Che siano cartacei o digitali, i documenti abbondano in qualsiasi ambiente aziendale.
Anche quando sono davvero tanti, la conservazione a norma↓ dei documenti aziendali è utilissima e quasi sempre obbligatoria. Altrimenti si può incorrere in fastidiose conseguenze.
Perché dovremmo conservare i documenti: tutti i vantaggi
La conservazione deve essere vista innanzitutto come opportunità: anche se non fosse obbligatoria, tutte le aziende dovrebbero praticarla. Certo, può sembrare un’attività noiosa, ma forse la percepiamo così perché comporta tanti obblighi (e quelli non piacciono a nessuno).
In realtà la conservazione dei documenti è obbligatoria proprio a fronte dei vantaggi che comporta.
Gli archivi aziendali sono un patrimonio il cui valore è spesso sottovalutato. Ma i documenti sono il cuore di un’azienda, sono la testimonianza di ciò che avviene→ e, come ben sappiamo scripta manent verba volant.
Ma un archivio “ben organizzato” è una cosa, uno “conservato a norma“ è un’altra. Si tratta di due pratiche diverse→, qui riassunte:
- L’Archiviazione è la gestione di un archivio con criteri soggettivi;
- La Conservazione è un processo che serve a mantenere inalterata nel tempo l’integrità di un documento, ed è regolato dalla legge.
La conservazione documentale a norma garantisce che i documenti conservino la loro validità legale, ovvero che conservino integri e immodificabili tutti quegli elementi che fanno di un documento un elemento giuridicamente di valore: riferimenti temporali, firme, contenuto. In questo modo mantengono il valore probatorio in eventuali contenziosi.
Perché è obbligatorio conservare i documenti: le norme
Quindi, perché conservare i documenti è obbligatorio?
In primo luogo i documenti sono tra gli elementi più importanti in caso di contenzioso o controlli fiscali. Per questo la legislazione ha ritenuto doveroso regolamentare e unificare il processo di conservazione.
Già l’articolo 2220 del Codice Civile→ specifica che Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Insomma i documenti fiscali vanno conservati obbligatoriamente per 10 anni→ e ciò include fatture, bilanci, registri contabili, PEC, ecc…
Cosa accade se non si conservano i documenti?
La prima fondamentale conseguenza di una mancata conservazione è quindi la “mancanza di prove”. L’art. 2710 del Codice Civile, infatti specifica che I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all’esercizio di impresa.
Passiamo quindi alle note ancor più dolenti: le sanzioni civili.
Secondo l’art. 9 del DL n. 471 del 18/12/1997→, chi non conserva le scritture contabili è punito con sanzione amministrativa da 1000 a 8000 euro circa; questo vale quasi sempre anche con i documenti digitali.
Infine, vi è il lato penale: il DL n. 74 del 10 marzo 2000→ recita che chiunque occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione al fine di evaderle imposte sui redditi o sul valore aggiunto è punito con la reclusione da sei mesi a cinque anni.
Tutto ciò è evitabile sempre e comunque, anche quando non si riesce a organizzare una conservazione interna. Le aziende hanno infatti a disposizione soluzioni in outsourcing→, tramite le quali gestire la conservazione a norma e garantire la corretta protezione dei documenti aziendali.
