attività che rientrano in questo perverso meccanismo è proprio quello della gestione della posta e della corrispondenza aziendale.

Quanto tempo impiega la tua segreteria a spedire le raccomandate aziendali? Quanto ci vuole al tuo ufficio amministrazione per preparare, stampare e imbustare tutte le fatture e i solleciti? Quanto ci mette il tuo ufficio marketing a impaginare, affrancare e spedire tutte le comunicazioni informative o pubblicitarie?

E, soprattutto, quanto ti costa il tempo che tutti questi uffici tolgono a quelle che dovrebbero essere le loro attività primarie?

La postalizzazione in outsourcing aiuta a ridurre i costi di gestione. In che modo?

Un postalizzatore è in grado di avvalersi delle tipografie e degli spedizionieri più strategici, con i quali avrà stretto convenzioni vantaggiose sui grandi numeri.

Le tariffe della posta massiva sono perciò più basse rispetto a quelle offerte, ad esempio, da Poste Italiane e consentono alle aziende di risparmiare notevolmente.

Come funziona un servizio di postalizzazione e multicanalità in outsourcing

I servizi di postalizzazione massiva possono risultare essenziali per molte aziende in quanto permettono di abbattere i costi e ottimizzare il servizio al cliente.

A quali aziende conviene avvalersi di un servizio di postalizzazione massiva in outsourcing? Gli esempi sono molti:

→ Tutte le aziende multiutility, che devono inviare le bollette agli utenti.

→ Le banche, che inviano estratti conto, contratti, contabili ai clienti.

→ Gli uffici marketing, che inviano comunicazioni pubblicitarie e offerte.

→ Gli uffici amministrativi per la postalizzazione di fatture cartacee o raccomandate al cliente finale.

→ Le Pubbliche Amministrazioni per la riscossione dei tributi.

L’invio massivo delle PEC

L’invio massivo della Posta Elettronica Certificata è un tema delicato per chi si occupa di gestione documentale.

La PEC è un sistema che permette ai messaggi di posta elettronica di acquisire valore legale grazie a un sistema di certificazione dei messaggi.

La necessità di spedire in modo massivo le PEC può essere di due tipi:

  • Inviare una PEC a tanti destinatari
  • Inviare tante PEC a tanti destinatari

La questione del multi-invio, quando si parla di PEC, va però in conflitto con il principio di autenticità proprio della Posta Certificata.

Per legge, l’invio multiplo delle PEC non è possibile o, meglio, non è permesso in termini di invio in copia nascosta. Questo perché i sistemi di invio per Ccn spediscono, di fatto, una copia della comunicazione, non la comunicazione PEC originale.

Per spedire PEC in modo massivo senza compromettere l’autenticità di ogni singolo messaggio (quindi il suo valore legale) è indispensabile che il servizio di postalizzazione e multicanalità supporti il processo di certificazione di ogni singola comunicazione.