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Automazione dei Processi nella Gestione Documentale

Il passaggio alla gestione documentale in digitale non è stato solamente un’evoluzione del documento cartaceo in documento informatico: la digital transformation ha infatti trasformato l’archiviazione documentale elettronica in digitalizzazione di interi flussi di lavoro.

Cosa significa? Andiamo per ordine.

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OK, APPROFONDIAMO!

I documenti, si sa, sono il cuore di un’azienda. Ma la mole di dati e informazioni che un’impresa deve amministrare è aumentata esponenzialmente e non permette più un approccio analogico.

E-mail, fatture, contratti, ordini, ddt, preventivi, progetti.

Come far passare tutte queste informazioni in modo fluido da un ufficio all’altro, senza il rischio di smarrire i dati? Come garantire la corretta gestione dei documenti da parte dei numerosi attori che prendono parte al processo? Come, in sostanza, fare in modo che la vita di un documento proceda veloce e in sicurezza?

Qui entra in gioco la digitalizzazione dei processi di lavoro: la tecnologia si mette al servizio delle aziende per garantire velocità, sicurezza, efficienza e risparmio.

E lo fa, prima di tutto, attraverso l’automazione: entra qui in gioco il Workflow Documentale.

 

Digitalizzare le procedure documentali significa permettere alla tecnologia di subentrare in ogni singola fase nel ciclo di vita dei documenti.

L’automazione dei processi va quindi oltre la dematerializzazione documentale perché permette di sgravare i dipendenti coinvolti da molte attività rischiose per l’integrità del documento stesso, di aumentare il livello di sicurezza, di tracciare tutte le operazioni, di ridurre il rischio di errore, di incrementare la produttività dei lavoratori che possono quindi concentrarti sul core business senza distrazioni collaterali, di garantire la collaborazione tra le diverse business unit.

 

Il Workflow Management nella Gestione Documentale

Abbiamo detto all’inizio che i documenti costituiscono la linfa vitale di un’impresa. È chiaro, quindi, come la necessità di automatizzare i processi documentali per non cadere nella trappola del disordine digitale sia divenuta una priorità.

È vero, talvolta le aziende si sono viste costrette a digitalizzarsi per adeguarsi a nuovi obblighi legislativi. Ma nulla appartiene al caso: a volte le imposizioni si trasformano in opportunità e molte aziende l’hanno capito perfettamente.

Le priorità dell’impresa 4.0 non sono più “prodotto-centriche” ma orientate a obiettivi quali:

  • Aumentare la collaborazione fra le varie aree aziendali
  • Diminuire i tempi e la complessità dei processi legati ai documenti
  • Abbattere i costi
  • Ottimizzare la gestione delle risorse anche in termini di Employee Satisfaction
  • Aumentare la sicurezza nella conservazione dei dati e delle informazioni
  • Ridurre gli errori umani
  • Rispettare le normative

I sistemi di Workflow Management permettono di automatizzare tutti i processi di creazione, condivisione, approvazione, notifica, archiviazione e conservazione dei documenti secondo un flusso di lavoro prestabilito e in linea con le procedure aziendali.

Digitalizzare e automatizzare i processi documentali significa dare valore al business.

Il processo di gestione documentale: le fasi fondamentali del Workflow Documentale

fasi-workflow-documentale

Gli attori del Workflow Management

PERSONE

APPLICAZIONI

PROCESSI

I paradigmi del Workflow Management

PILOTARE IL PROCESSO

CIRCOSCRIVERE LE RESPONSABILITÀ

IMPOSTARE LE TIME-LINE

DEFINIRE LE MODALITÀ DI VALIDAZIONE

I software di automazione per la gestione documentale: caratteristiche e requisiti

Cosa è opportuno considerare quando ci si trova a scegliere una piattaforma di gestione documentale?
Sul mercato l’offerta è sempre più ampia, per questo è sempre più difficile identificare la soluzione più idonea alle proprie esigenze.
Abbiamo cercato di delineare quali sono i requisiti indispensabili che un software documentale deve possedere.

COLLABORAZIONE

L’interazione tra i soggetti coinvolti deve essere integrata al processo a cui fanno riferimento, per garantire la tracciabilità e il rispetto delle procedure stesse. Ciò significa che tra un passaggio e l’altro non devono esservi interruzioni, comunicazioni via e-mail, condivisione di file e documenti attraverso sistemi esterni, ecc…

ATTENZIONE ALLA USER EXPERIENCE

Spesso i developer sviluppano i software dando per scontato conoscenze informatiche che solamente loro possiedono. Una piattaforma di gestione documentale deve invece essere intuituiva, user friendly e graficamente accattivante.

PERFORMANCE

Un buon software deve garantire la velocità delle prestazioni, la reperibilità immediata delle informazioni e dei documenti attraverso la funzionalità di ricerca rapida, ridurre i tempi di risposta

ACCESSIBILITÀ

Una piattaforma in house comporta molti limiti nella fruibilità delle informazioni stesse, ad esempio se un processo coinvolge attori in differenti sedi. Per una maggiore efficienza, il sistema dovrebbe consentire un accesso ai dati su cloud.

INTEGRAZIONE

Il tool di workflow deve essere in grado di integrarsi al sistema IT e a tutti i gestionali aziendali: il patrimonio di dati aziendali è unico, pertanto le informazioni non devono presentarsi in modo frammentato. Solo attraverso l’integrazione i processi possono fluidificarsi al meglio.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il workflow deve seguire tutto il ciclo di vita del documento, il quale, però, non si esaurisce con la sua archiviazione: il documento digitale va conservato secondo una precisa normativa e il sistema di gestione documentale deve essere strutturato per rispettarla.

SCALABILITÀ

Il sistema per la gestione dei documenti deve essere in grado di adattarsi alle dimensioni mutevoli dell’azienda, sia in termini di quantità di dati sia in termini di utenti e attori coinvolti. La scalabilità deve anche riguardare il cosiddetto “bilanciamento del carico” (load balance), per distribuire uniformemente il carico di elaborazione dei dati e garantire la continuità operativa.

Considerate queste premesse, però, prima di effettuare la scelta dovete considerare ulteriori aspetti, legati questa volta alla vostra realtà organizzativa.
Non si tratta semplicemente di optare per un software o una suite: bisogna analizzare i processi aziendali e le esigete della vostra organizzazione.
Ricordate che non siete voi a dovervi adattare al software ma è il sistema che deve essere in grado di inserirsi nel vostro processo, per ottimizzarlo.