La Posta Elettronica Certificata → , oltre a essere obbligatoria per imprese e Pubbliche Amministrazioni, è un sistema che garantisce sicurezza alle comunicazioni elettroniche e, in quanto tale, costituisce a tutti gli effetti un documento con valore legale.
A fronte del suo valore probatorio, le aziende si preoccupano della durata del certificato della PEC: è vero che “scade” dopo due anni? Cosa bisogna fare per prolungarne la validità? Facciamo un po’ di chiarezza.
Il funzionamento e il valore legale della PEC
Per capire come funziona la presunta “scadenza” della PEC, ricordiamo come avviene la certificazione di un messaggio →.
I gestori delle caselle PEC (sia del mittente sia del destinatario) non si occupano solo di recapitare la posta. Tramite la creazione delle “buste” firmate digitalmente, certificano una serie di informazioni.
Le due ricevute di accettazione e consegna → attestano che la mail sia stata correttamente inviata dal mittente, e poi correttamente consegnata nella casella di arrivo. Inoltre, assicura che il contenuto non sia stato manomesso, e avvisa in caso di errori.
A livello legale, il DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005 → afferma con chiarezza che la PEC consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge. Per cui, il certificato PEC completo assume lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Questa potenzialità rende il valore legale della PEC un fondamentale alleato su cui puntare, sia in caso di contenzioso in tribunale, che di controllo fiscale. Comprensibile, quindi, che la gestione della PEC sia centrale per le aziende: vogliono mantenerne la validità nel tempo, conservandola a norma di legge.
Conservare il valore legale della PEC
Il dubbio sulla “scadenza” è lecito, ma va trattato con la dovuta competenza.
La convinzione che la PEC scada nasce da una realtà un po’ distorta. Il certificato PEC emesso dal gestore non scade mai in senso assoluto; è invece il certificato di alcune firme elettroniche->, legate alla PEC, ad avere effettiva data di scadenza.
E anche prendendo in esame una mail PEC dopo che una firma è scaduta, essa resta valida in relazione al periodo di emissione: se al momento di apporre la firma, questa era valida, allora anche il messaggio lo è.
A questo punto potrebbe sorgervi un secondo dubbio: come verificare che la firma sia stata apposta prima della scadenza del suo certificato? Semplice: incrociando le informazioni dei log, si può dimostrare quando è stata apposta la firma elettronica in seguito scaduta. Così, si attesta che al tempo era pienamente valida.
Ma allora perché si parla di scadenza della PEC?
Un reale problema esiste: i gestori della PEC sono tenuti a conservare i vari log solo per una quantità di tempo limitata, cioè per 30 mesi. Oltre questa tempistica non si può, in termini legali, fare affidamento su di loro. È necessario attrezzarsi in altro modo.
Ossia, con la conservazione digitale →.
Ti serve una soluzione per prolungare il valore legale delle PEC aziendali? Abbiamo quello che fa per te:
Tecniche di conservazione e soluzioni software
I sistemi di conservazione della Posta Elettronica Certificata → permettono di “congelare” la data di applicazione della firma e prolungare così la vita legale delle PEC.
Un sistema come a.docukey → completa il ciclo di vita dei documenti (PEC incluse), organizzandone il flusso in conservazione automatica e prolungandone così la vita legale.
Il software è integrabile con altre soluzioni a tema PEC, come a.pecoffice →. o a.gopec→. Il primo si occupa di gestione contemporanea di caselle PEC multiple (anche di provider differenti), corretta e sicura distribuzione degli accessi multiutente (tramite i log->), e in modo automatico dei problemi di casella piena e svuotamento dello spazio. Il secondo permette di integrare le PEC aziendali con il sistema di posta aziendale (Exchange, Microsoft365, HCL Domino, GMail).
In generale, le aziende dovrebbero sempre dotarsi di un piano di conservazione completo. Così come si conservano a norma tutti i documenti aziendali rispettando la loro importanza (contratti, fatture), la PEC ha bisogno di un trattamento idoneo →.
