Dematerializzare i documenti e gli archivi cartacei, ossia convertirli in formato digitale, è una necessità sempre più diffusa nelle aziende.
Gli archivi, però, non sono tutti uguali, così come non lo sono i singoli documenti: ogni documento può avere una funzione diversa, che può anche cambiare durante il suo ciclo di vita, così come ogni documento possiede un diverso valore legale proprio in relazione alla sua funzione, che potrebbe dover essere mantenuto in fase di conversione al digitale.
Se è vero che dematerializzare è pressoché inevitabile, quindi, non è detto che tutti i documenti debbano o possano essere dematerializzati allo stesso modo.
Vediamo quali sono le diverse tipologie di dematerializzazione, come scegliere il processo più adatto alle esigenze aziendali e quali sono i vantaggi e le possibilità.
A ogni esigenza, la sua dematerializzazione
I bisogni di ogni azienda, quando si parla di dematerializzare i documenti, possono quindi differire in modo notevole.
Sui vantaggi di trasformare i documenti di carta in file digitali→ ci siamo già soffermati più volte: i benefici vanno dal risparmio di spazio a una migliore capacità di gestione, condivisione e multicanalità.
Non c’è dubbio che la strada della dematerializzazione debba essere percorsa. Ma non è una sola, perché il mondo lavorativo è variegato.
Possiamo dire che esistono tre fattori che caratterizzano i progetti di dematerializzazione:
- L’eliminazione totale o parziale della carta, per risparmiare spazio.
- La digitalizzazione di flussi (o parte di essi) per favorire la condivisione e la consultazione.
- L’equiparazione legale delle copie digitali con gli originali cartacei.
La combinazione di uno, due o tutti e tre i fattori determina quale tipologia di dematerializzazione scegliere.
Equiparazione legale: sì o no?
La prima cosa da capire quando avviate un progetto di dematerializzazione è se avete bisogno di equiparare giuridicamente le copie digitali con gli originali cartacei.
Se la risposta è no, vi basterà una dematerializzazione”semplice”; in caso contrario, avrete bisogno di una dematerializzazione “certificata”.
Ovviamente per rispondere a questa domanda e alle successive è indispensabile effettuare un’analisi dello stato dell’archivio e delle esigenze organizzative.
Dematerializzazione semplice
La dematerializzazione semplice è un processo che vi permette di convertire in formato digitale i vostri documenti anche in modo massivo.
Scopo primario della dematerializzazione semplice è favorire una gestione digitale dei documenti e/o, più semplicemente, liberare gli spazi aziendali dall’ingombro della carta.
Dematerializzazione certificata
Quando i documenti da dematerializzare posseggono tutti o in parte un valore giuridico, è probabile che sia necessario effettuare un cosiddetto “raffronto”, un’azione, cioè, che conferisce il medesimo valore legale anche alla versione digitale dei documenti.
Grazie al raffronto, si attesta la conformità della copia→, ovvero si fa in modo che la copia digitale sia perfettamente conforme, quindi con lo stesso valore legale, all’originale cartaceo.
Dematerializzazione Certificata: singola o massiva?
Di quante copie digitali devi attestare la conformità? Anche questa è una domanda che ovviamente necessita di un’analisi preliminare dell’archivio.
Quando le conformità da attestare sono poche, si potranno selezionare i documenti da certificare e procedere con un raffronto singolo, documento per documento, da parte di un Notaio o un Pubblico Ufficiale.
Questo metodo, però risulta dispendioso su grosse quantità di documentazione.
Per certificare in modo massivo interi archivi, il legislatore ha introdotto la possibilità di certificare non il singolo documento ma l’intero processo.
Certificazione di Processo: cos’è, a chi serve
Con la certificazione di processo un soggetto privato o un notaio accerta la conformità di alcune copie-campione iniziali, definendo i criteri di qualità che il processo deve sempre possedere.
Alla fine del ciclo di dematerializzazione, verrà fornita una attestazione di conformità (se da Notaio o Pubblico Ufficiale) oppure un Rapporto di Verificazione (se da soggetto privato). Questo elemento attesta che la conformità si estende a tutti i documenti digitalizzati.
Insomma, esistono molte opportunità per le aziende che intendono avviare un progetto di digitalizzazione degli archivi.
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