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Portali per la semplificazione dei processi aziendali

Portali per la Semplificazione dei Processi Aziendali

Dalla digitalizzazione dei documenti alla digital tranformation: i processi aziendali si spostano sulla sfera informatica permettendo alle aziende di aumentare l’efficienza e la loro competitività.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali sono molti ma, per attuarli, è necessario un cambiamento culturale.

La digitalizzazione delle imprese

Dai documenti digitalizzati…

Cosa vi viene in mente quando si parla di digitalizzazione delle aziende?

Se la vostra prima risposta è “i documenti digitalizzati” siete certamente sulla strada giusta… ma è solo l’inizio.

È certamente corretto pensare che la digital transformation si transitata attraverso la dematerializzazione dei documenti. Anzi, possiamo tranquillamente affermare che è stato il passaggio dalla carta al file informatico che ha dato il via al processo di digitalizzazione delle aziende.

In origine la digitalizzazione documentale era concepita come una conversione del documento cartaceo in documento informatico. Una scansione del foglio in pdf, per intenderci.

Il documento dematerializzato ha così permesso alle imprese di risparmiare sui costi, velocizzare le pratiche, ottimizzare gli archivi e gli spazi a questi dedicati, migliorare l’efficienza delle varie divisioni.

Poi abbiamo avuto un secondo passaggio: abbiamo iniziato a creare documenti già in digitale. Dai contratti agli ordini, dalle fatture alla modulistica.

Come gestire un flusso di informazioni che nasce in formato digitale? E come sfruttare appieno le potenzialità di questo cambiamento?

 

…alla digitalizzazione dei processi aziendali

Ogni giorno un’azienda produce un’enorme quantità di documenti (a noi italiani la burocrazia piace un sacco, no?).

Nella vita di un’impresa un documento non è mai un elemento isolato ma innesca un processo che attraversa, sulla base della sua natura, le varie divisioni aziendali. E ognuna di queste ha una propria parte di responsabilità, verso l’informazione ma anche per garantire che il flusso proceda senza intoppi.

Se il protagonista è il dato digitale è quindi necessario che l’intera gestione del flusso diventi digitale.

Ecco che si innesca il vero salto verso la digital transformation: quella della digitalizzazione dei processi aziendali.

Digitalizzare i processi, però, non significa semplicemente utilizzare tool.

 

Il digital è un mindset, un modello di business che mixa automazione e manualità per fluidificare le procedure e minimizzare gli attriti, in piena ottica lean.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali

Le aziende che hanno scelto di convertire i propri processi in una sfera digitale hanno potuto presto trarre da questa scelta numerosi benefici:

Hanno potuto basare le proprie decisioni su dati reali

Hanno ridotto gli sprechi

Hanno ottimizzato le risorse

Hanno permesso una maggiore condivisione delle informazioni

 

E sappiamo tutti come quest’ultimo punto sia di fondamentale importanza all’interno di un’organizzazione. Non condividere i dati comporta errori e rallentamenti che un’azienda può pagare davvero caro.

La digitalizzazione permette di ridurre tutte quelle operazioni manuali che porterebbero via molto tempo ai dipendenti, migliorando quindi l’efficienza e la redditività del business.

 

Software gestionale: cos’è e a cosa serve

Abbiamo detto che il digital non è un insieme di strumenti informatici bensì un modello.

Ma per sancire questo passaggio è chiaro che l’adozione di software per la digitalizzazione dei processi risulta imprescindibile.

I software gestionali sono programmi informatici che operano sue due principali sfere d’azione: l’automazione e la dematerializzazione.

Esistono molte tipologie di software gestionali, definite sulla base delle funzionalità, dei settori e dell’utilizzo. Vediamo quali sono le principali.

 

 

I software gestionali: tipologie e utilizzi

I gestionali si suddividono in quattro macrocategorie principali:

  • DOCUMENTALE
  • CONTABILITÀ
  • MAGAZZINO
  • PRODUZIONE

A questi vanno aggiunti anche quei software utilizzati da specifici settori aziendali, come l’alberghiero o la ristorazione.

Questi software vengono utilizzati per scopi ben precisi, circoscritti a funzionalità specifiche e proprie di un’area aziendale.

Diversa è la questione dell’integrazione: i sistemi ERP (Enterprise Resource Planing) sono strumenti che gestiscono interi processi e che permettono ai singoli strumenti di comunicare tra loro le informazioni necessarie.

Esiste però un principio che le aziende dovrebbero considerare quando scelgono un software.

Fino a qualche tempo fa i maggiori vendor informatici dettavano legge (e la dettano tutt’ora) in merito all’offerta proposta.

Oggi la situazione sta cambiando: non sono le aziende a doversi adattare al software ma è il software che deve adattarsi all’azienda.

I software per la gestione documentale

Qualche paragrafo più in alto vi abbiamo raccontato come il processo di digitalizzazione delle aziende sia passato attraverso la digitalizzazione dei documenti e di come questi risultino un asset indispensabile nella vita di un’azienda.

Scegliere la strada del documento digitale comporta quindi alcuni cambiamenti nella sua gestione, in primis perché a livello normativo il documento informatico segue regole diverse da quelle che governano il documento cartaceo.

Ad esempio, lo sapevate che un documento nativo digitale va conservato in un determinato modo? Ovvero, che non è possibile trasformare i flussi digitali in analogici?

 

Sapresti trovare velocemente un documento aziendale in caso di controllo?

 

 

Ma al di lì degli obblighi di legge i documenti informatici e i DMS (Document Management System) che li gestiscono permettono anche alle aziende di trarre numerosi benefici in termini di efficienza:

  • Accesso facile alle informazioni
  • Funzionalità di ricerca rapida tramite parole chiave
  • Sicurezza negli accessi
  • Gestione di più formati
  • Riduzione degli errori e del tempo
  • Reportistica

Cloud o non cloud?

È il grande dilemma delle aziende odierne: server in casa o nuvola? Vediamo insieme quali sono i pro e contro di questi due sistemi di gestione delle informazioni digitali.

 

PRO: le soluzioni on server permettono alle aziende di avere il dato in casa e di poterlo gestire autonomamente.

CONTRO: una gestione autonoma, però, comporta anche un impiego di risorse non indifferenti, anche quando ci si avvale di servizi in outsourcing. Un’azienda deve anche prendere in considerazione la spesa delle macchine e della loro manutenzione, e valutare se questa risulti più o meno conveniente.

PRO: le soluzioni in cloud permettono di avere il dato sempre disponibile, ovunque ci si trovi, e di ridurre drasticamente lo spazio normalmente utilizzato per l’hardware.

CONTRO: è necessario però prendere in considerazione il fatto che il dato viene affidato a terzi, con conseguenze non indifferenti in termini di sicurezza e privacy. In questo caso la scelta del fornitore del servizio risulta essenziale.