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Gestione Centralizzata della Casella PEC

Perché la PEC? Le differenze con l’e-mail tradizionale 

Perché in Italia abbiamo introdotto la PEC per la gestione della corrispondenza ufficiale? La riposta è proprio in quella parolina: “ufficiale”.

Prima della PEC inviavamo le raccomandate con ricevuta di ritorno, l’unico strumento in grado di assicurarci l’avvenuta consegna del messaggio al destinatario. La raccomandata AR ci garantiva quindi una validità legale in caso di contestazione.

Qual è la differenza tra la raccomandata e la PEC? Nessuna. Per lo meno per quanto riguarda il suo utilizzo: la Posta Elettronica Certificata è l’alter ego digitale della raccomandata A/R.

Se lo scopo di questi due sistemi comunicativi è identico, lo stesso non vale per quanto riguarda il loro funzionamento, ovviamente. Abbiamo infatti un sistema analogico, che segue le logiche della carta, e uno digitale, che deve sottostare a meccanismi di tipo informatico.

Cerchiamo di farla semplice.

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OK, APPROFONDIAMO!

Entrambe, PEC e raccomandata AR, generano ricevute che attestano l’avvenuta consegna del messaggio al destinatario. Ma le ricevute della raccomandata sono cartacee e vengono generate dalle Poste (quando create il documento) e dal postino (quando consegna il messaggio).

Per la PEC, invece, le ricevute vengono generate automaticamente da un sistema informatico. In altre parole, quando inviate una PEC riceverete una ricevuta di avvenuto invio (da parte del vostro gestore di posta) e una ricevuta di avvenuta consegna (da parte del gestore di posta del destinatario).

Le difficoltà nella gestione di una PEC aziendale

Normalmente un’azienda si rivolge a un provider di Posta Certificata e acquista una o più caselle PEC per la gestione delle e-mail ufficiali: dagli ordini alle fatture, dai contratti ai solleciti.

La gestione delle mail PEC diventa così un’attività chiave all’interno di un’organizzazione poiché coinvolge un’ampio numero di uffici e persone. La gestione della Posta Certificata diventa quindi un vero e proprio processo e, come tale, necessita di un metodo strutturato per far sì che questo funzioni.

Vediamo insieme quali sono gli attriti che più spesso compromettono il corretto scorrere di questo workflow documentale.

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Gestire i messaggi generati da una PEC

Iniziamo da un piccolo problema, apparentemente banale ma che rallenta di gran lunga le operazioni relative alla gestione delle mail PEC.

Ogni qualvolta inviate una PEC, avete:

  • – il vostro messaggio;
  • – una mail che attesta l’avvenuto invio
  • – una mail che attesta l’avvenuta consegna.

Tre messaggi che fanno riferimento a una sola PEC inviata. E non sempre sono messaggi ravvicinati.

Capito di quale problema stavamo parlando? Nel gergo tecnico si chiama “riconciliazione”: la necessità di radunare con facilità i tre messaggi che genera la vostra PEC (o quelle generate da una PEC in entrata).

Pensare di fare tutto a mano diventa improponibile. Il rischio di perdere documenti importanti è reale.

Inoltre, che usiate una webmail o un client di posta, subentra sempre una stessa difficoltà: le ricevute vengono trattate come un qualsiasi altro messaggio PEC ricevuto, pertanto ripescarle fra la moltitudine di e-mail PEC risulta estremamente macchinoso.

Mettiamo caso che la vostra casella disponga della funzione di ricerca per parola chiave. Avete bisogno della ricevuta di consegna del contratto che avete inviato al vostro cliente. Provate a inserire “azienda XXX” nel campo con la lente di ingrandimento.

Su, fate una prova: quanto tempo impiega il servizio a trovare quello che cercate? Un’infinità di tempo, ci scommettiamo.

In caso di controllo, o per qualsiasi necessità, è invece fondamentale riuscire a individuare in modo rapido tutte le ricevute che riferiscono a una PEC: è la vostra prova che quel messaggio è stato inviato.

La soluzione al problema

Per ovviare a questa lentezza nella riconciliazione vengono in aiuto i software per la gestione delle PEC: si tratta di programmi in cui la funzione di ricerca rapida funziona in modo efficace e veloce.

Sembra una banalità ma si tratta di un vero e proprio motore di ricerca interno e, se avete un po’ di familiarità con Google, capite bene come sia necessario che questo strumento di ricerca sia performante e ben strutturato per funzionare come si deve.

Inoltre, questi gestionali PEC permettono di organizzare tutti i messaggi con tag e categorie, per rendere ancor più facile il ritrovamento dei documenti.

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Gestire una PEC e una casella di posta

Un altro problema che devono affrontare tutti coloro che gestiscono almeno una PEC è il dover continuamente uscire dalla casella di posta tradizionale per entrare nella casella di Posta Certificata e viceversa.

In altre parole, dover gestire due caselle di posta, una normale e una certificata, separatamente.

Molti, per centralizzare la gestione delle e-mail aziendali, fanno una cosa: inoltrano il messaggio PEC nella propria casella di posta normale e la gestiscono da lì.

Ehi tu, che ci stai leggendo: sei colpevole di aver fatto questa castroneria?

Se no, è perché probabilmente sai già che non si deve fare.

Se sì ti conviene tenere bene a mente, d’ora in avanti, questo principio: i messaggi di Posta Certificata inoltrati con una mail normale perdono la loro validità legale.

Ripeti con noi: i messaggi di Posta Certificata inoltrati con una mail normale perdono la loro validità legale.

Capiamo che sia scomodo uscire e rientrare continuamente in ottomilamiliardi di caselle. Ma la soluzione c’è. Quale?

La soluzione al problema

Esistono dei plugin che permettono di integrare le PEC nei sistemi di posta tradizionali.

Grazie a queste integrazioni, potete quindi leggere la PEC su Gmail, Exchange o Outlook come fosse un messaggio normale, garantendo il valore legale dei messaggi certificati.

La casella PEC vi apparirà come una delle cartelle che avete nella posta.

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Gestire tante PEC e tanti destinatari

Lavorate in un ufficio amministrativo e dovete gestire più PEC, magari una dedicata ai fornitori, una ai clienti e così via? E magari avete una PEC con Aruba e una con un altro provider?

Stesso problema di prima: sia che utilizziate una webmail sia che abbiate un client di posta, siete sempre costretti a uscire e rientrare da ogni casella.

Idem per quanto riguarda la gestione della conservazione: è come se aveste tanti siti da gestire.

La soluzione al problema

La soluzione è disporre di un portale che vi permetta di centralizzare la gestione di tutte le vostre caselle di Posta Certificata.

Un unico strumento con cui gestire tutte le PEC aziendali, anche se di provider diversi. In questo modo potete scegliere in un attimo l’indirizzo da cui spedire, convogliare tutti i messaggi in un unico posto e garantirne la conservazione secondo la normativa, inviare messaggi multipli con la funzione di copia nascosta e molto altro.

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Più utenti accedono alla stessa PEC

Arriviamo a uno dei temi più delicati quando si parla di accesso ai dati aziendali: quello della sicurezza.

Partiamo dall’inizio.

Per ovvie esigenze organizzative, come abbiamo visto nel precedente paragrafo, spesso le aziende dispongono di due o più PEC, ognuna dedicata a uffici o workflow specifici.

Non è detto, però, che a ogni ufficio corrisponda solo una casella PEC. Né che, al contrario, a ogni casella PEC corrisponda un solo ufficio. Anzi, possiamo dire che non accade quasi mai.

Ogni divisione aziendale fa parte di processi più ampi, che necessitano di condivisione dei dati per garantire lo svolgimento di flussi documentali.

La PEC, però, è una casella aziendale, generica. Basta semplicemente che un dipendente conosca le credenziali di accesso ed ecco che si trova libero di lavorare all’interno dell’account aziendale.

Un altro collega conosce le credenziali? Può anche lui entrare e gestire le PEC aziendali.

Ma chi di questi dipendenti è entrato? E chi ha fatto cosa? E i messaggi contrassegnati come letti sono stati effettivamente gestiti o solo visualizzati?

Capite bene che non è il massimo a livello di sicurezza, né tanto meno dal punto di vista organizzativo.

Come risolvere?

La soluzione al problema

I software che centralizzano le varie PEC non si limitano a convogliare le varie caselle in un unico posto bensì gestiscono anche la multiutenza.

In pratica, se tanti dipendenti accedono alla stessa (o alle stesse) PEC, ognuno di loro dispone di un proprio profilo e di proprie credenziali.

Tutte le operazioni che vengono svolte in relazione alla Posta Certificata vengono quindi loggate e tracciate.

È possibile inoltre decidere i livelli di operabilità: un responsabile avrà permessi diversi rispetto a un subordinato. Ad esempio, il primo potrebbe avere i permessi per leggere e inviare mentre il secondo potrà solamente visualizzare i messaggi e smistarli a chi di competenza.

Oppure membri di una divisione potrebbero aver accesso a determinati messaggi e così via.

Insomma: potete definire regole precise per l’accesso ai dati e alle informazioni, per la condivisione e per l’archiviazione dei messaggi PEC, per la presa in consegna dei messaggi stessi.

Ricordatevi che uno dei maggiori nemici delle aziende è proprio il disordine digitale e che, con l’aiuto degli strumenti giusti, potete garantire maggior efficienza e sicurezza.

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Gestire le PEC quando sei fuori ufficio

Viviamo in un mondo in mobilità e la vita da ufficio si sta evolvendo.

Dobbiamo realmente far fronte a un cambiamento sociale, dove il computer è divenuto solo uno dei tanti strumenti attraverso cui passa la vita di un’azienda.

Come fare, quando si tratta di gestire una PEC, a garantire le stesse performance di quando si è tra le 4 mura di un’azienda? Come leggere le PEC su iPhone o Android? Come permettere ai commerciali che lavorano fuori di essere parte integrante dei flussi documentali aziendali, senza compromettere la sicurezza delle informazioni, visto che non potete controllare sempre i livelli di protezione delle reti esterne?

Con la PEC non si scherza: è necessario che, anche chi lavora fuori ufficio, possa gestirla in totale sicurezza e comodità.

La soluzione al problema

Per le aziende che dispongono di una forza vendita esterna sono disponibili applicazioni per smartphone e per tablet che permettono di gestire i flussi documentali anche quando si è in mobilità.

Si tratta di app che possono inviare le PEC direttamente da questi dispositivi, garantendo uno scambio diretto e sicuro con la sede centrale.

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La casella PEC si riempie in fretta

Forse dovevamo metterlo in cima alla lista delle scocciature: quello della casella PEC piena e dello svuotamento della casella PEC è una noia non da poco.

Primo, perché in effetti le caselle PEC hanno questa abitudine di riempirsi in fretta, e bisogna star lì a cancellare continuamente i messaggi.

Secondo perché, come sapete già, se qualcuno vi invia una PEC e non avete più spazio nella vostra casella, sono cavolacci vostri: il messaggio risulta consegnato, poco importa se non siete riusciti a leggerlo. Quindi, se la casella PEC è piena, l’omessa notifica di ricezione potrebbe procurarvi molti guai.

Terzo, che è un problema correlato, perché i gestori delle caselle PEC sono obbligati a conservare i messaggi per 30 mesi. Piccolo particolare: secondo la normativa una PEC va conservata per 10 anni.

Quindi, se la casella PEC è piena, come fare a non perdere i messaggi?

La soluzione al problema

Con un gestionale PEC potete risolvere questo inconveniente poiché i messaggi vengono salvati nel server e la casella automaticamente svuotata.

In questo modo potete sempre avere la garanzia di ricevere i messaggi di Posta Certificata.

E potete facilmente integrare un sistema per la conservazione sostitutiva… et voilà! Il gioco è fatto!

I vantaggi della gestione centralizzata delle PEC

Avete già capito come la centralizzazione delle PEC porti molti vantaggi sia a livello operativo e organizzativo, sia a livello di sicurezza.

Per fare il punto della situazione possiamo dire che la gestione centralizzata delle caselle PEC comporta:

  • disporre di uno spazio di archiviazione illimitato
  • avere la certezza di ricevere tutti i messaggi
  • garantire la corretta conservazione dei documenti digitali, secondo le norme vigenti
  • velocizzare il processo di ricerca delle informazioni relative ai messaggi PEC
  • organizzare i messaggi e in modo strutturato ed efficiente
  • abbinare tutte le ricevute a cui sono collegati i messaggi
  • integrare le PEC con Exchange, Outlook, Gmail o altri provider di posta
  • condividere le informazioni aziendali in modo sicuro
  • gestire gli accessi degli utenti
  • monitorare tutte le operazioni e i relativi responsabili
  • inviare e ricevere PEC da un’unica interfaccia

 

Insomma, è fondamentale disporre di un unico strumento per gestire uno degli asset più importanti della vita di un’azienda: il documento.