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Valore Legale della PEC

Il Valore Legale della PEC

Lo sapevate che una normale e-mail non ha valore giuridico? Sostituire la raccomandata con ricevuta di ritorno nell’era digitale però si può: i messaggi di Posta Elettronica Certificata possono essere impugnati in caso di contenzioso. Ecco tutto quello che dovete sapere sul valore legale della PEC.

Cos’è la PEC e a cosa serve

La PEC, acronimo che sta per Posta Elettronica Certificata, è un particolare tipo di e-mail che conferisce valore legale alle comunicazioni.

In che modo e perché è necessaria? La questione è molto più semplice di quello che può sembrare: le comunicazioni PEC equivalgono alle già note raccomandate con ricevuta di ritorno.

Di conseguenza, potete utilizzare la Posta Certificata per le stesse finalità con cui usereste una raccomandata A/R.

Che detta in altri termini significa che la PEC può essere utilizzata ogni qualvolta si ha la necessità di conferire validità legale a un documento digitale.

Qualche esempio? diffide di pagamento, contratti, ecc… tutti documenti che potrebbero diventare una prova in caso di contenzioso. La PEC vi tutela.

In realtà non pensate alla PEC solamente come un mezzo utile in caso di prova legale. La PEC può essere utilizzata anche per documenti come ordini, contratti, fatture (se non siete già dotati di un software per la fatturazione elettronica), bilanci e tutte le comunicazioni ufficiali che fanno parte della vita quotidiana di un’azienda.

 

La sicurezza della PEC

Capire come usare la Posta Certificata e come funziona è molto semplice: il funzionamento di una PEC è essenzialmente identico a quello di una normale e-mail.

Anche a livello di interfaccia, utilizzare una casella PEC sarà esattamente come utilizzare una casella e-mail normale.

Ma allora, perché si parla di Posta “Certificata” e di valore legale? In cosa si differenzia la PEC rispetto la mail tradizionale?

La risposta sta proprio nella definizione di PEC: questa particolare tipologia di mail prevede che il messaggio inviato venga, per l’appunto, certificato.

Una normale e-mail, infatti, può essere facilmente alterata durante il tragitto. La Posta Certificata, invece, garantisce alla comunicazione inviata l’inalterabilità e l’integrità di ciò che viene spedito.

Come fa la PEC a certificare il messaggio?

Ogni qualvolta viene spedita una PEC, il mittente riceve due messaggi di conferma dal gestore della casella: la presa in carico del messaggio e la consegna al destinatario.

Quindi è il gestore accreditato che mantiene traccia di tutte le operazioni svolte.

 

Le caratteristiche della PEC

La norma che definisce tutte le proprietà della Posta Certificata è il D.P.R. n. 68 dell’11 febbraio 2005.

La validità legale della PEC è data proprio dalla sicurezza che viene attribuita al messaggio, che si basa su tre principi:

  • INTEGRITÀ: il messaggio arriva a destinazione “sano e salvo”
  • INALTERABILITÀ: durante il suo viaggio il messaggio non è stato modificato
  • CERTEZZA INVIO E RICEZIONE: il messaggio è stato senza ombra di dubbio ricevuto dal destinatario.

Questo ultimo principio dovrebbe farvi notare un piccolo dettaglio, che equivale a una peculiarità sia della PEC, sia della raccomandata: se il mittente ha ricevuto il certificato di avvenuta consegna, non ha alcuna importanza cosa dica il destinatario. Non esistono contestazioni come “non ho letto la PEC” o “non ho visto la mail” o, ancora, “non ho ricevuto” la comunicazione.

È esattamente quanto accade con la raccomandata AR: se è stata consegnata, non avete scampo. E anche nel caso in cui abbiate una raccomandata AR in giacenza alle Poste e decidiate di non ritirarla, quella raccomandata viene comunque considerata consegnata.

 

 

Per chi è obbligatoria la PEC?

Ma quindi, tutti dobbiamo dotarci di una PEC?

Ovviamente no: se sei un libero cittadino, puoi decidere se acquistare o meno una casella PEC. Sei libero, per l’appunto.

La Posta Elettronica certificata è invece obbligatoria per altre tipologie di utenze:

  • Sei un’azienda? Devi avere una PEC.
  • Sei una ditta individuale? Allora devi aprirti una PEC.
  • Sei un libero professionista? Guarda un po’, devi anche tu possedere una PEC.
  • Sei una Pubblica Amministrazione? La PEC è obbligatoria, non c’è scampo.

Il valore legale della PEC

Qualche riga più in alto abbiamo sottolineato come la ricezione di una PEC da parte del destinatario è sufficiente come prova dell’avvenuta consegna.
La ricezione, NON la lettura.

Quando la PEC
perde il valore legale

Qui subentra il problema di molte caselle PEC: quello dello spazio. Molte caselle non dispongono di sufficienti giga e spesso le aziende o i liberi professionisti si trovano davanti a un bivio: continuare a svuotare quotidianamente la casella o acquistare altro spazio.

In realtà esiste una soluzione molto più efficiente per questo tipo di problema: dotarsi di un software per gestire la PEC dalla propria casella di posta elettronica.

Questi tool risolvono anche un altro problema, frequentemente ignorato dalla maggior parte degli utilizzatori di Posta Elettronica Certificata, ossia quello della PEC inoltrata.

Una PEC, infatti, può essere inviata solamente a un’altra PEC. Ovvero, i principi di integrabilità, inalterabilità e certezza valgono solamente quando sia la casella del mittente sia quella del destinatario sono entrambe PEC.

Accade molto spesso, infatti, che un utente inoltri una PEC tramite una e-mail tradizionale. In quel caso, la PEC perde la validità legale.

 

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Il processo di trasmissione di un messaggio di Posta Elettronica Certificata

 

1

Il mittente spedisce il messaggio PEC

2

Il gestore PEC del mittente invia al mittente la ricevuta di accettazione (o eventuale non accettazione)

3

Il gestore PEC del destinatario consegna al gestore del mittente una ricevuta di presa in carico

4

Il gestore PEC del mittente consegna il messaggio al gestore PEC del destinatario sotto forma di busta di trasporto

5

Il gestore del destinatario consegna al destinatario il messaggio

6

Il gestore del mittente consegna al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna

Questa è una sintesi di come funziona la PEC.
Un messaggio di Posta Elettronica Certificata acquisisca valore legale nel momento in cui viene consegnata la ricevuta di avvenuta consegna.
Ribadiamo: se il mittente ottiene la ricevuta di consegna, è a posto. Il destinatario non ha scuse.

 

Valore legale:
le differenze
con
l’e-mail tradizionale

Un’e-mail tradizionale, con qualche sotterfugio tecnico, può essere facilmente manomessa. Inoltre la posta elettronica semplice non dà la certezza dell’avvenuta consegna.

È per questo motivo che, per le comunicazioni di un certo peso, è sempre auspicabile utilizzare la PEC.

La Posta elettronica Certificata genera le ricevute di invio e consegna che possono essere utilizzate come prova legale dell’avvenuto invio.

Perciò se in caso di contenzioso ti trovassi a impugnare un’e-mail semplice, è molto probabile che questa non venga presa in considerazione.

PEC e firma digitale

Perché conviene abbinare una PEC con la firma digitale?

PEC e firma digitale sono entrambi strumenti che servono a dare valore legale alle comunicazioni e a i messaggi informatici.

Ma vengono utilizzate per scopi completamente diversi: la PEC, infatti, certifica l’integrità del messaggio e la consegna. La firma digitale equivale a una firma autografa, per cui viene apposta su tutti quei documenti la il cui valore legale dipende proprio dalla presenza di una firma.

La diversa natura dei due strumenti, però, non significa che non si possano utilizzare insieme. Anzi, talvolta è altamente auspicabile!

 

 

Dove trovare un indirizzo Pec

Come si fa a trovare un indirizzo PEC?

Se dovete spedire una PEC a un’azienda o a un libero professionista potete consultare l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INI-PEC), suddiviso tra Sezione Imprese e Sezione Professionisti.

Se invece avete la necessità di inviare un messaggio di Posta Elettronica Certificata a una Pubblica Amministrazione, potete avvalervi dell’Indice dei Domicili Digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori dei Pubblici Servizi.

 

 

 

 

I limiti della PEC

La PEC è uno strumento che è entrato a far parte della nostra quotidianità lavorativa. Come tale, però, deve scontrarsi anche con una realtà socio-economica in continua evoluzione e questa mutevolezza comporta qualche problematica.

Ecco quali sono i difetti della PEC che vi potreste trovare a gestire:

  • La PEC non è uno standard internazionale
  • Spesso le caselle PEC si riempiono velocemente e, se non si svuotano di continuo, molti messaggi importanti rischiano di perdersi
  • I gestori di Posta Certificata sono obbligati a conservare la prova di consegna per un periodo nettamente inferiore a quelli indicati dalle norme sulla conservazione dei documenti.
  • La PEC certifica il contenuto del messaggio, ma non gli allegati. Per certificare anche gli allegati è necessario abbinare la firma digitale.

Nessuno è perfetto, si dice, no? Non vi preoccupate: sono tutti limiti risolvibili!

 

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