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Automazione dei Processi nella Gestione Documentale

L’Automazione dei Processi nella Gestione Documentale

Una buona gestione documentale passa attraverso un approccio strutturato al Workflow Management: i software si mettono a disposizione dei processi aziendali e diventano così acceleratori di business.

Workflow Management vs Business Process Management

Il flusso di lavoro nell’era dell’automation si traduce nella disciplina del Workflow Management.

Ragionare in termini di Workflow Management significa introdurre tecnologie capaci di digitalizzare e automatizzare le attività e le azioni che prima venivano svolte manualmente (Workflow di automazione), in modo da pilotare il processo documentale all’interno del processo aziendale (Workflow di integrazione).

In tale contesto subentra un altro concetto, che spesso viene confuso con quello di Workflow Management: il Business Process Management.

Se pur connesse e accomunate per molti aspetti, le due discipline si applicano secondo ottiche differenti e in contesti distinti.

Facciamo un po’ di chiarezza.

 

Workflow Management e Business Process Management: le differenze

Abbiamo sottolineato come ragionare in termini di Workflow Management significhi introdurre software e tool in grado di automatizzare le operazioni e far loro seguire determinate procedure.

Il Business Process Management corrisponde invece alla gestione dei processi di business. In altre parole, si tratta di una metodologia volta a strutturare i processi aziendali attraverso l’analisi e la misurazione.

Per attuare un processo di business secondo i principi del Business Process Management, la tecnologia non è indispensabile, se pur molto utile.

Al contrario, nel Workflow Management l’introduzione di tecnologie di automazione è implicita.

Riassumendo.

  • Il Workflow Management si attua attraverso tecnologie di automazione.
  • Il Business Process Management si sviluppa con l’analisi, il benchmarking, la simulazione, la misurazione per ottimizzare i processi di business, non necessariamente attraverso l’automazione e la tecnologia.

Possiamo affermare che il successo di un progetto dipende proprio dall’approccio propedeutico che coinvolge il Business Process Management nella prima fase e il Workflow Management nella seconda.

Buona pratica è quella di analizzare dapprima come poter migliorare un processo e, solo in seguito, scegliere le tecnologie di Workflow Management più adatte.

Business Process Management e Workflow Management, se pur applicati in ambiti diversi, sono senza dubbio complementari: gli automatismi infatti servono a poco se dietro non vi è un processo definito e ottimizzato, così come un buon processo diventa inefficiente senza le automazioni.

Il Workflow Management nella Gestione Documentale

Abbiamo detto all’inizio che i documenti costituiscono la linfa vitale di un’impresa. È chiaro, quindi, come la necessità di automatizzare i processi documentali sia divenuta una priorità.

È vero, talvolta le aziende si sono viste costrette a digitalizzarsi per adeguarsi a nuovi obblighi legislativi. Ma nulla appartiene al caso: a volte le imposizioni si trasformano in opportunità e molte aziende l’hanno capito perfettamente.

Le priorità dell’impresa 4.0 non sono più “prodotto-centriche” ma orientate a obiettivi quali:

  • Aumentare la collaborazione fra le varie aree aziendali
  • Diminuire i tempi e la complessità dei processi legati ai documenti
  • Abbattere i costi
  • Ottimizzare la gestione delle risorse anche in termini di Employee Satisfaction
  • Aumentare la sicurezza nella conservazione dei dati e delle informazioni
  • Ridurre gli errori umani
  • Rispettare le normative

I sistemi di Workflow Management permettono di automatizzare tutti i processi di creazione, condivisione, approvazione, notifica, archiviazione e conservazione dei documenti secondo un flusso di lavoro prestabilito e in linea con le procedure aziendali.

Digitalizzare e automatizzare i processi documentali significa dare valore al business.

La gestione automatizzata dei flussi documentali: quali sono i vantaggi?

Così come l’automation ha reso le unità produttive più efficienti, così l’automazione dei processi documentali in ottica di Workflow Management garantisce alle aziende numerosi benefici:

  • Meno operazioni manuali si traduce in meno errori, più tempo a disposizione per altre attività e meno stress.
  • La riduzione della carta si traduce in un abbattimento dei costi a essa legati e attenzione all’ambiente.
  • La digitalizzazione permette di rispettare le normative in materia di gestione documentale.
  • L’informatizzazione garantisce maggiore sicurezza e tracciabilità e un recupero dei dati più rapido.
  • L’integrazione con l’ERP e il CRM aziendali facilita il reperimento delle informazioni e la fluidità dei processi.
  • L’approccio digital consente di gestire grandi volumi di operazioni
    L’efficienza di un’azienda migliora il servizio al cliente e aumenta la brand reputation.
  • L’utilizzo di workflow richiede una minore formazione delle risorse, in quanto è il sistema stesso che guida il dipendente dell’adempimento delle attività.
  • Attraverso procedure “guidate” e tracciabili si ha la certezza che queste vengano gestite correttamente, così come concepite dal management.

 

Il processo di gestione documentale: le fasi fondamentali del Workflow

fasi-workflow-documentale

Gli attori del Workflow Management

PERSONE

APPLICAZIONI

PROCESSI

I paradigmi del Workflow Management

PILOTARE IL PROCESSO

CIRCOSCRIVERE LE RESPONSABILITÀ

IMPOSTARE LE TIME-LINE

DEFINIRE LE MODALITÀ DI VALIDAZIONE

I software di automazione per la gestione documentale: caratteristiche e requisiti

Cosa è opportuno considerare quando ci si trova a scegliere una piattaforma di gestione documentale?
Sul mercato l’offerta è sempre più ampia, per questo è sempre più difficile identificare la soluzione più idonea alle proprie esigenze.
Abbiamo cercato di delineare quali sono i requisiti indispensabili che un software documentale deve possedere.

COLLABORAZIONE

L’interazione tra i soggetti coinvolti deve essere integrata al processo a cui fanno riferimento, per garantire la tracciabilità e il rispetto delle procedure stesse. Ciò significa che tra un passaggio e l’altro non devono esservi interruzioni, comunicazioni via e-mail, condivisione di file e documenti attraverso sistemi esterni, ecc…

ATTENZIONE ALLA USER EXPERIENCE

Spesso i developer sviluppano i software dando per scontato conoscenze informatiche che solamente loro possiedono. Una piattaforma di gestione documentale deve invece essere intuituiva, user friendly e graficamente accattivante.

PERFORMANCE

Un buon software deve garantire la velocità delle prestazioni, la reperibilità immediata delle informazioni e dei documenti attraverso la funzionalità di ricerca rapida, ridurre i tempi di risposta

ACCESSIBILITÀ

Una piattaforma in house comporta molti limiti nella fruibilità delle informazioni stesse, ad esempio se un processo coinvolge attori in differenti sedi. Per una maggiore efficienza, il sistema dovrebbe consentire un accesso ai dati su cloud.

INTEGRAZIONE

Il tool di workflow deve essere in grado di integrarsi al sistema IT e a tutti i gestionali aziendali: il patrimonio di dati aziendali è unico, pertanto le informazioni non devono presentarsi in modo frammentato. Solo attraverso l’integrazione i processi possono fluidificarsi al meglio.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il workflow deve seguire tutto il ciclo di vita del documento, il quale, però, non si esaurisce con la sua archiviazione: il documento digitale va conservato secondo una precisa normativa e il sistema di gestione documentale deve essere strutturato per rispettarla.

SCALABILITÀ

Il sistema per la gestione dei documenti deve essere in grado di adattarsi alle dimensioni mutevoli dell’azienda, sia in termini di quantità di dati sia in termini di utenti e attori coinvolti. La scalabilità deve anche riguardare il cosiddetto “bilanciamento del carico” (load balance), per distribuire uniformemente il carico di elaborazione dei dati e garantire la continuità operativa.

Considerate queste premesse, però, prima di effettuare la scelta dovete considerare ulteriori aspetti, legati questa volta alla vostra realtà organizzativa.
Non si tratta semplicemente di optare per un software o una suite: bisogna analizzare i processi aziendali e le esigete della vostra organizzazione.
Ricordate che non siete voi a dovervi adattare al software ma è il sistema che deve essere in grado di inserirsi nel vostro processo, per ottimizzarlo.