Non solo fatture, registri e contratti: anche i messaggi PEC, in quanto documenti, vanno archiviati e conservati a norma: la Posta Elettronica Certificata→, il sistema utilizzato per scambiare corrispondenza legale, fa parte a tutti gli effetti dei processi documentali aziendali.
Vediamo come e perché farlo correttamente.
Perché conservare le PEC?
Gli obblighi normativi non rendono mai le cose divertenti.
Anche per via della complessità dell’argomento, in tanti affrontano i processi di gestione documentali con reticenza e, purtroppo, superficialità.
Non ci soffermeremo sul valore storico e identitario→ che il documento ha per qualunque persona o organizzazione. Ma ci basta essere pragmatici e ricordare la centralità organizzativa e giuridica di tutti i documenti.
Conservare i dati dell’azienda significa, prima di ogni obbligo normativo, proteggere il patrimonio aziendale e affrontare a testa alta contenziosi giuridici o controlli fiscali.
Anche la PEC rientra in quest’ambito proprio perché tramite questo sistema passano documenti con valore legale.
Conservare le PEC: cosa sapere sulla scadenza
Si sente spesso parlare della scadenza della PEC→, che la rende invalida dopo un certo tempo. In realtà la PEC in sé non scade mai, proprio perché paragonabile a una raccomandata.
Esistono però criticità che rendono fondamentale integrare la Posta Elettronica Certificata a un sistema di conservazione→.
Una scadenza in effetti c’è e riguarda i certificati delle firme elettroniche→ apposte sui documenti allegati o sulle buste di trasporto.
Ma non è comunque questo il problema principale: anche se il certificato di firma è scaduto, questa (quindi la PEC) resta valida in relazione alla data di emissione. In parole povere, se in quel momento il certificato di firma era valido, lo è anche la PEC a cui è associata.
E allora, vi chiederete, dove sta la criticità?
Le difficoltà sussistono nel momento in cui bisogna dimostrare che tutte le date coincidano e questo incrocio di dati è permesso grazie al file di log→ , che però il provider PEC è tenuto a conservare per soli 30 mesi. Oltre questo periodo, non si hanno prove che l’apposizione della firma elettronica sia avvenuta durante la validità del certificato.
Ecco che entra in gioco la conservazione della PEC.
Come conservare le PEC: un processo integrato
La normativa vigente impone di conservare le PEC per almeno 10 anni→.
Un sistema di conservazione per le PEC permette di “congelare” i messaggi, le firme, le ricevute per il tempo necessario, prolungandone la validità legale.
Come per qualsiasi altro documento sarebbe impensabile versare le PEC in conservazione manualmente.
Invece, con l’automazione si possono gestire grandi volumi di dati e stare al passo con l’evoluzione dei sistemi tecnologici e della normativa.
Qualunque sia il metodo che in azienda utilizzate per gestire le PEC, che sia da Outlook→ o con un vero e proprio gestionale→, è indispensabile integrare un sistema di conservazione a norma→.
L’integrazione è indispensabile per far rientrare la PEC nel flusso di documenti di tutta l’azienda, smettendo di considerarla come sistema isolato.
