La PEC inoltrata non ha valore legale: perché e come risolvere

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La Posta Elettronica Certificata (chiamata più brevemente PEC)→ è ampiamente utilizzata nelle aziende, non solo perché obbligatoria. Attraverso le PEC si gestiscono molte pratiche amministrative, e questo comporta per le aziende una serie di esigenze, prima fra tutte la condivisione delle informazioni che transitano via PEC all’interno dell’organizzazione.

Capita spesso, infatti, che una casella PEC

 

Il “cammino” di una PEC

Il valore legale di una e-mail PEC è assicurato dal sistema di certificazione che che coinvolge i provider della caselle.

Sono loro a verificare prima la corretta presa in carico del messaggio, l’assenza di malware, la correttezza dei campi, ecc… fino alla corretta ricezione nella casella del destinatario.

In corrispondenza di ogni verifica, il sistema, quindi i gestori delle caselle del mittente e del destinatario, invia al mittente degli avvisi di conferma→. In tal modo, il mittente ha la certezza che la posta sia stata inviata e recapitata (o viene informato se ciò non è accaduto), oltre a ricevere la garanzia che il messaggio non abbia subito alterazioni.

Ovviamente, il tutto funziona nel momento in cui entrambe le caselle, del mittente e del destinatario, sono PEC.

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Il problema delle PEC inoltrate

Nel momento in cui un’e-mail PEC viene inoltrata a una casella tradizionale, il valore legale si perde. D’altronde è logico: la casella normale non può certificare nulla, per cui chi inoltra un messaggio da una casella certificata avrà la conferma di accettazione ma non avrà la ricevuta di consegna. che nel sistema PEC verrebbe inviata proprio dal privider del destinatario. Quindi, se il destinatario non è una casella PEC, non può esservi conferma di ricezione.

In questi termini, il valore legale del messaggio inoltrato sarà pari a quello di una copia, ossia praticamente nullo.

Si tratta di un problema ancora poco conosciuto, se non ignorato, dai soggetti che quotidianamente devono utilizzare la Posta Certificata. È invece importante capire questo meccanismo proprio per non incorrere in noiose problematiche in sede legale, qualora ce ne fosse il bisogno.

Ma il problema dell’inoltro della PEC non è insormontabile, anzi: esiste più di un metodo immediatamente attuabile.

 

Soluzioni e strumenti per assicurare il valore legale

L’esigenza che molte aziende hanno di inoltrare messaggi PEC ai colleghi è reale. Si tratta di una questione organizzativa, che deve essere gestita cambiando la concezione del flusso stesso.

Anziché convogliare le comunicazioni PEC in entrata in una casella, da cui inoltrare i messaggi ai vari uffici di competenza, non sarebbe più appropriato che ogni ufficio disponesse degli accessi a quella casella in modo controllato?

Ecco, per fare questo vi è una soluzione semplice: adottare un gestionale PEC.

Un gestionale PEC rende la gestione della Posta Certificata aziendale molto più sicura: ogni utente che accede, lo fa con credenziali proprie, e ogni utente accede con specifiche policy. Un’azienda può quindi decidere a chi far solo leggere, a chi sia leggere sia rispondere e via dicendo.

Un software di gestione PEC→ completo è in grado di snellire di molto i processi e risolvere il problema delle PEC inoltrate e del loro valore legale.

 

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