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Gestione Multicanale delle comunicazione aziendali

La Gestione Multicanale delle Comunicazioni Aziendali

Dalla carta al digitale, e viceversa: la postalizzazione massiva si è evoluta.
Oggi le aziende devono poter gestire la corrispondenza e inviare le comunicazioni attraverso più canali, coordinando e monitorando le spedizioni in modo strutturato.

La posta aziendale e la gestione della corrispondenza cartacea

Siamo nell’era della dematerializzazione, è vero, ma questo non significa che tutto sia diventato digitale.

Molte aziende, in parte per scelta in parte per necessità, utilizzano ancora molto il cartaceo per comunicare con i propri clienti e devono quindi gestire enormi flussi di posta massiva.

Se per il B2B molti documenti non hanno più senso di esistere in versione cartacea, per chi deve gestire la clientela finale la carta ha ancora un certo peso.

Ma indovinate qual è l’errore numero uno delle aziende?
Demandare le attività di routine a uffici non competenti.

“Lo fai tu perché altrimenti non lo fa nessun altro”. E chi fa quello che dovrei fare io? Sempre io naturalmente, ma con meno tempo e maggiore pressione. Il risultato? Lavori approssimativi e collaboratori in burnout.

Una delle attività che rientrano in questo perverso meccanismo è proprio quello della gestione della corrispondenza aziendale.

Quanto tempo impiega la tua segreteria a spedire le raccomandate aziendali? Quanto ci vuole al tuo ufficio amministrazione per preparare, stampare e imbustare tutte le fatture e i solleciti? Quanto ci mette il tuo ufficio marketing a impaginare, affrancare e spedire tutte le comunicazioni informative o pubblicitarie?

E, soprattutto, quanto ti costa il tempo che tutti questi uffici tolgono a quelle che dovrebbero essere le loro attività primarie?

Bene, se anche tu ti rispecchi in questo quadro e se la mole di lettere che deve mensilmente gestire la tua azienda è superiore a 100 allora ti conviene continuare a leggere…

Postalizzazione: definizione, utilizzi e vantaggi

Tutto il tempo impiegato a impaginare, stampare, imbustare, affrancare la posta aziendale può risultare oneroso per le aziende. Persino avviare un ufficio postale interno non risulta conveniente.

Ecco che accorre in aiuto un servizio molto utile per le aziende che devono gestire la propria corrispondenza: la postalizzazione massiva.

Il significato di postalizzazione è molto semplice. Per postalizzazione si intende l’insieme di tutte quelle attività che fanno parte dell’iter della corrispondenza: dalla creazione del documento, alla stampa, all’imbustamento, fino alla spedizione al destinatario.

Si parla poi di postalizzazione massiva proprio perché la mole di lettere da inviare raggiunge una certa importanza.

I servizi di postalizzazione possono risultare essenziali per molte aziende in quanto permettono di abbattere i costi e ottimizzare il servizio al cliente.

A quali aziende conviene avvalersi di un servizio di postalizzazione massiva in outsourcing? Gli esempi sono molti:

→ Tutte le aziende multiutility, che devono inviare le bollette agli utenti.

→ Le banche, che inviano estratti conto, contratti, contabili ai clienti.

→ Gli uffici marketing, che inviano comunicazioni pubblicitarie e offerte.

→ Gli uffici amministrativi per la postalizzazione di fatture cartacee o raccomandate al cliente finale.

→ Le Pubbliche Amministrazioni per la riscossione dei tributi.

Il servizio di stampa, imbustamento, invio massivo e consegna della posta

Ma come funziona, nella pratica, un servizio di postalizzazione?

Possiamo dire che un servizio di postalizzazione massiva è caratterizzato da quattro fasi principali:

PROGETTAZIONE DEL DOCUMENTO

STAMPA

IMBUSTAMENTO

SPEDIZIONE E SERVIZIO CONSEGNA

A questo va aggiunto un ulteriore passaggio, che non tutti i postalizzatori offrono e che molti sottovalutano: quello del tracking della spedizione. Avere il controllo della spedizione è di fondamentale importanza all’interno di un processo, in particolar modo quando il servizio è demandato a terzi.

Abbiamo più volte ripetuto che la postalizzazione aiuta a ridurre i costi di gestione. Come mai?

Il postalizzatore è in grado di avvalersi delle tipografie e degli spedizionieri più strategici, con i quali avrà stretto convenzioni vantaggiose sui grandi numeri.

Le tariffe della posta massiva sono perciò più basse rispetto a quelle offerte, ad esempio, da Poste Italiane e consentono alle aziende di risparmiare notevolmente.

Il servizio di postalizzazione nell’era del web: dalla postalizzazione massiva alla postalizzazione multicanale

Abbiamo iniziato questo articolo sostenendo come, nonostante la dematerializzazione, molte aziende necessitino ancora di inviare posta cartacea.

Ora ribaltiamo la questione: in un mondo in cui l’analogico occupa ancora una forte presenza, le aziende devono fare i conti con il mondo digitale.

Stiamo vivendo un’epoca in cui i clienti si dividono in due tipologie di utenze: quelli che utilizzano gli strumenti informatici e quelli che non li utilizzano.

Un classico esempio riguarda le aziende che gestiscono le utenze domestiche: è assodato che i millennials non ricevono più nulla nella loro cassetta delle lettere mentre le fasce più anziane non sanno nemmeno cos’è un’e-mail.

I due approcci convivono e le aziende devono essere in grado di gestire entrambi, contemporaneamente.

Come fare a gestire i canali analogici e quelli digitali in modo strutturato e, soprattutto, coordinato? Come non perdere opportunità in un mondo dominato dalla multicanalità? Come gestire la postalizzazione massiva sulla carta e sul web?

La risposta arriva dal mondo digitale con la gestione della postalizzazione online. Un approccio che parte dal digitale e si dirama tra cartaceo e digitale, e non viceversa.

I software per la postalizzazione, infatti, permettono di progettare una comunicazione tenendo conto della multicanalità. Si tratta di un approccio che permette di mantenere compatta l’immagine coordinata dell’azienda e di rafforzare il brand.

I software per la postalizzazione

Grazie agli strumenti web è possibile avvalersi di un servizio di stampa, imbustamento e postalizzazione massiva stando comodamente seduti sulla poltrona del proprio ufficio.

Questi strumenti per gestire la postalizzazione on-line possono essere di due tipi: tool da installare nel proprio computer o portali accessibili via web.

Grazie a questi software di postalizzazione è possibile impaginare il documento direttamente on-line, mantenendo coerenza tra la versione destinata alla carta e quella destinata, ad esempio, alle e-mail.

I software per la postalizzazione ti permettono anche di scegliere come stampare la comunicazione, se in bianco e nero o a colori, solo fronte o fronte e retro ecc…

Con un semplice click il documento va in stampa, per poi essere imbustato dal postalizzatore, oppure viene inviato tramite posta elettronica.

Il postalizzatore sceglie quindi il vettore più idoneo alla spedizione, salvo preferenze indicate dal mittente.

Ultimo, ma non meno importante, questi software permettono di monitorare tutta la posta in entrata e uscita, sia digitale sia cartacea.