FOCUS

Gestione Documentale Digitale

Una buona gestione documentale passa un approccio strutturato al Workflow Management: i software si mettono a disposizione dei processi aziendali per la gestione dei flussi documentali e diventano così acceleratori di business.

Indice dei Contenuti

Imprese e Digital Transformation

Cos’è cambiato con l’avvento della tecnologia nell’ambito della gestione documentale?

Tutto, si potrebbe dire.

La Digital Transformation nella gestione documentale non si è realizzata solo attraverso la conversione del documento cartaceo in documento informatico.

Le imprese hanno evoluto i loro sistemi di creazione e archiviazione documentale in veri e propri flussi di lavoro digitalizzati.

Dalla dematerializzazione dei documenti...

È certamente corretto pensare che la Digital Transformation si transitata attraverso la dematerializzazione dei documenti. Anzi, possiamo tranquillamente affermare che è stato il passaggio dalla carta al file informatico che ha dato il via al processo di digitalizzazione delle aziende.

La digitalizzazione documentale ha permesso alle imprese di risparmiare sui costi, velocizzare le pratiche, ottimizzare gli archivi e gli spazi a questi dedicati, migliorare l’efficienza dei singoli team.

Poi abbiamo avuto un secondo passaggio: abbiamo iniziato a creare documenti già in digitale.

Da qui è sorta una delle più grandi sfide della Digital Transformation: come gestire un flusso di informazioni che nasce digitale? Come sfruttare pienamente le potenzialità di questo cambiamento?

...alla digitalizzazione dei processi

I documenti, si sa, sono il cuore di un’azienda. Ma la mole di dati e informazioni da gestire è aumentata esponenzialmente e non permette più un approccio analogico.

Nella vita di un’impresa un documento non è mai un elemento isolato poiché innesca un processo che coinvolge, sulla base della sua natura, le varie divisioni aziendali. E ognuna di queste ha una propria parte di responsabilità nel garantire che il flusso informativo proceda senza intoppi.

E-mail, fatture, contratti, ordini, ddt, preventivi, progetti.

Come far passare tutte queste informazioni in modo fluido da un ufficio all’altro, senza il rischio di smarrire i dati? Come garantire la corretta gestione dei documenti da parte dei numerosi attori che prendono parte al processo? Come, in sostanza, fare in modo che la vita di un documento proceda veloce e in sicurezza?

Qui entra in gioco la digitalizzazione dei processi aziendali: se il protagonista è il documento digitale, è necessario che l’intera gestione del flusso diventi digitale.

In questo contesto, attraverso l’automazione, la tecnologia si mette al servizio delle aziende per garantire velocità, sicurezza, efficienza e risparmio.

Digitalizzare le procedure documentali significa permettere alla tecnologia di subentrare in ogni singola fase nel ciclo di vita dei documenti.

La digitalizzazione dei processi va quindi oltre la dematerializzazione documentale perché permette di sgravare i dipendenti coinvolti da molte attività rischiose per l’integrità del documento stesso, di aumentare il livello di sicurezza, di tracciare tutte le operazioni, di ridurre il rischio di errore, di incrementare la produttività dei lavoratori che possono quindi concentrarti sul business senza distrazioni, di garantire la collaborazione tra le diverse unità.

Digitalizzare i processi, però, non significa semplicemente utilizzare tool.

Il digital è un mindset, un modello di business che mixa automazione e manualità per fluidificare le procedure e minimizzare gli attriti, in piena ottica agile.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali

Le aziende che hanno scelto di convertire i propri processi in una sfera digitale hanno potuto presto trarre da questa scelta numerosi benefici:

  • Hanno potuto basare le proprie decisioni su dati reali
  • Hanno ridotto gli sprechi
  • Hanno ottimizzato le risorse
  • Hanno permesso una maggiore condivisione delle informazioni

Automatizzare i processi aziendali: il ruolo del Workflow Management

Il flusso di lavoro nell’era dell’automation si traduce nella disciplina del Workflow Management.

Ragionare in termini di Workflow Management significa introdurre tecnologie capaci di digitalizzare e automatizzare le attività e le azioni che prima venivano svolte manualmente (Workflow di automazione), in modo da pilotare il flusso documentale all’interno del processo aziendale (Workflow di integrazione).

In tale contesto subentra un altro concetto, che spesso viene confuso con quello di Workflow Management: il Business Process Management. Se pur connesse e accomunate per molti aspetti, le due discipline si applicano secondo ottiche differenti e in contesti distinti. Facciamo un po’ di chiarezza.

Workflow Management vs Business Process Management: le differenze

Abbiamo sottolineato come ragionare in termini di Workflow Management significhi introdurre software e tool in grado di automatizzare le operazioni e far loro seguire determinate procedure. Nel caso specifico della gestione documentale si parla appunto di Workflow Documentale.

Il Business Process Management corrisponde invece alla gestione dei processi di business. In altre parole, si tratta di una metodologia volta a strutturare i processi aziendali attraverso l’analisi e la misurazione.

Per attuare un processo di business secondo i principi del Business Process Management, la tecnologia non è indispensabile, se pur molto utile.

Al contrario, nel Workflow Management l’introduzione di tecnologie di automazione è implicita.

Riassumendo.

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Il Workflow Management

si attua attraverso tecnologie di automazione.

Il Business Process Management

si sviluppa con l’analisi, il benchmarking, la simulazione, la misurazione per ottimizzare i processi di business, non necessariamente attraverso l’automazione e la tecnologia.

Possiamo affermare che il successo di un progetto dipende proprio dall’approccio propedeutico che coinvolge il Business Process Management nella prima fase e il Workflow Management nella seconda.

Buona pratica è quella di analizzare dapprima come poter migliorare un processo e, solo in seguito, scegliere le tecnologie di Workflow Management più adatte.

Business Process Management e Workflow Management, se pur applicati in ambiti diversi, sono senza dubbio complementari: gli automatismi infatti servono a poco se dietro non vi è un processo definito e ottimizzato, così come un buon processo diventa inefficiente senza le automazioni.

Il Workflow Management nella Gestione Documentale

Abbiamo detto all’inizio che i documenti costituiscono la linfa vitale di un’impresa. Automatizzare i processi documentali è quindi indispensabile per non cadere nella trappola del disordine digitale.

È vero, talvolta le aziende si sono viste costrette a digitalizzarsi per adeguarsi a nuovi obblighi legislativi, come è accaduto con la fatturazione elettronica (link a pagina Focus Fatturazione Elettronica) o con la Posta Elettronica Certificata. Ma nulla appartiene al caso: a volte le imposizioni si trasformano in opportunità e molte aziende l’hanno capito perfettamente.

Le priorità dell’impresa 4.0 non sono più orientate al prodotto ma a obiettivi a lungo termine quali:

  • Aumentare la collaborazione fra le varie aree aziendali
  • Diminuire i tempi e la complessità dei processi legati ai documenti
  • Ottimizzare la gestione delle risorse anche in termini di Employee Satisfaction
  • Aumentare la sicurezza nella conservazione dei dati e delle informazioni
  • Ridurre gli errori umani
  • Rispettare le normative

I sistemi di Workflow Management permettono di automatizzare tutte le fasi del processo documentale, dalla creazione, condivisione, approvazione, notifica, archiviazione fino alla conservazione, il tutto secondo un flusso di lavoro prestabilito e in linea con le procedure aziendali.

Digitalizzare e automatizzare i processi documentali significa dare valore al business.

La gestione automatizzata dei Workflow documentali: quali sono i vantaggi?

Così come l’automation ha reso le unità produttive più efficienti, così l’automazione dei processi documentali in ottica di Workflow Management garantisce alle aziende numerosi benefici:
  • Meno operazioni manuali, quindi meno errori, più tempo a disposizione per altre attività e meno stress.
  • Riduzione della carta e abbattimento dei costi a essa legati (e attenzione all’ambiente).
  • Rispetto delle normative in materia di gestione documentale.
  • Maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati
  • Fluidità e condivisione delle informazioni, anche grazie all’integrazione con ERP e CRM.
  • Un approccio digital che consente di gestire grandi volumi di operazioni
  • Miglior servizio al cliente, con benefici per la brand reputation.
  • Minore formazione delle risorse, poiché è il sistema di automation stesso che guida il dipendente dell’adempimento delle attività.
  • Tracciabilità delle operazioni e garanzia della corretta gestione delle attività, così come concepite dal management.
Gli attori del
Workflow Management
I paradigmi del
Workflow Management

I software di Workflow Management per la gestione documentale: caratteristiche e requisiti

Cosa è opportuno considerare quando ci si trova a scegliere un sistema (o più sistemi) di gestione documentale?
Sul mercato l’offerta è sempre più ampia, per questo è sempre più difficile identificare la soluzione più idonea alle proprie esigenze.

Un software documentale non può prescindere, però, da alcuni requisiti indispensabili:

COLLABORAZIONE

L’interazione tra i soggetti coinvolti deve essere integrata al processo ▸ a cui fanno riferimento, per garantire la tracciabilità e il rispetto delle procedure stesse. Ciò significa che tra un passaggio e l’altro non devono esservi interruzioni, comunicazioni via e-mail, condivisione di file e documenti attraverso sistemi esterni, ecc…

ATTENZIONE ALLA USER EXPERIENCE

Spesso i developer disegnano i loro software dando per scontate competenze informatiche che l’utente finale non possiede. Una piattaforma di gestione documentale deve invece essere intuituiva, user friendly e graficamente accattivante. L’intera esperienza di utilizzo diventa un asset per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

PERFORMANCE

Un buon software deve garantire la velocità delle prestazioni, la reperibilità immediata delle informazioni e dei documenti attraverso la funzionalità di ricerca rapida, ridurre i tempi di risposta

ACCESSIBILITÀ

Una piattaforma in house comporta molti limiti nella fruibilità delle informazioni stesse, ad esempio se un processo coinvolge attori in differenti sedi. Per una maggiore efficienza, il sistema dovrebbe consentire un accesso ai dati su cloud.

INTEGRAZIONE

Il workflow deve essere in grado di integrarsi al sistema IT e a tutti i gestionali aziendali: il patrimonio di dati è unico, pertanto le informazioni non devono presentarsi in modo frammentato. Solo attraverso l’integrazione i processi possono fluidificarsi al meglio.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il workflow deve seguire tutto il ciclo di vita del documento, il quale, però, non si esaurisce con la sua archiviazione: il documento digitale va conservato secondo una precisa normativa (link a pagina Focus Conservazione Digitale) ▸ e il sistema di gestione documentale deve essere strutturato per rispettarla.

SCALABILITÀ

Il sistema per la gestione dei documenti deve essere in grado di adattarsi alle dimensioni mutevoli dell’azienda, sia in termini di quantità di dati sia in termini di utenti e attori coinvolti. La scalabilità deve anche riguardare il cosiddetto “bilanciamento del carico” (load balance), per distribuire uniformemente il carico di elaborazione dei dati e garantire la continuità operativa.

Non è l’azienda a doversi adattare al software ma è il software che deve essere in grado di inserirsi nel processo aziendale per ottimizzarlo.

Software gestionale: cos’è e a cosa serve

Abbiamo detto che il digital non è un insieme di strumenti informatici bensì un modello.

Ma per consolidare questo modello è chiaro che adottare software per la digitalizzazione dei processi risulta imprescindibile.

I software gestionali sono programmi informatici che operano sue due principali sfere d’azione: l’automazione e la dematerializzazione.

Esistono molte tipologie di gestionali, definite sulla base delle funzionalità, dei settori e dell’utilizzo. Sono, a tutti gli effetti, software per l’organizzazione del lavoro. Vediamo quali sono le principali.

I software gestionali: tipologie e utilizzi

I gestionali si suddividono in quattro macrocategorie principali:

A questi vanno aggiunti anche quei software utilizzati da specifici settori aziendali, come l’alberghiero o la ristorazione.

Questi software vengono utilizzati per scopi ben precisi, circoscritti a funzionalità specifiche e proprie di un’area aziendale.

Diversa è la questione dell’integrazione: i sistemi ERP (Enterprise Resource Planing) sono strumenti che gestiscono interi processi e che permettono ai singoli strumenti di comunicare tra loro le informazioni necessarie.

I software gestionali: tipologie e utilizzi

Il documento digitale comporta alcuni cambiamenti nella sua gestione, in primis perché a livello normativo il documento informatico segue regole diverse da quelle che governano il documento cartaceo.

Mentre un processo analogico può diventare digitale grazie alla dematerializzazione, un documentale digitale, per legge, non ha valore se trasformato in analogico.

I DMS (Document Management System) permettono alle aziende di trarre numerosi benefici in termini di efficienza:

  • Accesso facile alle informazioni
  • Funzionalità di ricerca rapida tramite parole chiave
  • Sicurezza negli accessi
  • Gestione di più formati
  • Riduzione degli errori e del tempo
  • Reportistica

I software gestionali: tipologie e utilizzi

È il grande dilemma delle aziende odierne: server in casa o nuvola? Vediamo insieme quali sono i pro e contro di questi due sistemi di gestione delle informazioni digitali.

IN HOUSE
PRO

le soluzioni in house permettono alle aziende di avere il dato in casa e di poterlo gestire autonomamente.

CONTRO

una gestione autonoma, però, comporta anche un impiego di risorse non indifferenti, anche quando ci si avvale di servizi in outsourcing. Un’azienda deve anche prendere in considerazione la spesa delle macchine e della loro manutenzione, e valutare se questa risulti più o meno conveniente.

CLOUD
PRO

le soluzioni in cloud permettono di avere il dato sempre disponibile ovunque ci si trovi, e di ridurre drasticamente lo spazio normalmente utilizzato per l’hardware.

CONTRO

se il dato viene affidato a terzi, la fiducia verso il fornitore è essenziale.