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Fatturazione Elettronica

Fattura elettronica: cos’è

1 gennaio 2019: una data che ha sancito il passaggio dal cartaceo al digitale per quanto riguarda il mondo della fatturazione.

Un cambiamento che ha portato non poco scompiglio e al quale non tutte le aziende erano realmente preparate ad affrontare.

A distanza di un anno la situazione si è assestata e oramai le imprese si sono adeguate alla normativa adottando i vari servizi di fattura elettronica. Eppure, per molti aspetti, il tema porta con sé ancora qualche dubbio. Vediamo di fare chiarezza.

Iniziamo da un primo facile confronto: qual è la differenza tra fattura elettronica e fattura di carta?

Queste due forme di fatturazione differiscono in primo luogo per aspetti di natura tecnica, ossia:

  • Lo strumento con cui si generano
  • Il collegamento diretto con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI)

Per quanto riguarda il primo punto, la questione è abbastanza semplice: la fattura elettronica può essere generata esclusivamente attraverso uno strumento informatico. Ma non finisce qui: anche l’intera gestione della fattura elettronica, per legge, deve rimanere in un contesto digitale.

E qui ci ricolleghiamo al secondo punto: quello relativo all’interscambio con l’Agenzia delle Entrate. I servizi di fatturazione elettronica si connettono direttamente con l’AdE attraverso lo SdI, il Sistema di Interscambio, comunicando nell’immediato tutti i dati del documento fiscale.

Nei paragrafi seguenti potrete leggere un approfondimento su come funziona il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica è quindi un documento in formato digitale che attesta una transazione e che presenta, oltre all’importo e ai dati dei due soggetti coinvolti, il riferimento temporale e la firma digitale dell’emittente. Il canale attraverso cui viene trasmessa una fattura elettronica è anch’esso digitale, così come le modalità di conservazione a cura del soggetto destinatario.

La fattura elettronica è un documento che resta quindi in un contesto digitale dalla sua creazione alla sua archiviazione. Ma perché, nel nostro quadroo normativo, la fattura elettronica è diventata obbligatoria?

Ve lo spieghiamo nel prossimo paragrafo.

Perché è stata introdotta la fattura elettronica e a cosa serve?

Tutto ebbe inizio nei primi anni Duemila, quando alle aziende venne data la possibilità di gestire i flussi delle fatture in modalità digitale. Questa novità si proponeva come opportunità di incentivare e accelerare quel processo di informatizzazione che stava coinvolgendo le imprese e che si sarebbe presto inserito in un più ampio progetto di digital transformation.

In questa fase di transizione che ha interessato la fattura elettronica, la normativa permetteva quindi alle aziende di scegliere se utilizzare la versione cartacea oppure quella digitale, equiparando di fatto i due formati.

Negli anni successivi, questa procedura divenne obbligatoria per le fatture emesse alle Pubbliche Amministrazioni.

Il vero e proprio obbligo di fattura digitale esteso a tutte le aziende venne introdotto in Italia con la legge di bilancio del 2018 (dl 119/2018), con lo scopo di perseguire due principi di base: semplificazione dei processi e lotta all’evasione.

Se a oggi la fattura elettronica, a livello europeo, resta ancora opzionale, è un dato di fatto che tutti quei paesi che l’hanno resa obbligatoria hanno visto una forte diminuzione delle frodi, a dimostrazione che lo strumento funziona.

Per questo il prossimo anno qualcosa cambierà a livello comunitario: dal 20 aprile 2020, come definisce la Direttiva 2014/55/UE “Fatturazione elettronica negli appalti pubblici”, tutti gli stati membri dovranno adeguarsi alla procedura elettronica per le fatture alla Pubblica Amministrazione.

Come funziona
la e-fattura

Abbiamo accennato, all’inizio di questo articolo, che la fattura elettronica è un documento che nasce, si gestisce e si conserva in formato elettronico, che contiene gli stessi dati di una fattura cartacea e che questi dati vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio.

Per poter trasmettere le informazioni allo SdI, affinché l’AdE le possa leggere, è quindi indispensabile utilizzare uno specifico formato, denominato FatturaPA. L’emissione di una fattura elettronica deve avvenire in linguaggio XML.

Come fare una fattura elettronica in XML? Tranquilli, non dovete diventare sviluppatori.

Basta invece dotarsi di un software in grado di convertire la fattura in formato XML e firmarla digitalmente.

Step numero due: per emettere la fattura dovete inviarla tramite lo SdI, che dopo i dovuti controlli si occuperà di inviarla al destinatario.

Il sistema di interscambio con l’Agenzia delle Entrate

Lo SdI è un sistema pensato per la verifica delle fatture emesse alle PA e in seguito esteso anche a quelle emesse tra privati. Immaginate una sorta di postino che provvede da un lato a recapitare la vostra fattura al destinatario, dall’altro a verificare che la fattura rispetti i requisiti previsti e che i dati inseriti siano corretti.

Una volta approvata la fattura, lo SdI la trasmetterà al destinatario e invierà al mittente la conferma di avvenuta consegna.

Attenzione: il formato non è un’opzione. Qualsiasi fattura trasmessa al Sistema di Interscambio in un formato diverso dall’XML, viene considerata non emessa, con tutte le conseguenze del caso (sanzioni incluse).

Come trasmettere la fattura al Sistema di Interscambio

Esiste più di una modalità per emettere una fattura B2B.

Un’azienda può infatti optare per due strade:

  • Inviare la fattura via PEC, inserendo l’indirizzo nel file XML
  • Inviare la fattura utilizzando il codice destinatario SdI

Così come indicato nel sito dell’Agenzia delle Entrate, il mittente può quindi:

  • Caricare l’XML nel portale dell’AdE “Fatture e Corrispettivi”
  • Utilizzare l’App FatturAE, sempre messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
  • Spedire l’XML via PEC, inviandolo come allegato, all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it
  • Utilizzare un canale telematico FTP o web service accreditato con il Sistema di Interscambio

Fattura elettronica: obblighi ed esoneri

Abbiamo detto che l’obbligo di emettere le fatture in formato elettronico interessa tutte le aziende.

In particolare:

  • Se devi fatturare alla Pubblica Amministrazione, inclusi gli enti locali (fattura B2G)
  • Se devi fatturare a un altro soggetto con Partita IVA (fattura B2B)
  • Se devi fatturare a un soggetto sprovvisto di Partita IVA (fattura B2C). In questo caso dovrai inviare la fattura sia allo SdI, inserendo il codice destinatario convenzionale “0000000” e il codice fiscale, sia al destinatario finale, in formato analogico o digitale.

Quindi, facendo il ragionamento opposto, chi è esonerato dall’obbligo di fattura elettronica?

Tutti i soggetti che rientrano nel cosiddetto “regime dei minimi” e nel “regime forfettario” nonché i piccoli produttori agricoli sono soggetti alle disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018, quindi non sono obbligati a emettere le proprie fatture in formato digitale.

Ciò non significa che non possono farlo, chiaramente.

La gestione del ciclo passivo delle fatture elettroniche

Quando siamo noi ad emettere un documento, la gestione dei flussi risulta abbastanza facile. Un po’ più complicato, invece, è quando dobbiamo far fronte ai documenti che arrivano da fuori.

Questo perché spesso i documenti di carattere fiscale, come possono essere le fatture, arrivano a reparti diversi, ed è necessario che l’azienda predisponga una procedura che garantisca la corretta archiviazione di questa documentazione.

Anche la gestione della fattura elettronica passiva quindi, deve prevedere un processo digitale. Con la digitalizzazione e l’automazione è possibile garantire il giusto interscambio tra i diversi uffici e la condivisione delle informazioni.

Attraverso la dematerializzazione della fattura elettronica, il ciclo passivo può diventare parte integrante del processo documentale, e garantire anche ai documenti in ingresso la corretta conservazione.

La conservazione della fattura elettronica

Per legge, le fatture devono essere conservate per 10 anni dalla loro emissione.

La conservazione della fattura elettronica, così come avviene con tutti i documenti digitali, deve seguire obbligatoriamente una procedura informatica. Ciò significa che per conservare una fattura elettronica secondo la normativa non è possibile stamparla e archiviarla in un faldone sullo scaffale.

Abbiamo già affrontato il principio di base della cosiddetta conservazione sostitutiva, che vale quindi anche per la e-fattura: se una fattura nasce digitale, va conservata in formato digitale, sia dal soggetto che la emette sia da quello che lo riceve.

Una buona notizia però c’è: le fatture elettroniche possono anche essere conservate in formato PDF, fermo restando che la sua trasmissione allo SdI debba avvenire in XML.

Fattura elettronica e sanzioni

Qual è il prezzo da pagare se non si rispetta la normativa sulla fatturazione elettronica?

Se per il primo anno di fatturazione elettronica erano state previste alcune deroghe, in caso di tardata emissione, ora il gioco cambia.

Dal 1 ottobre i soggetti che emettono una fattura avranno 24 ore di tempo per inviarla al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Le fatture elettroniche emesse in ritardo saranno soggette a sanzioni.

Stessa sorte nel caso in cui nella fattura venga riportata un’imposta minore di quella dovuta.

A quanto ammontano le sanzioni? Dipende.
La cifra può andare dal 90% al 180% dell’imposta, ma non meno di €500, in caso di ritardo.

Se invece la fattura presenta un errore ma questo non compromette il corretto pagamento dell’imposta dovuta, allora l’ammenda può andare dai €250 ai €2000.